INNHOLD

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere ved tilsynet


Sammendrag

Tilsynet med skolehelsetjenesten i Hobøl kommune viste at man er i gang med å innrette helsetjenesten for barn og unge i samsvar med krav og intensjoner i gjeldende regelverk:

• Alle elevene i kommunen har tilbud om skolehelsetjeneste.
• Ansatte i skolehelsetjenesten er kjent med aktuelt regelverk og faglige standarder, og tjenesten utøves i henhold til disse.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Tilsynet er utført som systemrevisjon og omfattet følgende områder:

1. Allminnelige krav/internkontroll for skolehelsetjenesten
2. Helseundersøkelser og –veiledning
3. Skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper
4. Overvåking av helseproblemer og risikofaktorer.

Det ble påvist ett avvik og tre merknader under revisjonen.

Avviket gjelder mangel på etablering av internkontroll for kommunehelsetjenesten. Det foreligger heller ikke konkrete planer for etablering av dette.

Merknadene knytter seg til følgende forhold:

• Internkontrollsystemet for skolehelsetjenesten er ikke komplett og heller ikke ferdigstilt. Det mangler plan for ferdigstillelse og ledelsesforankring av systemet.

Dato: 25.05.2000

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Hobøl kommune 4. april 2000 . Revisjonen inngår som en del av Fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes kommunen ivaretar ulike myndighetskrav for helsetjenesten i skoler gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Hobøl kommune har 4 skoler; herav 3 barneskoler med til sammen 459 elever og 1 ungdomsskole med 149 elever. Ingen private skoler, og ingen videregående skoler.

Gjennom tilrettelegging av nye boligområder, har kommunen fått økt tilflytting av barnefamilier, som bl.a. har medført behov for utbygging i barneskolen. Nåværende skolebygg er fullt utnyttet og til dels overbelastet.

Dokumentunderlaget for systemrevisjonen var:

Virksomhetens egen dokumentasjon:

• Internkontrollperm for skolehelsetjenesten med prosedyrer for undersøkelser av elever og informasjon til foresatte (f.o.m. 5-års undersøkelsen t.o.m. 10. klasse).
• Årsmelding for skolehelsetjenesten
• Plan for skolehelsetjenesten
• Organisasjonskart
• Oversikt over ansatte
• Oversikt over regelverk og faglige veiledere
• Skjema for melding av avvik

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkeslegen:

• Fylkeslegens brev med varsel om tilsyn, datert 17.02.2000.
• Brev fra Hobøl kommune med dokumentasjon, datert 21.03.2000.
• Fylkeslegens brev med program for tilsynsbesøket, datert 27.03.2000.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 17. februar 2000.

Formøte ble ikke avholdt

Åpningsmøte ble avholdt 4. april 2000.

Intervjuer
4 personer ble intervjuet (se side 7)

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

2 helsekort fra basisundersøkelsen for 5-åringer. Revidert og funnet i orden.

Sluttmøte ble avholdt 4. april 2000.

Område 1: Alminnelige krav/internkontroll i skolehelsetjenesten

Avvik 1

Kommunen har ikke etablert internkontroll for kommunehelsetjenesten, eller fremlagt konkrete planer som sannsynliggjør at dette vil bli etablert i løpet av år 2000.

Avvik fra §3 i lov om statlig tilsyn med helsetjenesten.

Avviket er basert på fremlagt dokumentasjon og intervjuer.

Som del av et internkontrollsystem for kommunehelsetjenesten er det utarbeidet prosedyrer for oppgaver og aktiviteter i skolehelsetjenesten, så som medisinske undersøkelser ved skolestart og på alle klassetrinn, og informasjon til hjemmene. Systemet er imidlertid ikke komplett, det mangler stillingsbeskrivelser for lege/helsesøster og prosedyrer på tverrfaglig/–etatlig samarbeid og ansvarsgruppemøter.

Systemet som nå er under etablering for skolehelsetjenesten mangler forankring til et overordnet og helhetlig internkontrollsystem for kommunehelsetjenesten (jfr. avvik 1).

Merknaden er basert på fremlagt dokumentasjon og intervjuer.

Kommunen skal påse at skolen stiller tilfredsstillende lokaler og utstyr til disposisjon til disposisjon for skolehelsetjenesten (§ 6 i forskrift om helsetjenester i skoler).

Ved Tomter barneskole har det tidligere vært et eget rom til bruk for personell i skolehelsetjenesten. På grunn av økende elevtall ved skolen, blir dette rommet brukt også til vanlig undervisning. Dette innebærer merarbeid med hensyn til praktisk tilrettelegging og tilpasning til skolehelsetjenestens behov, samtidig som det kan bidra til at skoleheletjenesten blir oppfattet som mindre tilgjengelig for elever, lærere og foreldre.

Merknaden er basert på intervjuer.

I forskriftens formålsparagraf (§2) går det fram at skolehelsetjenesten, i samarbeid med hjemmet, skolen og det øvrige hjelpeapparatet i samfunnet, skal arbeide for å identifisere og løse de helsemessige problemer som knytter seg spesielt til skoleelevers situasjon. En slik oversikt skal, hvis mulig, knyttes til risikofaktorer med det formål å kunne forebygge sykdom og fremme helse.

Gjennom nylig gjennomført kartlegging, har man relativt god oversikt over og kjennskap til miljøforhold og trivsel i skolen. Det fremgikk imidlertid under revisjonen at det er skolen selv som er den aktive part når det gjelder å fremskaffe opplysninger om elevenes helseproblemer.

Skolehelsetjenesten mangler skriftlige prosedyrer som beskriver innholdet og fordeler oppgaver og ansvar i denne overvåkingen, og som kan sikre kontinuiteten i dette arbeidet.

Merknaden er basert på intervjuer.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Fylkessykepleier Ellinor Vangen Hamre (revisor)
Rådgiver Finn Martinsen (revisjonsleder)