INNHOLD

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere ved tilsynet


Sammendrag

Denne rapporten beskriver de observasjoner som er gjort innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Alminnelige krav/internkontroll for skolehelsetjenesten
• Helseundersøkelser og veiledning
• Skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper
• Overvåking av helseproblemer og risikofaktorer

Etter tilsynet med skolehelsetjenesten i Eidsberg kommune har fylkeslegen det inntrykk at man er kommet langt i arbeidet med å innrette helsetjenesten til barn og unge i samsvar med krav og intensjoner i gjeldende regelverk. Fylkeslegen har det inntrykk av at skolehelsetjenesten arbeider etter faglige retningslinjer, innehar nødvendig kompetanse og at tjenesten preges av kontinuitet.

Det ble ikke påvist avvik under revisjonen, men det ble påvist 3 merknader.

Merknadene knytter seg til følgende forhold:

Internkontrollsystemet for skolehelsetjenesten er ikke komplett og heller ikke ferdigstilt.

Tilbudet begrenses med hensyn til kapasitet og tilgjengelighet på barnetrinnet da skolehelsetjenesten mangler hensiktsmessige/funksjonelle lokaler ved 4 skoler. Forpliktende tverrfaglig samarbeid er for tilfeldig i forhold til å hjelpe elever med sammensatte problemer.

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Eidsberg kommune 07.06.2000. Revisjonen inngår som en del av fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Skolehelsetjenesten er en del av helsestasjonsvirksomheten og organisatorisk plassert i helse og omsorg. Ledende helsesøster er daglig administrativ leder av tjenesten. Det medisinske ansvaret for skolehelsetjenesten er tillagt skolelege. Skolelegen kontaktes gjennom helsestasjonen. Fysioterapitjenesten er en vesentlig del av skolehelsetjenesten.

Det er 5 skoler på barnetrinnet i Eidsberg kommune med 600 elever og 1 ungdomsskole med 350 elever. Det er 1 videregående skole i kommunen med elever også fra Indre Østfold med 860 skoleelever. Kommunen har etablert ungdomshelsestasjon som er åpen en dag i uken og er betjent av lege og helsesøster.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Årsmelding helsestasjonstjenester 1999, herunder skolehelsetjenesten
• Virksomhetsplan
• Kommunens plan
• Helse/omsorgsetatens internkontrollsystem
• Nedskrevne prosedyrer
• Organisasjonskart
• Stillingsbeskrivelse for ledende helsesøster
• Ansatte i virksomheten
• Plan for fysioterapitjenesten i skolen

Korrespondanse mellom virksomheten og fylkeslegen:

• Fylkeslegens brev med varsel om tilsyn, datert 10.04.2000 og brev av 26.04.2000 om endret dato for tilsyn.

• Brev fra Eidsberg kommune med dokumentasjon, datert 18.05.2000 samt oversikt over hvem som vil være tilstede fra kommunen ved revisjonen, datert 19.05.2000.
• Brev fra fylkeslegen med program for tilsynsbesøket, datert 23.05.2000.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 10.04.2000.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 07.06.2000.

Intervjuer
5 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• Om det var foretatt basisundersøkelse før skolestart, som er et tilbud til alle 5 og 6 åringer i kommunen.

Resultat: Basisundersøkelse er utført og dokumentert i 4 helsekort.

Sluttmøte ble avholdt 07.06.2000.

Område 1:
Alminnelige krav, herunder om:

• alle grunn- og videregående skoler har skolehelsetjeneste
• om kommunen har etablert internkontroll i kommunehelsetjenesten, herunder skolehelsetjenesten
• om skolehelsetjenesten/kommunen er kjent med lovkrav og faglige standarder
• om det medisinske faglige ansvaret for skolehelsetjenesten ligger hos lege

Alle elever får tilbud om skolehelsetjeneste også videregående skole. Ansatte i skolehelsetjenesten er kjent med aktuelt regelverk og faglige standarder. Det medisinske ansvaret ligger hos skolelegen/kommunelege II.

