Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Fylkeslegen har under tilsynet vært opptatt av hvorvidt kommunen har planlagt, organisert og styrt sin virksomhet slik at barn og unge med psykiske problemer blir ivaretatt på følgende områder:

• Hvorvidt barn og unge med psykiske problemer får individuell undersøkelse og oppfølging.
• Hvorvidt samarbeidet rundt barn og unge med psykiske problemer blir ivaretatt.
• Hvorvidt det utarbeides individuelle planer for barn og unge med psykiske problemer.

Askim kommune sørger for at barn og unge med psykiske problemer får individuell undersøkelse og oppfølging. Man har ikke etablert som fast praksis å informere pasientens fastlege ved iverksetting av tiltak fra helsestasjon og skolehelsetjenesten. På denne bakgrunn fant Fylkeslegen grunnlag for å gi et avvik.

Det tverrfaglige og tverretatlige samarbeidet i kommunen rundt barn og unge med psykiske problemer er langt på vei godt ivaretatt. Legetjenesten deltar imidlertid i liten grad i dette arbeidet, og Fylkeslegen har på denne bakgrunn gitt en merknad.

Kommunen har startet et arbeid med individuelle planer. På bakgrunn av at man ikke har kommet særlig langt i dette, har Fylkeslegen funnet grunnlag for å gi et avvik.

Askim kommune har implementert et internkontrollsystem som også dekker helsetjenester til barn og unge med psykiske problemer. Avvikshåndteringsdelen av internkontrollsystemet var lite kjent blant de ansatte. Fylkeslegen valgte på denne bakgrunn å gi en merknad.

Disse manglene innebærer blant annet at det foreligger en fare for at pasientens fastleger ikke får adekvat informasjon om pasientene, noe som igjen kan føre til at pasientene ikke får forsvarlig medisinsk behandling. Manglene i arbeidet med individuelle planer, medfører at pasientene ikke får oppfylt sine lovhjemlede rettigheter. Mangelene i avvikshåndterings systemet innebærer fare for at arbeidet med avvikshendelser ikke blir gjennomført på en adekvat måte.

Tilsyn med det samme hovedtema ble også gjennomført i Skiptvet kommune 19.08.2002, og ved Psykisk helsevern Østfold HF, BUPP indre Østfold (Askim) 21.08.2002. Det ble i forkant av revisjonene også gjennomført et felles formøte med alle tre virksomhetene fredag 16.08.2002. Disse tilsynene vil til en viss grad bli sett i sammenheng. Når rapportene er ferdige vil Fylkeslegen lage en samlerapport hvor vi tar for oss områder for erfaringsoverføring, samarbeid og samhandling.

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved helsetjenesten i Askim kommune 20.08.2002. Revisjonen inngår som en del av Fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Askim kommune har ca.13.300 innbyggere. I alderen barn 0 –5 år har man ca. 850. Fra 5 til 18 år har man ca. 2200.

Helsestasjonen er bemannet med ledende helsesøster i 100 % stilling. For helsesøstertjenesten disponerer man 6,8 årsverk. I jordmortjenesten er det ansatt jordmor i 75 % stilling og helsesøster i 25 % stilling. For helsestasjon og skolehelsetjenestelege er det avsatt 14 timer pr. uke.

BUPP indre Østfold er lokalisert i Askim kommune og betjener 8 kommuner med til sammen ca. 45 000 innbyggere.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning. Et utvalg av mottatte dokumenter fra kommunen.

• Skolehelseplan ungdomsskolen
• Metodebok skolehelsetjenesten basisundersøkelse
• Stillingsbeskrivelser
• Internkontrollperm
• Årsmelding Askim helsestasjon 2001
• Plan for skolehelsetjenesten i Askim kommune 1999
• Årsmelding 2001 åpen barnehage og foreldre støttende barnehagegruppe
• Plan for psykisk helse og sosialarbeid 1998 Askim kommune
• Evaluering av planen – juni 2001
• Plan for helsestasjonsvirksomheten i Askim 1994
• Statistikk for helsetjenesten ved Askim videregående skole, skoleåret 2001 og 2002
• Brukerundersøkelse Askim helsestasjon høst 2001

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkeslegen:

• Fylkeslegen tok kontakt med virksomheten pr. telefon i forkant av tilsynet, og sendte brev med varsel om tilsyn 26. juni 2002. Brev med anmodning om oversendelse av styrende dokumenter ble oversendt 1. juli 2002.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 26 juni 2002. Brev med anmodning om oversendelse av relevant styringsdokumentasjon ble oversendt 01.07.2002.

Formøte ble avholdt Fredag 16.08.2002 ved - Løkentunet i Askim kommune. Felles formøte med Skiptvet kommune og BUPP indre Østfold.

