INNHOLD

1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere på revisjonsbesøket

Tilsynet er utført som systemrevisjon

Sammendrag

Systemrevisjonen viste at Aremark kommune er kommet langt i arbeidet med å innrette forholdene i skolen og barnehagene i samsvar med gjeldende regelverk. Det gjenstår nå bare en (datofestet) formell politisk behandling av søknadene, før godkjenningsprosessen er avsluttet.

Denne rapporten beskriver de avvik og anmerkninger som ble avdekket innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende to områder:

• Kommunens godkjenning av virksomheter som omfattes av forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler, m.v.
• Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler

Under revisjonen ble det avdekket ett avvik og fire anmerkninger.

Avviket gjelder manglende oppstart, ansvarsplassering og plan for tilsyn med virksomhetene. Anmerkningene knytter seg til manglende prosedyre for godkjenningsprosessen, manglende samsvar mellom reell og formell godkjenningsmyndighet, og feil i saksbehandlingen i h.h.t. forskriftens og kommunehelsetjenestelovens bestemmelser.

Dato:

På oppdrag fra Statens helsetilsyn gjennomfører fylkeslegen hvert år samordnede tilsyn med utvalgte tjenester og virksomheter i alle fylker. Kommunenes godkjenning av og tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler er ett av to områder for felles tilsyn i 1999.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes kommunen ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen tar utgangspunkt i om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten(e) drives innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer, samtaler, befaring og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og anmerkninger som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav
• Anmerkning er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten mener det er et forbedringspotensiale.

Fylkeslegen har revidert følgende områder:

• Kommunens godkjenning av virksomheter som omfattes av forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler.
• Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

• Aremark kommunes reglement for utvalg og politisk/administrativ delegasjon, vedtatt av kommunestyret 19.03.98.
• Kommunens årsmelding for 1998.
• Inspeksjonsskjema til bruk ved godkjenning av barnehager og skoler i Indre Østfold etter forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler, m.v. av 01.12.95.
• Sjekkliste for inne- og uteområder til bruk ved godkjenning av barnehager i Indre Østfold etter samme forskrift.

Varsel om tilsyn i brev til Aremark kommune datert 21.04.99.

Åpnings- og avslutningsmøtet ble holdt 26.05.99 på Furulund i Aremark.

På åpningsmøtet ble det informert fra fylkeslegen om bakgrunn for og hensikt med besøket, og om den praktiske gjennomføringen av revisjonen.

5 personer ble intervjuet med sikte på å få fram informasjon omkring følgende:

• Kommunens oversikt over hvilke lover og forskrifter som gjelder for godkjenning av/tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.
• Kommunens dokumentasjon av hvem som er ansvarlig på forskjellige nivåer, hva som skal gjøres, og hvordan de viktigste arbeidsoppgavene løses.
• Kommunens sikring av nødvendig kompetanse for godkjenning og tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.
• Kommunens bruk av vilkår eller dispensasjon ved godkjenning av barnehager og skoler.
• Kommunens saksbehandling ved godkjenning av miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Det ble ikke foretatt noen verifikasjoner under tilsynsbesøket.

Revisjonsbesøket ble avsluttet med et møte der følgende observasjoner ble presentert:

• Godkjenningsmyndigheten er i samsvar med forskriftens krav, men samsvarer ikke med dokumentasjon (kommunens delegasjonsreglement.
• Ansvar for tilsyn med virksomhetene er ikke klarlagt.
• Kommunen mangler prosedyre for godkjenning og tilsyn.
• Fortsatt bruk av røykerom ved skolen betinger dispensasjon fra forskriftens krav.
• -Medisinsk faglig rådgivende lege har ikke deltatt i godkjenningsprosessen

• Kommunen mangler prosedyre for godkjenning av virksomhetene

Forskriften trådte i kraft 1. januar 1996. Innen 31.12.98 skulle også eksisterende virksomheter vært vurdert med sikte på fornyet godkjenning. Helsemyndighetene forventer at kommunene i det minste har etablert et system for godkjenning av virksomhetene. De sjekklistene som ble benyttet i forbindelse med søknad om godkjenning bidrar til at de fleste forhold ved virksomhetene blir vurdert opp mot forskriftens krav. Sjekklistene er imidlertid ikke å anse som prosedyrer. Bl.a. mangler beskrivelse av saksgang (herunder medisinsk faglig rådgivers rolle), og forholdet til annet regelverk og andre godkjenningsmyndigheter.

Anmerkningen er basert på intervjuer.

• Kommunens godkjenning av virksomhetene er ikke i samsvar med vedtatt delegasjonsreglement.

Virksomhetene skal godkjennes av kommunestyret. I følge delegasjonsreglement fra 19.03.98 er myndighet etter kommunehelsetjenesteloven med forskrifter delegert til omsorgsutvalget.

Anmerkningen er basert på tilsendt dokumentasjon og bekreftet ved intervjuer.

• Kommunens medisinsk faglig rådgivende lege har ikke deltatt i godkjenningsprosessen/avgitt uttalelse til søknadene.

Dette er ikke i samsvar med § 3-4 siste ledd som lyder: "Kommunelegens tilråding og begrunnelse skal alltid følge saken når kommunen behandler saker om miljørettet helsevern og smittsomme sykdommer". (Ville blitt definert som avvik dersom godkjenningsprosessen hadde vært avsluttet).

Anmerkningen er basert på opplysninger fra fylkeslegens kartlegging (mai –99), og bekreftet ved intervjuer.

• Skolen har eget røykerom

§ 18 i forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler, m.v. lyder: "Det skal ikke røykes i virksomhetens inneområde". Det er ikke søkt om dispensasjon fra denne bestemmelsen i forskriften. (Denne observasjonen ville blitt definert som avvik dersom godkjenningsprosessen hadde vært avsluttet).

Anmerkningen er basert på fylkeslegens kartlegging (mai –99) og bekreftet ved intervjuer.

Det er kommunestyret eller den det har gitt myndighet, som skal føre tilsyn med at bestemmelsene i forskriften blir overholdt, jfr. forskriftens § 25. Ut fra helsemyndighetenes kjennskap til status i kommunene når det gjelder internkontroll i forhold til (godkjenning og) tilsyn, vil man ved denne revisjonen begrense kravet til at kommunene må kunne fremlegge en plan for systematisk gjennomføring av tilsynet ved barnehagene og skolene.

• Kommunen kan ikke fremvise noen klar plassering av ansvaret for tilsynet, og har heller ikke noen plan for systematisk gjennomføring av tilsynet.

Avvik fra § 25 i forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler, m.v.

Avviket er basert på intervjuer.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.