Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Fylkeslegen har under tilsynet vært opptatt av hvorvidt kommunen har planlagt, organisert og styrt sin virksomhet slik at barn og unge med psykiske problemer blir ivaretatt på følgende områder:

• Hvorvidt barn og unge med psykiske problemer får individuell undersøkelse og oppfølging.
• Hvorvidt samarbeidet rundt barn og unge med psykiske problemer blir ivaretatt.
• Hvorvidt det utarbeides individuelle planer for barn og unge med psykiske problemer.

Skiptvet kommune sørger for at barn og unge med psykiske problemer får individuell undersøkelse og oppfølging. Det tverrfaglige og tverretatlige samarbeidet i kommunen rundt barn og unge med psykiske problemer er godt ivaretatt.

Kommunen har startet et arbeid med individuelle planer, men har ikke ferdigstilt dette. På bakgrunn av at kommunen ikke har kommet helt "i mål" med prosessen rundt individuelle planer, finner Fylkeslegen det riktig å gi kommunen en merknad på dette området.

Fylkeslegen har også funnet grunnlag for å gi kommunen et avvik, knyttet til helsetjenestens internkontrollsystem. Avviket bygger på to forhold. For det første er lite av de sentrale rutinene rundt individuell undersøkelse og oppfølging av barn og unge med psykiske problemer dokumentert skriftlig. Fylkeslegen konstaterer også at helsetjenesten i Skiptvet kommune ikke har implementert et avvikshåndteringssystem.

Disse manglene innebærer blant annet at virksomheten blir avhengig av sentrale medarbeideres kunnskap om lokal praksis og rutiner. Mangelen på et fungerende avvikshåndteringssystem innebærer stor fare for at arbeidet med avvikshendelser ikke blir gjennomført på en adekvat måte.

Tilsyn med det samme hovedtema ble også gjennomført i Askim kommune 20.08.2002, og ved Psykisk helsevern Østfold HF, BUPP indre Østfold (Askim) 21.08.2002. Det ble i forkant av revisjonene også gjennomført et felles formøte med alle tre virksomhetene fredag 16.08.2002. Disse tilsynene vil til en viss grad bli sett i sammenheng. Når rapportene er ferdige vil Fylkeslegen lage en samlerapport hvor vi tar for oss områder for erfaringsoverføring, samarbeid og samhandling.

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Skiptvet kommune 19.08.2002. Revisjonen inngår som en del av Fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Skiptvet kommune har ca. 3200 innbyggere. Man har ledende helsesøster i 80 % stilling, og i tillegg en helsesøster i 70 % stilling. I sammarbeid med Spydeberg og Hobøl kommune har man en jordmor i 25 % stilling. Man har også en lege på helsestasjon og skolehelsetjeneste 4 og ½ time pr. uke. Av merkantile ressurser har man en stilling i 33,3 %.

Antall fødsler i 2001 var 39. Antall barn i alderen mellom 0 og 5 år var 259, og antall barn i alderen 6 til 18 år 580.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning: Vi har mottatt følgende dokumenter fra kommunen i forkant av tilsynet.

• Årsberetning for deler av helse- og sosialtjenesten
• Budsjettkommentarer for år 2002 – utdrag
• Økonomiplan 2003 – 2006 – utdrag
• Handlingsplan for psykisk helsevern
• Brev vedrørende utvikling av handlingsplan for barn og unge
• Tiltaksplan for kriseteam
• Plan for helsestasjon
• Plan for skolehelsetjenesten
• Rutiner for samarbeid om barn og unge som har behov for hjelp
• Oversikt over ansatte
• Organisasjonskart – organisering av kommunen

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkeslegen:

• Fylkeslegen tok kontakt med virksomheten pr. telefon i forkant av tilsynet, og sendte brev med varsel om tilsyn 26. juni 2002. Brev med anmodning om oversendelse av styrende dokumenter ble oversendt 1. juli 2002. Vi har mottatt brev vedlagt aktuell dokumentasjon fra kommunen 15. juli 2002.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:
Revisjonsvarsel ble utsendt ved brev av 26. juni 2002.

Formøte ble avholdt 16. august 2002 i Askim kommune – Løkentunet. Felles formøte med Askim kommune og BUPP indre Østfold.

Åpningsmøte ble avholdt revisjonsdagen 19. august 2002.