Åpningsmøte ble avholdt kl. 09.00 revisjonsdagen 20.08.2002

Intervjuer 5 personer ble intervjuet.

Følgende verifikasjoner ble gjennomført.

• Perm med avviksmeldinger fra virksomheten ble gjennomgått av revisjonsteamet.
• Informasjonsbrosjyre om habiliteringsteam Askim kommune ble gjennomgått.

Sluttmøte ble avholdt kl. 15.00 revisjonsdagen.

Intervjuer med barneverntjenesten og PPT i kommunen.

I tillegg til dette, ble det i henhold til veilederen for gjennomføringen av tilsynet, gjennomført telefonintervjuer av leder for kommunens PPT og barnevern. Formålet med dette var å innhente informasjon fra aktuelle samarbeidspartnere til helsetjenesten (i Askim kommune), vedrørende praksis for samordning av tjenestetilbudet til barn og unge med psykiske problemer.

Område 1: Individuelle undersøkelser og oppfølging av barn og unge med psykiske problemer

Avvik fra følgende myndighetskrav: Kommunehelsetjenesteloven § 1-3a jf. § 6-3 og § 2-1.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det fremkom under intervjuene at man ikke har som fast praksis å informere fastlege ved iverksetting av tiltak overfor barn og unge med psykiske problemer.

Utover dette ble det ikke funnet grunnlag for å konstatere avvik under dette området.

Det ble under dette området ikke funnet grunnlag for avvik, det ble gitt en merknad.

Følgende observasjoner legges til grunn for at det ikke gis avvik under dette område.

• Det arbeides systematisk i ansvarsgrupper rundt brukerne
• Det er etablert ungdomshelsestasjon
• Det er etablert samarbeid med områdepediater
• Man samarbeider på en systematisk med PPT og barneverntjenesten
• Det er blant annet etablert SO team, habiliteringsteam, utekontakt
• Det er etablert et nettverksamarbeid hvor ledere av ulike instanser innen helse og sosial møtes et par ganger i året
• Helsestasjons- og skolehelsetjenesten har faste møter med BUPP indre Østfold
• Tjenesten er organisert slik at samarbeid og opplysningsplikt til barneverns og sosialtjenesten kan ivaretas. Meldeplikten til barnevernet er kjent og benyttes i tjenesten

Merknad 1. Helsestasjon og skolehelsetjenestens leger deltar i liten grad i det tverrfaglige tverretatlige samarbeidet rundt barn og unge med psykiske problemer.

Følgende observasjoner legges til grunn for denne merknaden.

• Det fremkom under intervjuene at skolehelsetjenesten og helsestasjonslegene i liten grad deltar i det tverrfaglige samarbeidet.
• Det fremkom under intervjuene at man savner en kommunelege I som kan ta et overordnet ansvar for dette arbeidet.
• Det fremgår av den tilsendte dokumentasjonen at man ønsker å få til et bedre samarbeid med skolene for å trekke skolelegene mer inn i det forebyggende og helsefremmende arbeidet.

Det ble under dette området avdekket et avvik fra myndighetskravene.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Dette er avvik fra kommunehelsetjenesteloven § 6-2a (kommunenes plikt til å utarbeide individuelle planer), jf. pasientrettighetsloven § 2-5. Vi viser også til forskrift av 08.06.2001, nr 676 om individuelle planer etter helselovgivningen

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det er satt ned en komite som skal utvikle en mal for individuell plan blant annet for Askim kommune. Dette arbeidet er imidlertid ikke sluttført.

Det er ikke utviklet og implementert rutiner for dette arbeidet med individuelle planer.

• Det er heller ikke fremlagt noen eksempler på planer for enkeltpasienter som fyller kravene i forskriften.
• Det er ikke vedtatt noen fast mal for hvordan individuelle planer skal bygges opp for den aktuelle gruppen.
• Kommunen har ikke utpekt noen ansvarlig instans som skal sørge for at gruppen barn og unge med psykiske problemer får en individuell plan i de tilfelle dette er en rettighet for pasienten.
• Det arbeides systematisk med ansvarsgrupper rundt pasienter som har behov for langvarige og koordinerte tjenester. Dette arbeidet kan imidlertid ikke erstatte pasientenes rett til å få en individuell plan.

Det ble ikke funnet grunnlag for å konstatere avvik under dette området. Det ble gitt en merknad.

Merknad 1. Avvikshånteringssystemet var dårlig implementert i virksomheten.

Følgende observasjoner legges til grunn for denne merknaden.

• Avvikshåndteringssystemet var lite kjent og lite i bruk blant de ansatte.
• Flere av de intervjuede utrykte usikkerhet rundt hva som skulle meldes som avvik.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Underdirektør Lasse Johnsen – revisjonsleder
Rådgiver Solveig Hagelskjær – revisor
Rådgiver Anette Mjelde – revisor