«Skjemavett» for en enklere skjemahverdag
En av de mer spesielle oppgavene til Brønnøysundregistrene
er å gi råd til andre etater om forenkling av
skjemaer og innkrevingsrutiner. I samarbeid med Nærings-
og handelsdepartementet har Brønnøysundregistrene
arrangert seminarer med samordning og skjemaforenkling som
tema i flere år. Der har etatene etterlyst mer utdypende
hjelp til praktiske forenklings- og forbedringstiltak. Høsten
2002 kom boka «Skjemavett» som en direkte oppfølging
av disse ønskene.
Brønnøysundregistrenes rådgivningsansvar
henger direkte sammen med ansvaret for Oppgaveregisteret.
En viktig side ved forenkling av det vi kaller offentlig datafangst,
er å hjelpe etatene til å få oversikt over
eksisterende datakilder, slik at de ikke spør om noe
staten vet fra før. En annen side av samme sak er å
gjøre det så enkelt som mulig å besvare
de spørsmålene som tross alt må
stilles til bedriftene.
Med etatsblikk
Derfor er Brønnøysundregistrene initiativtaker
til bokutgivelsen, igjen i samarbeid med Nærings- og
handelsdepartementet. Arbeidet er ledet av en prosjektgruppe
ved Brønnøysundregistrene, fulgt av en referansegruppe
med ekspertise fra aktuelle statsetater og informasjonsfaglige
miljøer i statsforvaltningen. «Skjemavett»
er utgitt på Kommuneforlaget.
Målet er ikke «bare» å gjøre
livet lettere for bedriftene. Det er liten tvil om at tiltak
som gjør skjemaene mer brukervennlige for næringslivet,
samtidig begrenser kostnadene til datafangst og sikrer best
mulig kvalitet på innsamlede data. Dessuten kan det
bety mye for forholdet mellom forvaltningen og publikum.
– Bevisste etater og bedrifter legger mye omtanke i
hvordan de framstår for omverdenen i brosjyrer og årsmeldinger,
sier bokas forfatter, Tor Nygaard. – Men mange glemmer
at det ofte er skjemaene som aller mest preger forholdet til
publikum. Gode og begripelige skjemaer er avgjørende
for en god relasjon til virksomhetens brukere. I tillegg øker
sjansen for at brukerne gir riktige og fullstendige svar,
og dermed bedre og raskere beslutninger.
Viser vei
Som undertittelen sier, er «Skjemavett» en «veileder
i datafangst og skjemabruk». Etter først å
ha ledet leseren hele veien gjennom en grundig prosess for
å begrense spørrebehovet til det helt nødvendige,
er resten av boka viet spørsmål og skjemaer som
vi ikke kan komme unna i et komplisert, moderne samfunn. Her
ledes du fra svarønsker til spørsmål,
fra spørsmål til hjelpetekster og design, fra
skjema til utsendings- og
mottaksrutiner. Og ikke minst ledes du fra den enkelte skjemarutinen
til et helhetlig system for skjemautvikling og –revisjon,
som sikrer at den enkelte virksomheten kan bygge opp og dra
nytte av sin egen skjemafaglige kompetanse.
I 2002, med konkrete krav fra Regjeringen om at det offentlige
skal være i stand til å motta data elektronisk
i løpet av et par små år, må en skjemaveileder
selvsagt også vise vei fra papirskjema til elektroniske
løsninger. Dette gjelder både nettbasert utfylling
på skjerm og automatisk overføring av data fra
bedriftenes fagsystemer til saksbehandlingssystemene i den
enkelte etaten.
Også i denne sammenhengen får Oppgaveregisteret
en avgjørende betydning ettersom registeret sitter
på oversikten over datadefinisjoner. Datadefinisjonene
i metadatabasen kan sette ulike systemer i stand til å
forstå hverandres data.
Et enklere Norge
Reduksjon av næringslivets innrapporteringsbyrder og
en mer næringsvennlig offentlig sektor er to av de fem
hovedområdene Nærings- og handelsdepartementet
vil satse på for å gjøre det enklere for
næringslivet.
– Boka «Skjemavett» faller innenfor disse
områdene og er dermed et konkret bidrag i våre
bestrebelser på å redusere næringslivets
belastning, sier næringsminister Ansgar Gabrielsen.
Brønnøysundregistrene holder fortsatt temadager
om skjemasamordning og –forenkling, etter hvert med arrangementsfaglig
styring fra eget kurssenter. Temadagene arrangeres som tiltak
under Regjeringens program «Et enklere Norge»,
og «Skjemavett»-boka er tatt i bruk som populært
kursmateriell.
|
