| HMS / Håndbok / |
|
Meny
|
Det første møtet med en ny arbeidsplass er viktig. En godt forberedt mottakelse bidrar til et positivt førsteinntrykk og kan hjelpe den nytilsatte til å komme lettere og raskere inn i arbeidet. Det er like viktig å klargjøre krav og forventninger, vise oppmerksomhet og interesse og skape trygghet og tilhørighet, som å gi informasjon og jobbopplæring.
Informasjon før tiltredelse
Når arbeidsavtalen er underskrevet og tidspunkt for tiltredelse er avklart blir det sendt brev om at hun/han møter hos personalkonsulent og hva som skal skje den dagen.
Videre om:
- det er noe vi kan være behjelpelig med for eksempel bolig, evt. barnehageplass. - introduksjonsprogram for nytilsatte - brosjyrer om Narviks kultur og friluftsliv
Introduksjonsprogram
Introduksjonsprogrammet skal gjennomføres for nytilsatte og ved vikariater og engasjementer for 6 måneder eller mer.
Introduksjonsprogrammet bør følges i størst mulig grad, men må tilrettelegges i det enkelte institutt/enhet, og tilpasses den nytilsattes behov.
Tilrettelegging av arbeidsplass
Det er viktig at arbeidsplassen er tilrettelagt for nye arbeidstakere. Kontor og arbeidsplass må være ryddet og rengjort. PC og annet nødvendig utstyr må være på plass (se sjekkliste). Den nytilsatte må gis nødvendig innføring i bruk av datasystem, e-post m.v.
Ansvar
Nærmeste overordnede leder har hovedansvaret for at nye medarbeidere blir mottatt og veiledet på en tilfredsstillende måte. Dette betyr imidlertid ikke at lederen skal utføre alt selv, men kan overlate noen av oppgavene til andre medarbeidere når det er praktisk. Det kan være aktuelt å gi delansvar til en kollegaveileder, som i så fall bør utpekes i god tid før den nytilsatte tiltrer.
Kollegaveileder
Hver nytilsatt bør få tildelt en kollegaveileder som kan forestå deler av introduksjonen og fungere som den nytilsattes faste holdepunkt. En slik ordning vil spesielt være hensiktsmessig for ledere med personalansvar for mange medarbeidere. Det er viktig at den som utpekes til kollegaveileder, arbeidsmessig har oppgaver som ligger nær opp til dem den nytilsatte skal ha, og at vedkommende har tid og interesse for oppgaven. Hun eller han bør også sørge for å gjøre den nye medarbeideren kjent med de sosiale og uformelle aktivitetene på, og i tilknytning til, arbeidsplassen. Tid til kollegaveiledning settes av i arbeidsplanen.
Forventningssamtale
Etter 2 dager har den nytilsatte en "forventningssamtale" med de nærmeste faglige og administrative ledere om hva den nytilsatte forventer: - av arbeidsplassen - og arbeidet - kolleger - seg selv - kollegaveileder
Etter 4 - 6 uker skal det være en oppfølgingssamtale.
Introduksjonsseminar
Når det skjer mange nyansettelser vurderer høgskolen om det er behov for å arrangere et felles seminar for de nytilsatte.
Slike seminar arrangeres en onsdag i oktober/november. Deltakere: Nytilsatte, rektor, direktør og personalsjef
Skisse til program: 11.30 Felles lunsj i kantina 12.15 - 13.45 Møte med tema: Om høgskolen i Narvik; generelt + aktuelle utfordringer Tilbakemelding fra nyansatte i forhold til oppstart / introduksjonsprogram. 14.00 - 15.00 Omvisning på høgskolen
Prøvetid
Det første halve året i en ny stilling er prøvetid. I denne perioden skal den nytilsatte gjennom personlige samtaler gis nødvendig veiledning og vurdering av sitt arbeid. Oppfølgingen bør foregå kontinuerlig, men med en grundigere vurdering ca. midtveis i prøvetidsperioden. Da vil den nytilsatte få anledning til å korrigere seg hvis det er nødvendig, og arbeidsgiver har tid til eventuelt å ta de nødvendige skritt for å få avsluttet arbeidsforholdet.
Hvis lederen er i tvil om tilsettingen har vært riktig, må oppfølgingen være tettere enn om alt fungerer tilfredsstillende. Tilbakemeldingene må være klare og entydige.
Oppfølgingssamtalens innhold vil måtte variere etter type stilling og organisatorisk plassering. Den bør ikke gjøres så omfattende som den ordinære medarbeidersamtalen, selv om man kan benytte elementer fra denne. Det er viktig at den nytilsatte gis anledning til å forberede seg til samtalen.
Sjekklister
Som en del av dette introduksjonsprogrammet er det utarbeidet sjekklister for det som skal gjøres før og like etter den nytilsatte tiltrer, samt en oversikt over aktuelt informasjonsmateriell. Sjekklistene er et hjelpemiddel i introduksjonsfasen, og de bør benyttes av både leder og medarbeider som en gjensidig påminning om hva introduksjonen bør inneholde. Sjekkliste I består hovedsakelig av oppgaver for administrasjonen. Sjekkliste II består hovedsakelig av oppgaver for nærmeste overordnede. Rubrikken "Ansvarlig" fylles ut med den som er ansvarlig for gjennomføringen av hver enkelt oppgave. Programmet inneholder også en liste med aktuelle temaer for oppfølgingssamtaler i prøvetiden.
Håndbok for ansatte
"Håndbok for ansatte" er en sentral informasjonskilde for alle som tiltrer en ny stilling ved HiN, og det inngår derfor som en del av introduksjonsprogrammet.
Håndboka finnes på høgskolens websider/intranett under "Personal". Foruten en generell oversikt over høgskolen som organisasjon, inneholder håndboka en orientering om rettigheter og plikter for tilsatte og informasjon om ulike tjenester, rutiner og velferdsordninger.
HMS-system
Høgskolens HMS-system innholder også viktig informasjon om arbeidsmiljø, planer, rutiner og retningslinjer. HMS-håndboka er tilgjengelig via høgskolens websider/intranett.
Lover, forskrifter og retningslinjer
Disse finnes på høgskolens websider.
Før den nytilsatte tiltrer - sjekkliste I
Navn: Stilling: Tiltredelsesdato:
Aktuelt informasjonsmateriell Materiell legges til nærmeste leder slik at det kan ligge klart på den nytilsattes kontor ved oppstart:
Mange av de nevnte dokumenter vil også være tilgjengelig fra websiden. I startfasen kan det likevel være godt å ha dem i papirutgave. Introduksjonsprogram for nytilsatte - de første arbeidsdagenesjekkliste II
Navn: Stilling: Tiltredelsesdato:
Oppfølgingssamtaler i prøvetiden - aktuelle temaer
Navn: Stilling: Tiltredelsesdato:
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Skriv ut