Intervjuer 5 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner
- Følgende verifikasjoner ble gjennomført.
- Det ble under tilsynet fremlagt plan for individuelle og planer for gjennomføring i Skiptvet kommune.
- Det ble videre fremlagt en metodebeskrivelse vedrørende samtaler hos psykiatritjenesten i Skiptvet kommune.
- Kommunen oversendte pr. telefaks i ettertid utkast til individuell plan for et barn i Skiptvet kommune. Det var også vedlagt saksfremlegg til kollegamøte helse- og sosialsjefer i indre Østfold.

Sluttmøte ble avholdt Revisjondagen 19. august 2002.

Intervjuer med barneverntjenesten og PPT i kommunen.
I tillegg til dette, ble det i henhold til veilederen for gjennomføringen av tilsynet, gjennomført telefonintervjuer av leder for kommunens PPT og barnevern. Formålet med dette var å innhente informasjon fra aktuelle samarbeidspartnere til helsetjenesten (i Skiptvet kommune), vedrørende praksis for samordning av tjenestetilbudet til barn og unge med psykiske problemer

Område 1: Individuelle undersøkelser og oppfølging av barn og unge med psykiske problemer.

Følgende observasjoner legges til grunn for at det ikke gis avvik eller anmerkning under dette område.

• Rutinemessige helsekontroller ivaretas i henhold til veileder for helsestasjon og skolehelsetjenesten.
• Helsestasjon og skolehelsetjenesten fanger rutinemessig opp barn og unge som har indikasjoner på psykiske problemer.
• Oppfølgingen av disse barna skjer rutinemessig i ansvargrupper, samarbeid med andre kommunale instanser og ved lavterskel tilbud ved helsestasjonen.
• Barn og unge med indikasjon på psykiske problemer blir undersøkt av lege rutinemessig, og henvist til BUPP ved behov.
• Helsestasjon og skolehelsetjenesten har et nært samarbeid med pasientenes fastlege.

Følgende observasjoner legges til grunn for at det ikke gis avvik eller anmerkning under dette område.

• Helsestasjonen og skolehelsetjenesten samarbeider med blant annet PPT, barnevern, skole og barnehager.
• Det er etablert flere faste samarbeidsfora, rusforebyggende gruppe, kriseteam, SO-team og samarbeid med områdepediater. Man har fast konsultasjonstime med BUPP indre Østfold.
• Tjenesten er organisert slik at samarbeid og opplysningsplikt til barnevern og sosialtjeneste kan ivaretas.
• Meldeplikten til barnevernet er kjent og benyttes i tjenesten.

Følgende observasjoner blir lagt til grunn for at det ikke ble gitt avvik på dette punktet.

• Retten til, og regelverket rundt individuelle planer, er kjent i virksomheten.
• Man har bestemt at koordinator for funksjonshemmede skal være sentral i arbeidet med individuelle planer.
• Kommunen har bestemt at man inntil videre arbeider etter en fast oppsatt mal utarbeidet av Sintef.
• Plan for en bruker er utarbeidet for å vinne erfaring med verktøyet.

Merknad 1.

Observasjonene over understreker at kommunen har kommet i gang med arbeidet med individuelle planer. Det er imidlertid ikke utarbeidet planer for alle pasienter som etter loven har krav på en slik plan.

• Det er foreløpig ikke utarbeidet individuelle planer for alle pasienter som har krav på en slik plan.
• Kommunen har ikke tatt endelig stilling til hvilken "mal" man skal legge til grunn i dette arbeidet.
• Det arbeides systematisk med ansvarsgrupper rundt pasienter som har behov for langvarige og koordinerte tjenester. Dette arbeidet kan imidlertid ikke erstatte pasientenes rett til å få en individuell plan etter loven.

Kommunen mangler sentrale elementer i helsetjenestens internkontrollsystem.

Avvik fra følgende myndighetskrav:
Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 3, jfr. kommunehelsetjensteloven § 1-3a.

• Avviket er basert på følgende observasjoner:
• Det er lite av de sentrale rutinene rundt individuell undersøkelse og oppfølging av barn og unge med psykiske problemer som er dokumentert i internkontrollsystemet.
• Virksomheten mangler et avvikshåndteringssystem.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Underdirektør Lasse Johnsen – revisjonsleder
Rådgiver Solveig Hagelskjær – revisor
Rådgiver Anette Mjelde – revisor