HMS-håndbok	Dato: 13.03.08	Godkjent av: Kjetil Kvalsvik, direktør
	Innledning
	Kapittel:2	Dokument: 1	Revisjon nr.:4

---

 

 

 

Innhold

2. Organisering og ansvar 1

2.1 Organisasjonskart 1

2.2 Organisering og ansvar 2

2.3 Verneorganisasjon. 3

2.4 AMU.. 5

2.5 Verneområder / HVO.. 5

2.6 Saksgang i HMS-saker 6

2.7 Opplæring i HMS-arbeid. 6

  

2. Organisering og ansvar

 

2.1 Organisasjonskart

 

 

Organisasjonskartet er gjeldende fra 01.01.02

 

Fellesadministrasjonen omfatter personal- og økonomiadministrasjon, studieadministrasjon, seksjon for IT-tjenester, bibliotek, teknisk drift og ekstern virksomhet.

2.2 Organisering og ansvar

2.2.1 Direktørs og rektors ansvar

 

Direktøren har det overordnede ansvar for helse, miljø og sikkerhet ved Høgskolen i Narvik. Han/ hun skal derfor sørge for at det drives et planmessig HMS-arbeid i bedriften.

Rektor er som styrets leder ansvarlig for at de helse- miljø og sikkerhetsoppgaver som er tillagt styret blir utført. Rektor skal bidra til å inspirere ansatte og studenter ved høgskolen til forpliktende og aktiv deltakelse i helse-, miljø og sikkerhetsarbeid.

Jfr. AML § 14 og IK-forskriften.

 

Direktøren har det daglige ansvaret for HMS-arbeidet (HMS-ansvarlig). Personaladministrasjonen, ved kontorsjef Anne Gjerløw, er HMS-systemansvarlig ved Høgskolen i Narvik

2.2.2 Lederes ansvar

 

Med ledere mener vi de som til daglig har et lederansvar for en gruppe medarbeidere.

 

Det er lederen som har det daglige ansvar for helse, miljø og sikkerhet i sitt ansvarsområde. Lederen skal se til at HMS-aktivitetene utøves i henhold til fastsatt HMS-plan for høgskolen, og er ansvarlig for at målsettingene for HMS nåes. Arbeidet med HMS skal gis prioritet på linje med de øvrige oppgaver ved høgskolen.

 

Dette ansvaret innebærer bl.a.

• en løpende kartlegging av arbeidsmiljøet
• se til at lover og forskrifter overholdes
• gjennomføre intern opplæring i HMS
• å behandle avvik og korrigerende tiltak etter de prosedyrer som gjelder.

Jfr AML § 14 og § 16

2.2.3 Arbeidstakers ansvar

 

Alle arbeidstakere skal rette seg etter HMS-håndbokens bestemmelser, instrukser og prosedyrer. De skal kjenne til lover og forskrifter som gjelder for deres arbeid. Arbeidstakere skal medvirke til et godt arbeidsmiljø, og skal delta i det organiserte HMS-arbeidet som bedriften har. Dersom de oppdager feil eller mangler de selv ikke kan rette opp i, skal de straks gjøre nærmeste overordnede oppmerksom på dette.

Jfr. AML § 16 og IK-forskriften.

 

2.2.4 HMS - systemansvarliges ansvar

HMS - systemansvarlig har ansvar for å koordinere høgskolens HMS - aktiviteter. Han / hun skal holde bedriftens HMS- håndbøker oppdatert, samt motivere høgskolens ansatte i HMS- arbeidet.

Jfr: HMS-håndbok pkt 5.14.

 

2.3 Verneorganisasjon

 

AMU, hovedverneombud og verneombud utgjør vernetjenesten ved HIN. Høgskolen er oppdelt i 7 verneområder, med hvert sitt verneombud.

