INNHOLD

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de observasjoner som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

1. Alminnelige krav/internkontroll for skolehelsetjenesten
2. Helseundersøkelser og veiledning
3. Skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper
4. Overvåking av helsetilstand hos elevene og risikofaktorer i deres miljø

I tilknytning til nevnte områder ble følgende observert:

1. Det er tilbud om skolehelsetjeneste ved alle grunn- og videregående skoler i kommunen. Personell i skolehelsetjenesten er kjent med lovkrav og faglige standarder. Det bekreftes videre at det medisinsk faglige ansvaret for skolehelsetjenesten ligger hos helsesjef/kommunelege, og at det administrative ansvaret for tjenesten ligger hos sjefhelsesøster.
   Skolehelsetjenesten er bevisst på målstyring og beskrivelse av oppgaver, som bl.a. er nedfelt i et kvalitetssystem for forebyggende tjenester. Dette systemet er imidlertid ikke ferdig utarbeidet, det er ikke implementert/gjennomført i skolehelsetjenesten, og det er heller ikke forankret i et helhetlig internkontrollsystem for kommunehelsetjenesten. Kommunens plan for helsetjenesten i barne- og ungdomsskolen er fra 1993. Denne er ikke blitt revidert i henhold til nyere veiledningsmateriell/faglige standarder for tjenesten. For skolehelsetjenesten i videregående skole foreligger plan fra 2000.
2. Sarpsborg kommune tilbyr systematiske medisinske undersøkelser til alle skoleelever. Alle elever blir undersøkt av lege og helsesøster ved skolestart. Skolehelsetjenesten tilbyr individuell helseveiledning til elevene. Informasjon om tilbudene gis også til hjemmene, skolens personale og andre samarbeidspartnere, gjennom brosjyrer, deltakelse på foreldremøter og planleggingsmøter.
   Etatens egen rapport fra tilsyn med lokaler og utstyr for skolehelsetjenesten har avdekket at forholdene ved flere skoler er lite egnet ved undersøkelser/veiledning av elever.
3. Skolehelsetjenesten samarbeider med andre etater og faggrupper for å identifisere og løse helseproblemer hos elever. Dette skjer gjennom deltakelse i tverretatlig team og ansvarsgrupper. Ved behov gir skolehelsetjenesten råd og veiledning til skolen i forbindelse med tilrettelegging og integrering av elever med funksjonshemming eller kronisk sykdom.
4. Skolehelsetjenesten foretar ingen systematisk overvåking av elevenes helsetilstand eller risikofaktorer i deres miljø. Det foreligger imidlertid forslag til hvordan slik overvåking skal kunne utføres.

Dato: 07.05.02

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Sarpsborg kommune 08.04.2002. Revisjonen inngår som en del av fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Sarpsborg er Østfolds nest største kommune med ca. 48.000 innbyggere. Kommunen har 18 barneskoler, 6 ungdomsskoler og 4 videregående skoler. Ca. 5.800 elever i 1. – 10. klasse. Kommunens visjon er å være en foregangskommune når det gjelder oppvekstvilkår for barn og unge.

Kommunen er inne i en omorganiseringsprosess etter bestiller-utfører-modellen. Dette har medført endret organisasjonsstruktur innen helsetjenesten fra 15.03.02. Tidligere Helsesøstertjeneste er nå organisert i en ny virksomhet som betegnes Forebyggende tjenester (utfører), og som også innbefatter skolehelsetjenesten. Helsesjef/medisinsk faglig rådgivende lege leder enheten helse, miljø og forebygging i kommuneområdet Helse og sosial (bestiller).

Kommunen har under utarbeiding plan for barn og unge iht. Opptrappingsplan for psykisk helse 1999-2006.

Kommunen har helsestasjon for ungdom lokalisert til en videregående skole, med åpningstid 3 timer på fast ukedag. Denne drives som et samarbeid mellom kommunen og Norske Kvinners Sanitetsforening.

Kommunen har, sammen med 9 andre Østfoldkommuner og fylkeskommunen, undertegnet en partnerskapsavtale om folkehelsearbeid.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Kommuneplan (handlingsprogram med økonomiplan 2002-2005)
• Virksomhetsplan for helseavdelingen 2001
• Årsmelding og handlingsprogram for skolehelsetjenesten
• Plan for skolehelsetjenesten (1993), samt delplaner for helsetjenesten i videregående skoler og helsestasjon for ungdom
• Kvalitetssystem – forebyggende tjeneste
• Organisasjonskart
• Stillings-/funksjonsbeskrivelser
• Plan for helseovervåking i skolen
• Enkelte rutiner og prosedyrer, bl.a. skjema for avviksregistrering, ansvarsgrupper
• Personalliste

Korrespondanse mellom virksomheten og fylkeslegen:

• Brev fra Fylkeslegen med varsel om tilsyn, datert 22.01.02, og brev av 28.01.02 om endret dato for tilsynet.
• Brev fra Sarpsborg kommune av 17.03.02, vedlagt dokumentasjon.
• Brev fra Fylkeslegen av 26.03.02 med program for tilsynsbesøket.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 22.01.02

Formøte ble ikke avholdt

Åpningsmøte ble avholdt 08.04.02

Intervjuer
5 personer ble intervjuet (se vedlagte liste over deltakere).

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført: 8 helsekort/journaler ble revidert. Det fremgikk av disse at elevene var undersøkt av lege og helsesøster ved førskoleundersøkelsen.

