INNHOLD

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble avdekket innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende to områder:

1. Kommunens godkjenning av virksomheter som omfattes av forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler, m.v.
2. Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Under revisjonen ble det avdekket to avvik og tre merknader.

Avvikene gjelder mangelfull saksbehandling av søknadene, mangel på plan for systematisk tilsyn med virksomhetene og manglende klargjøring av hvor ansvaret for tilsynet skal plasseres.

Merknadene knytter seg til mangel på prosedyre for/fremdrift i kommunens godkjenningsprosess, og manglende samsvar mellom reell og formell godkjenningsmyndighet.

På oppdrag fra Statens helsetilsyn gjennomfører fylkeslegen hvert år samordnet tilsyn med utvalgte tjenester og virksomheter i alle fylker. Kommunenes godkjenning av og tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler er ett av to områder for felles tilsyn i 1999.06.04.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes kommunen ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen tar utgangspunkt i om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten(e) drives innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer, samtaler, befaring og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler de avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensiale.

Fylkeslegen har revidert følgende områder:

1. Kommunens godkjenning av virksomheter som omfattes av forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler, m.v.
2. Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Skoler og barnehager er organisatorisk hjemmehørende i tjenestegren "undervisning" med skolesjefen som administrativ leder.

Alle virksomhetene hadde søkt kommunen om godkjenning innen 15. mai 1998. Søknadene er vurdert av helseavdelingen v/kommuneoverlege og avdelingsingeniør. Søknadene, med helse-avdelingens forslag til utbedringstiltak, ble forelagt helse- og sosialutvalget til behandling og vedtak. Utvalget vedtok å oversende søknadene til kommunens eiendomsavdeling for kostnadsberegning av de foreslåtte tiltakene.

Ingen av virksomhetene var gitt godkjenning eller hadde fått ferdigbehandlet sine søknader ved tidspunktet for fylkeslegens revisjon.

• Halden kommunes delegasjonsreglement, vedtatt av kommunestyret 22. juni 1988 og rådmannens skriv/bekreftelse vedr. reglementet, datert 12. januar 1995.
• Organisasjonskart for sentraladministrasjonen og tjenestegren "helse og sosial".
• Kommunens årsberetning for 1998.
• Kommunens økonomireglement, vedtatt av kommunestyret 1313. februar 1997.
• Eksempler på saksfremlegg for to skoler.
• Kommuneoverlegens svar på tilsynsvarsel og redegjørelse i brev av 10. mai 1999.06.04.

Varsel om tilsyn i brev til Halden kommune, datert 21.04.99.

Åpnings- og avslutningsmøte ble holdt 02.06.99 i Formannskapsalen, Halden rådhus.

På åpningsmøtet ble det fra fylkeslegen informert om bakgrunnen for og hensikten med besøket, og om den praktiske gjennomføringen av revisjonen.

6 personer ble intervjuet med sikte på å få fram informasjon omkring følgende:

• Kommunens kjennskap til lover og forskrifter som gjelder for godkjenning av/tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.
• Kommunens dokumentasjon av hvem som er ansvarlig på forskjellige nivåer, hva som skal gjøres, og hvordan de viktigste arbeidsoppgavene løses.
• Kommunens sikring av nødvendig kompetanse for godkjenning og tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.
• Kommunens bruk av vilkår eller dispensasjon ved godkjenning av barnehager og skoler.
• Kommunens saksbehandling ved godkjenning av miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Det ble ikke foretatt noen verifikasjoner under tilsynsbesøket.

Revisjonsbesøket ble avsluttet med et møte der revisjonsteamets observasjoner ble presentert:

• Ansvaret for godkjenning av virksomhetene er ikke tilstrekkelig kjent/avklart i organisasjonen.
• Ansvaret for tilsyn med virksomhetene er ikke klarlagt, det finnes ingen prosedyre og heller ingen plan for hvordan tilsynet skal utføres i h.h.t. forskriftens bestemmelser.
• Kommunen mangler prosedyre for godkjenning av virksomhetene.
• Kommunen har ikke besvart søknader om godkjenning i h.h.t. forvaltningslovens bestemmelser.
• Godkjenningsprosessen er ikke avsluttet for noen av virksomhetene, og det er uklart når virksomhetene vil kunne påregne å bli godkjent.

Avvik 1

• Ingen av virksomhetene som har søkt kommunen om godkjenning har fått svar, og er heller ikke blitt informert om den videre saksgangen/hvor saken står.

Avvik fra § 11a 2. ledd jf § 2 1. ledd bokstav b i forvaltningsloven om saksbehandlingstid og foreløpig svar i enkeltvedtak.

Avviket er basert på opplysninger fremkommet under intervjuene.

Merknad 1

• Ingen virksomheter er godkjent pr. 31.12.98, og det er uklart når godkjenning kan påregnes.

Det registreres at godkjenningsprosessen er etablert, og således oppfyller tilsynsmyndighetens "minimumskrav" på dette tidspunktet. Det er imidlertid grunn til å anmerke at kommunen ikke kan gi noen nærmere tidfesting av når godkjenningsprosessen kan være avsluttet.

Merknaden er gjort på grunnlag av opplysninger ved fylkeslegens kartlegging (mai –99), og bekreftet ved intervjuer.

Merknad 2

• Kommunen mangler prosedyre for godkjenning av skoler og barnehager.

En slik prosedyre vil være et viktig element i kommunens fremtidige interkontrollsystem for etterlevelse av forskriftens bestemmelser, og kunne i denne omgang ha forhindret de påpekte uklarheter i saksgang og arbeidsdeling mellom avdelingene i kommunen.

Merknaden er gjort på grunnlag av opplysninger ved fylkeslegens kartlegging (mai –99) og er bekreftet ved intervjuer.

Merknad 3

• Plassering av godkjenningsmyndigheten er ikke gjort tilstrekkelig kjent i organisasjonen, og er heller ikke i samsvar med gjeldende delegasjonsreglement.

Merknaden er basert på tilsendt dokumentasjon, og bekreftet ved intervjuer.

Det er kommunestyret, eller den det har gitt myndighet, som skal føre tilsyn med at bestemmelsene i forskriften blir overholdt, jfr. forskriftens § 25. Ut fra helsemyndighetenes kjennskap til status i kommunene når det gjelder internkontroll i forhold til tilsyn (og godkjenning), vil man ved denne revisjonen begrense kravet til at kommunen må kunne fremlegge en plan for systematisk gjennomføring av tilsynet ved barnehagene og skolene.

Avvik 1

• Kommunen kan ikke fremvise noen klar plassering av ansvaret for tilsynet, og har heller ikke noen plan for systematisk gjennomføring av tilsynet.

Avvik fra § 25 i forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler, m.v.

Avviket er basert på intervjuer.

6. Deltakere på revisjonsbesøket:

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok: