Regnskapsdatabasen i drift
2002 var det første offisielle driftsåret
for den elektroniske regnskapsdatabasen i Brønnøysund.
Da innsendingsfristen utløp 1. august 2002, hadde 1379
sendt inn sine årsregnskaper elektronisk til Regnskapsregisteret.
Senere på året kom noen etternølerne til,
slik at den totale fangsten ble 1659 godkjente årsregnskap.
Selv om antallet innsendte elektroniske regnskap er lavt sett
i forhold til antallet innsendingspliktige på 155 000,
er ledelsen ved Regnskapsregisteret i utgangspunktet fornøyd
med den elektroniske innkomsten. Det samme er kundene som
har prøvd den elektroniske innsendingsmåten.
Allerede fra 2001 hadde innsendingspliktige selskaper mulighet
til å sende inn regnskapsdata, noter og beretninger
elektronisk – direkte inn i Regnskapsregisterets database.
Men på grunn av at løsningen ikke var markedsført
dette året, var det bare de selskapene som hadde vært
med i testingen av regnskapsdatabasen som sendte inn elektronisk,
til sammen fem selskaper.
Markedsføring av databasen
I 2002 ble den elektroniske innsendingsmåten markedsført,
og flere selskaper tok muligheten i bruk gjennom sin regnskapsfører
eller revisor. Elektronisk innsending betyr enklere offentlige
tjenester for brukerne. De som sender inn elektronisk, bidrar
til å gjøre Regnskapsregisteret mer effektivt
og servicevennlig. Ved elektronisk innsending overføres
regnskapstallene direkte til en database i Regnskapsregisteret,
mens styrets årsberetning, noter og revisjonsberetninger
legges ved som for eksempel Word- eller Excelfiler.
Gratis dataprogram
For å sende inn elektroniske regnskaper, har brukerne
vært avhengige av et gratis dataprogram kalt «Avgiver-02».
Programmet har gitt en effektiv dataløsning for rapportering
til både Skattedirektoratet, Statistisk sentralbyrå
og Brønnøysundregistrene. I tillegg har det
vært en stor fordel for brukerne om flere av de største
leverandørene av årsregnskapsprogrammer hadde
klargjort sine programmer for lettere overføring av
de nødvendige regnskapstall til «Avgiver-02».
For de som ikke hadde slike program, var det også mulig
å legge inn regnskapstallene manuelt i «Avgiver-02»,
for så å sende inn elektronisk.
Fornøyde brukere
Brukerne som benyttet seg av elektronisk innsending har vært
fornøyde, og løsningen har fungert bra. Enkelte
brukere har sendt inn over hundre regnskaper. Fordelen for
mange av innsenderne, spesielt regnskapsbyråene, har
vært at de har sluppet en tidkrevende prosess med å
hente inn underskrifter både på styrets beretning
og revisorberetningen ettersom det ikke har vært stilt
krav om underskrifter på elektroniske regnskap.
Årsaker til at få sender inn elektronisk
«Avgiver 02»-programmet har som nevnt vært
et felles program for elektronisk innsending både til
Skattedirektoratet, Statistisk sentralbyrå og Brønnøysundregistrene.
Svært mange har sendt inn ligningstall til Skattedirektoratet,
men få har sendt inn regnskaper til Brønnøysundregistrene,
selv om de har hatt den nødvendige programvaren installert
på sin PC.
Årsakene til at så få har sendt inn elektroniske
regnskaper er mange. En hovedårsak er sannsynligvis
at det tar tid før nyvinninger blir kjent og tatt i
bruk av målgruppene. En annen hovedårsak er mangel
på mulighet til signering av vedlegg, som revisorberetning
og styrets beretning.
Revisorene protesterer
Det er i første rekke revisorene som er skeptiske
til manglende underskriftskrav ved elektronisk innsending.
De mener at en revisorberetning som ikke er signert, er lett
å forfalske. Elektronisk signatur er ennå ikke
på plass, og før så skjer er det mange
revisorer som nekter å sende inn elektroniske regnskaper.
Allerede finnes det en løsning der brukeren kan signere
forsendelsen ved bruk av smartkort, men denne er lite utbredt.
I tillegg kan Regnskapsregisteret ta imot signerte revisorrapporter
som er skannet og sendt som filer i Word-format.
Andre årsaker
Andre årsaker til at så få benytter den
elektroniske innsendingsmåten er at det har vært
for tungvint. Ulike frister gjør at mange prioriterer
innsending av ligningstall til Skatteetaten i stedet for å
sette seg inn i et nytt system for innsending av regnskapstall
til Brønnøysundregistrene. Innsendingsfristen
for årsregnskap er 1. august. Dette er for mange ferietid,
få er på jobb og å sette seg inn i ny programvare
blir ikke prioritert. Ikke alle regnskapssystemer har dataprogrammet
«Avgiver 02» implementert. I tillegg er «Avgiver
02» for enbrukere. Det går dermed ikke an å
koble programmet opp i nettverk mot en server. Dette kan være
et problem for revisor- og regnskapsførerkjeder.
Bedre fra 2004
Allikevel er det håp om at flere benytter seg av elektronisk
innsending av årsregnskap i 2003. Avgiver-programmet
er oppdatert til versjon 03, men fortsatt er ikke elektronisk
signatur på plass. Fra 2004 er AltInn-løsningen
klar for elektroniske regnskaper. Da vil signaturproblematikken
løses ved at revisor eller regnskapsfører som
sender inn regnskaper, «låser» forsendelsen
slik at verken regnskapstall eller vedlegg, som styrets og
revisors beretning, kan endres.
Regnskap på nett
I løpet av fjoråret ble det også mulig
å laste ned regnskaper fra Internett, både fra
den elektroniske regnskapsdatabasen og regnskaper som var
innsendt i post. Disse regnskapene er skannet og kan lastes
ned fra Internett som en bildefil. Totalt er det tilgang til
1,3 millioner regnskaper fra de siste ti årene. Fra
2004 vil alle papirbaserte regnskaper bli lagt inn i regnskapsdatabasen
manuelt, slik at regnskapsdatabasen fra da av vil fungere
som en helelektronisk database for mottak og levering av regnskap
til interesserte brukere.
|