Sluttmøte ble avholdt 08.04.02.
På sluttmøtet ble revisjonsteamets observasjoner presentert.

Område 1:
Alminnelige krav, herunder om:

• alle grunn- og videregående skoler har skolehelsetjeneste,
• om kommunen har etablert internkontroll i kommunehelsetjenesten, herunder skolehelsetjenesten,
• om skolehelsetjenesten/kommunen er kjent med lovkrav og faglige standarder,
• om det medisinsk faglige ansvaret for skolehelsetjenesten ligger hos lege.

Avvik 1

Kommunen har ikke ferdigstilt internkontrollsystem for helsetjenesten, og det foreligger heller ikke plan for ferdigstillelse av dette som er tidfestet og forankret sentralt i kommunens ledelse. Tilsvarende mangler et komplett system for skolehelsetjenesten og implementering av dette.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

§3 i Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

Det er ikke fremlagt dokumentasjon for et overordnet internkontrollsystem for helsetjenesten. Det ble videre bekreftet ved intervjuer at internkontrollsystemet for skolehelsetjenesten ikke er ferdig utarbeidet og implementert i organisasjonen. Kommunen mangler plan for skolehelsetjenesten som er oppdatert i henhold til nye faglige standarder/retningslinjer (nåværende plan er fra 1993). Dette bidrar til at praksis i tjenesten blir personavhengig og tilfeldig, og til at håndtering/rapportering av avvikshendelser blir uklar. Revidering av skolehelseplanen er tatt inn i kommunens handlingsprogram for 2002-2005.

Område 2:
Undersøkelser og veiledning, herunder om:

• skolehelsetjenesten tilbyr systematiske medisinske undersøkelser til alle skoleelever,
• skolehelsetjenesten tilbyr individuell helseveiledning,
• skolehelsetjenesten har et system for å identifisere elever med spesielle behov.

Det ble ikke funnet avvik på dette området.

Det bekreftes ved revisjonen at det gis informasjon til hjemmene om målrettede helseundersøkelser, og elevene tilbys individuell helseveiledning og oppfølging. Det er informert om dette både muntlig og skriftlig til elever, foresatte og samarbeidspartnere. Helsesøster er tilgjengelig ved skolene to faste dager i uken.

Det foreligger intern rapport som beskriver helsetjenestens lokaliteter og utstyr ved samtlige skoler i kommunen. Det fremgår av rapporten og bekreftes ved intervjuer at det ved flere av skolene er lite egnede lokaler for undersøkelser og veiledning. Blant forhold som er vurdert er tilgjengelighet/adkomst og hensynet til elevenes integritet.

Område 3:
Tiltak for utsatte grupper, herunder om

• skolehelsetjenesten har etablert et forpliktende tverrfaglig samarbeid, herunder henvisningsrutiner, for å hjelpe elever som har sammensatte problemer av helsemessig, pedagogisk, psykologisk eller sosial art,
• om skolehelsetjenesten har system for rådgivning og bistand til skolen vedrørende tilrettelegging for integrering av elever med kronisk sykdom eller funksjonhemning.

Det ble ikke funnet avvik på dette området.

Det er etablert forpliktende tverrfaglig og –etatlig samarbeid om elever med spesielle behov og problemer. Samarbeidet skjer regelmessig gjennom møter i TT-team og deltakelse i ansvarsgrupper. Det er bl.a. utarbeidet prosedyre for individuelle planer og for møter i ansvarsgruppene. Det benyttes skriftlige henvisningsrutiner.

Område 4:
Helseovervåking, herunder om

• skolehelsetjenesten har iverksatt systematiske tiltak for å få oversikt over helseproblemer blant elevene og risikofaktorer som kan ha sammenheng med skolemiljøet,
• skolehelsetjenesten har formidlet kunnskap om dette til skolen/kommunens ledelse.

Avvik 2

Kommunen har ikke iverksatt systematiske tiltak for å få oversikt over helsetilstand/ sykelighet blant elevene og risikofaktorer som kan ha sammenheng med skolemiljøet.

Dette er avvik fra forskriftens §3, jf. §2 annet ledd og §1-4 i kommunehelsetjenesteloven.

Observasjonen er basert på fremlagt dokumentasjon og intervjuer.

Informantene gir inntrykk av at skolehelsetjenesten, gjennom god kontakt med elever og ulike samarbeidspartnere, har en viss kjennskap til elevenes helseproblemer og risikofaktorer som påvirker elevenes helse. Man har imidlertid ingen systematisk oversikt over situasjonen hos målgruppen som helhet. Det er foretatt visse sporadiske kartlegginger/undersøkelser innenfor visse problemstillinger, bl.a. rus/røyking i ungdomsskolen. Det foreligger nå plan for helseovervåking i skolehelsetjenesten (3. og 8. klasse, 1.kl. i videregående skole) som planlegges implementert i løpet av året.

Det er avdekket usikkerhet om hvordan skolehelsetjenestens kunnskap og oversikt over helseproblemer/risikofaktorer blir formidlet til skolen/kommunens ledelse, og fulgt opp i overordnet planarbeid. Ovennevnte plan for helseovervåking kan gi skolehelsetjenesten/ kommunen en oversikt som kan danne grunnlag for nødvendige forebyggende og helsefremmende tiltak.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkeslegen deltok:
Rådgiver Finn Martinsen, revisjonsleder
Rådgiver Ellinor Vangen Hamre, revisor
Rådgiver Solveig Hagelskjær, observatør