2.3.1 Arbeidsmiljøutvalg (AMU) jf §23 i arbeidsmiljøloven

AMU er et rådgivende og besluttende samarbeidsorgan. Høgskolen i Narvik (HiN) skal ha arbeidsmiljøutvalg (AMU) bestående av 6 personer, 3 representanter fra arbeidstakerne og 3 representanter fra arbeidsgiver. Direktør eller direktørs stedfortreder, en instituttleder og leder for teknisk drift skal være medlem fra arbeidsgiversiden. En av arbeidstakerrepresentantene skal være hovedverneombudet.

Leder for Læringsmiljøutvalget er observatør med talerett i AMU.

Retningslinjer for AMU finnes i AML § 23 og § 24, samt forskrift om verneombud og arbeidsmiljøutvalg.

Etter vedtak i AMU 16.09.02 er det ikke opprettet egne underutvalg. AMU er derfor også AKAN-utvalg og attføringsutvalg. Det er utpekt egne kontaktpersoner knyttet til begge funksjoner.

2.3.2 Verneombud (VO) jf § 25 i Arbeidsmiljøloven

Verneombudet er arbeidstakernes tillitsvalgte i HMS-saker, og skal ivareta interesser til alle arbeidstakere innen sitt verneområde. De skal føre tilsyn med at arbeidsgiver overholder bestemmelsene i arbeidsmiljøloven. I tillegg skal VO delta i planleggingsarbeid og i etablering og vedlikehold av blant annet HMS-systemet. VO skal delta i det organiserte HMS-arbeidet i samarbeid med ledelsen og de ansatte

Retningslinjer for VO / HVO finnes i AML § 25 - 29, samt forskrift om verneombud og arbeidsmiljøutvalg.

AMU beslutter antall verneområder for HiN jf forskrift om verneombud og arbeidsmiljøutvalg § 1 2

Det oppnevnes et verneombud for hvert verneområde, i tillegg oppnevnes det et hovedverneombud.

Verneombudene og hovedverneombudet oppnevnes for 2 år av gangen

Tjenestemannsorganisasjonene som er representert på det aktuelle verneområdet oppnevner verneombudene. Hovedverneombudet oppnevnes av alle tjenestemannsorganisasjonene ved HiN i fellesskap.

 

2.3.3 Hovedverneombud (HVO)

Hovedvernombudet har til hovedoppgave å samordne verneombudenes aktivitet. For øvrig gjelder for HVO de samme regler som for VO.

 

2.3.4 Midler til HMS-arbeidet

I henhold til forskrift om verneombud og arbeidsmiljøutvalg § 3 skal det gis nødvendig tid til vernearbeidet.

Under budsjettbehandlingen hver høst øremerkes det midler til HMS-arbeidet.

Kompensasjon for lønnsmidler til arbeidstakermedlemmene i AMU og verneombudene tilføres det institutt/enhet som personene tilhører. Driftsmidler inkl. kursmidler legges til økonomi- og personaladministrasjonen, og disponeres av AMU.

 

2.3.5 Tid til HMS-arbeidet

Tidsressurs fastsettes under budsjettbehandlingen for kommende år. For forsknings- og undervisningspersonalet innarbeides tidsressursen i arbeidsplanene for hvert semester. For teknisk/administrativt personale tilrettelegges ressursen av leder.

 Hovedverneombud:

Tidsressursen anslås å ligge på gjennomsnittlig 20 % av et årsverk, men må vurderes hvert år under budsjettbehandlingen.

Hvis det viser seg at tidsressursen er satt for lavt på grunn av spesielle forhold det enkelte år, tas dette opp med direktør, som avklarer dette med instituttleder/enhetsleder. 

Verneombudene

Tidsressursen anslås å ligge gjennomsnittlig mellom 5-10 % av et årsverk per verneombud, avhengig av størrelsen/kompleksiteten på området. Størrelsen vurderes under budsjettbehandlingen for kommende år.

Hvis det viser seg at tidsressursen er satt for lavt på grunn av spesielle forhold det enkelte år tas dette opp med:

• For instituttene med instituttleder
• For administrasjonen med leder, og eventuelt med personalsjef der man representerer flere enheter.

 

Arbeidsmiljøutvalget

Det gjøres en vurdering av tidsressursen under budsjettbehandlingen, hvor det tas utgangspunkt i et visst antall møter per år à 2 timer. For undervisnings- og forskningspersonalet må dette innarbeides i arbeidsplanene for hvert semester.