Kommunen er godt i gang med å etablere internkontrollsystem i helse- og omsorgsetaten i form av en tjenestekvalitetshåndbok som består av en administrativ del og en tjenestekvalitetsdel

Som en del av et internkontrollsystem for kommunehelsetjenesten er det utarbeidet prosedyrer for oppgaver og aktiviteter for skolehelsetjenesten. Prosedyrene er ikke formelt godkjente. Systemet er ikke komplett det mangler blant annet prosedyre for avvikshåndtering i skolehelsetjenesten. Det bekreftes delvis gjennom intervju at internkontroll i skolehelsetjenesten kan sluttføres innen utgangen av året, i tråd med Nasjonal strategi for kvalitetsutvikling i helsetjenesten.

Merknaden er basert på fremlagt dokumentasjon og intervju.

Område 2:
Undersøkelser og veiledning, herunder om:

• skolehelsetjenesten tilbyr systematiske medisinske undersøkelser til alle
• skoleelever
• skolehelsetjenesten tilbyr individuell helseveiledning
• skolehelsetjenesten har et system for å identifisere elever med spesielle behov

Det utføres en medisinsk undersøkelse ved skolestart og foresatte informeres samtidig om skolehelsetjenestens tilbud. Denne undersøkelsen legger grunnlag for senere oppfølging av elevene med individuell helseveiledning og målrettet helseundersøkelse som er nedfelt i skolehelsetjenestens prosedyrer.

På ungdomstrinnet og ved videregående skole er lokalene funksjonelle og tilgjengeligheten med hensyn til å få kontakt med skolehelsetjenestens personell adekvat.

Det er liten fleksibilitet i forhold til å møte eleven utenom fastsatt program på barnetrinnet. Skal elev og foresatte på barnetrinnet møte personell i skolehelsetjenesten må det være planlagt og for det meste skje på helsestasjonen. På barneskolene har 4 av 5 skoler ikke lokaler som er beregnet til bruk for skolehelsetjenesten. Besøk på skolene krever mye organisering og improvisasjon av de ansatte i skolehelsetjenesten for å få utrettet ulike gjøremål. Tilbudet på barnetrinnet begrenses på denne måte både med hensyn til kapasitet, lokaler og tilgjengelighet.

Merknaden er basert på fremlagt dokumentasjon og intervju.

Område 3
Tiltak for utsatte grupper, herunder om

• skolehelsetjenesten har etablert et forpliktende tverrfaglig samarbeid, herunder henvisningsrutiner, for å hjelpe elever som har sammensatte problemer av helsemessig, pedagogisk, psykologisk eller sosial art
• om skolehelsetjenesten har system for rådgivning og bistand til skolen vedrørende tilrettelegging for integrering av kronisk syke elever og funksjonshemmede elever

Kommunen har lang erfaring med å tilrettelegge for kronisk syke og funksjonshemmede elever. Fysioterapitjenesten i skoler er en viktig medspiller i dette arbeidet.

Det er ikke utarbeidet prosedyrer for tverrfaglig samarbeid. Tverrfaglig samarbeid fungerer bra fra sak til sak, spesielt når saken har fått en viss dimensjon. Det kan bli for tilfeldig når en sak med sammensatte problemer tas opp. Kommunen profiterer på at fagfolkene kjenner hverandres arbeidsområder og at det er god kontinuitet i funksjonene.

Det opplyses at begrensede personellressurser i skolehelsetjenesten bidrar til å vanskeliggjøre rutinemessig samarbeid.

Merknaden er basert på fremlagt dokumentasjon og intervju.

Område 4
Helseovervåking, herunder om

• skolehelsetjenesten har iverksatt systematiske tiltak for å få oversikt over helseproblemer blant elevene og risikofaktorer som kan ha sammenheng med skolemiljøet
• skolehelsetjenesten har formidlet kunnskap om dette til skolen

Det er utarbeidet prosedyrer for å sikre godt samarbeide mellom hjem, skole og skolehelsetjenesten.

Det er imidlertid en viss usikkerhet om hvordan skolehelsetjenestens kunnskap om helseproblemer/risikofaktorer blir formidlet på en slik måte at behov og utfordringer gis nødvendig prioritet hos kommunens ledelse/planarbeid.

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Rådgiver Finn Martinsen, revisor
Fylkessykepleier Ellinor Vangen Hamre, revisjonsleder