Rutine for hvordan og på hvilke tidspunkt vernetjenesten skal kobles inn i omstillings- og endringsprosesser:

Omstillings- og endringsprosesser starter enten ved at styret delegerer til administrasjonen å starte en prosess eller ved at ledergruppen selv starter slike prosesser.

Hvordan skal vernetjenesten kobles inn:

• Direktør eller dennes stedfortreder orienterer Arbeidsmiljøutvalget
• Direktør orienterer tjenestemannsorganisasjonene
• Hovedverneombudet orienterer verneombudene

om planlagte prosesser.

Leder, verneombud og Arbeidsmiljøutvalget skal i samarbeid før prosessene settes i gang, planlegge medvirkningen i det enkelte tilfelle.

Til hvilke tidspunkt skal vernetjenesten kobles inn:

Vernetjenesten og de tillitsvalgte kobles inn så snart forslag om å starte en omstillings- og endringsprosess foreligger.

Vernetjenesten og de tillitsvalgte skal tas med på råd og informeres i tilrettelegging og gjennomføring av risiko-/konsekvensvurderinger, jf rutine for risikovurdering ved omstillinger og endringer.

Rutiner for medvirkning fra vernetjeneste og tillitsvalgte i utforming av styrings-systemer og planleggingssystemer innen HMS

1. Orientering (om endringer) gis på IDF - møtene. Hovedverneombud (HVO) innkalles til disse møtene, og sørger dermed for at vernetjenesten blir ivaretatt.

2. Ledelsen og ansatte (organisasjonene) skal utarbeide en enhetlig forståelse av begrepet "medvirkning". Dette gjøres i forbindelse med arbeidet med "Hovedavtalen/Tilpasningsavtale".

3. Ved utformingen av styrings- og planleggingssystemer innen HMS, skal AMU, vernetjenesten og tjenestemannsorganisasjonene medvirke i styringsgrupper, arbeidsgrupper, med mer  jf. "Rutine for vernetjenesten ved HiN."

Ledelsen ved Høgskolen i Narvik (HiN) skal sørge for at HMS blir ivaretatt, selv om beslutningen om endringer er bestemt på et høyere nivå enn HiN.

4. Etter § 12 i Forskrift om verneombud og arbeidsmiljøutvalg skal verneombudene gis opplæring tilsvarende 40 timers grunnkurs. Høgskolen skal også legge til rette for at alle ledere og medlemmer av Arbeidsmiljøutvalg får gjennomført tilsvarende opplæring. 

5. Lokale fagforeningsledere bør ikke utnevnes som verneombud eller representanter i Arbeidsmiljøutvalg.