 

2.3.6 Omstillings-, utviklings- og problemløsingsprosesser 

Ved større omstillings-, utviklings- og problemløsingsprosesser skal det før arbeidet settes i gang vurderes om det må gis ekstra tidsressurs til vernetjenesten.

 

2.4 AMU

(perioden 01.06.06 t.o.m 31.12.08)

Arbeidsgiverrepresentanter:

 Kjetil Kvalsvik - direktør Vara 1: Personalrådgiver

Joakim Gundersen - instituttleder IAV Vara 2: Studiesjef

Geir Nygård - leder teknisk drift

 

Arbeidstakerrepresentanter:

Kjell Birger Hansen Vara: Turi Antonsen

Rolf Håkon Rensaa Vara: Bert Sivertsen

Tor Kildal Vara: ??

Leder i Læringsmiljøutvalget og HMS-systemansvarlig møter på AMU's møter med tale og forslagsrett

 

AKAN-kontakt: Kjell Ellingsen 

Kontaktperson i attføringssaker: Anne Gjerløw

 

2.5 Verneområder / HVO

(perioden 01.10.07 t.o.m 30.09.09)

Hovedverneombud: Tor Kildal Vara: ??

Verneområde: Teknisk drift VO: Torill Jektvik Larsen

Verneområde: Fellesadministrasjonen VO: Arvid Sølve Urke

Verneområde: IAV VO: Turi E. Antonsen

Verneområde: IBDK VO: Øyvind Søraas 

Verneområde: IDER VO: Jørn Bergvill

Verneområde: IHSV VO: Charlotte Nyhus

Verneområde: Alta VO: John Ivar Nilsen

 

2.6 Saksgang i HMS-saker

(se også punkt 6.6)

 For å sikre en god håndtering av HMS-saker på høgskolen skal alle nytte følgende saksgang:

1) Hvis du som arbeidstaker oppdager feil eller mangler som kan føre til fare for liv eller helse, skal du først prøve å rette opp i forholdet selv.

2) Hvis det oppstår forhold du /dere som arbeidstaker(e) ikke kan løse selv, skal dette taes opp med nærmeste overordnede.

3) Hvis det ikke oppnås enighet her, kobles verneombudet inn i saken, og den taes på ny opp med nærmeste overordnede.

4) Hvis det fremdeles ikke oppnås enighet, tar verneombudet saken opp med hovedverneombudet, som tar saken opp tjenestevei, evt. helt opp til direktøren.

5) Hvis det ikke oppnås enighet etter foregående punkt, kan saken taes opp med arbeidstilsynet.

  

2.7 Opplæring i HMS-arbeid

 

I henhold til AML §29 skal verneombud og medlemmer av arbeidsmiljøutvalg få den opplæring som er nødvendig for at de skal kunne utføre sine verv på en forsvarlig måte.

I tillegg til den lovbestemte opplæringen må verneombud og medlemmer av arbeidsmiljøutvalg gis anledning til å sette seg grundig inn i de lover og forskrifter som gjelder særlig innenfor den delen av virksomheten hvor de har sitt virkeområde. De må holdes orientert om endringer i lover, forskrifter og prosedyrer, og bør i stor grad delta aktivt i HMS-arbeid. 

Ledere med personalansvar:

Arbeidstakere som har til oppgave å lede eller kontrollere andre arbeidstakere, skal påse at hensynet til sikkerhet og helse blir ivaretatt under planlegging og utførelse av de arbeidsoppgaver som hører inn under deres ansvarsområder.

Ledere med personalansvar må gis nødvendig opplæring som setter dem i stand til å finne gode løsninger på aktuelle helse-, miljø- og sikkerhetsproblem.

Det legges særlig vekt på at ledere skoleres i gjennomføring av medarbeidersamtaler og håndtering av konfliktsituasjoner. 

 

Dokumentasjon:

All opplæring skal dokumenteres i vedkommendes personalmappe.