INNHOLD

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Systemrevisjonen viste at Rakkestad kommune har mottatt søknader om godkjenning fra alle skoler og barnehager, og at samtlige var behandlet pr 31.12.1998. Revisjonen viste også at kommunen har god oversikt over godkjenningspliktige virksomheter, godt kjennskap til regelverket for miljørettet helsevern i virksomhetene og har sikret den nødvendige kompetanse i godkjenningsprosessen.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Tilsynet er utført som systemrevisjon og omfattet følgende områder:

1. Kommunens godkjenning av virksomheter som omfattes av forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.
2. Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler

Avvikene knytter seg til manglende orientering om klageadgangen på vedtak i godkjenningssakene og til manglende plan og manglende klarhet i ansvarsplasseringen for tilsynet.

Merknadene gjelder det nåværende manglende samsvar mellom delegert myndighet og faktisk utøvelse av godkjenningsmyndigheten. Videre mangler det plan for oppfølgingen av de pålegg som ble gitt ved godkjenningen.

Avvikene er å anse som lukket etter innkomne kommentarer og tilhørende vedlagt dokumentasjon.

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Rakkestad kommune den 07.09.2000 etter varsel av 16.06.2000. Revisjonen inngår som en del av Fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år og er en videreføring av fjorårets landsomfattende tilsyn som ble gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensiale.

Fylkeslegen har revidert følgende områder:

• Kommunens godkjenning av virksomheter som omfattes av forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.
• Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Rakkestad kommune er en landkommune med ca 7000 innbyggere og har for tiden 9 barnehager, hvorav 4 kommunale og 2 private barnehager samt 3 familiebarnehager. Kommunen har 4 barneskoler og 1 ungdomsskole. Virksomhetene er spredt i de ulike deler av kommunen.

Virksomhetene som da var i drift hadde søkt kommunen og fått godkjenning på visse vilkår innen den fastsatte frist den 31.12.1998, jfr forskrift om miljørettet helsevern i skoler og barnehager. En rekke av de aktuelle påleggene er ennå ikke etterkommet.

Dokumentunderlaget for systemrevisjonen var:

Virksomhetens egen dokumentasjon:

• Rakkestad kommunes delegasjonsreglement av 10.09.1992 med endring av 14.10.1999.
• Reglement for hovedutvalg for helsevern/sos.tj. og pleie- og omsorgstjeneste.
• Handlings- og økonomiplan for Rakkestad kommune 2000 – 2003.
• Kommunens årsmelding 1999.
• Kommunens opplegg for godkjenning og tilsyn med skoler og barnehager.
• Organisasjonskart for undervisningsetaten og for helseetaten.
• Stillingsbeskrivelser for og oversikt over ansatte.
• Kommunens svar på Fylkeslegens kartlegging.
• Standard oversendelsesbrev for vedtak med opplysninger om klageadgang og -frist.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkeslegen:

• Revisjonsvarsel av 16.06.2000.
• Kommunens oversendelse av 08.08.2000 med ovennevnte dokumentasjoner.
• Oversendelse av program for revisjonen av 31.08.2000

Dokumentasjon under tilsynet:

• Brevmal for oversendelse av godkjenningsvedtak med opplysninger om klageadgang og –frist.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 16.06.2000.

Formøte er ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 07.09.2000 i Rakkestad herredshus.

Intervjuer
5 personer ble intervjuet med sikte på å få frem opplysninger om følgende temaer:

• Kommunens kjennskap til lover og forskrifter som gjelder for godkjenning av og tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.
• Kommunens dokumentasjon av hvem som er ansvarlig på forskjellige nivåer, hva som skal gjøres, og hvordan de viktigste arbeidsoppgavene løses.
• Kommunens sikring av nødvendig kompetanse for godkjenning av og tilsyn med miljørettet helsevern.
• Kommunens bruk av vilkår eller dispensasjon ved godkjenning av barnehager og skoler.
• Kommunens saksbehandling ved godkjenning av miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

• Kommunens internkontrollsystem og plan for dette.

Verifikasjoner
Det ble ikke foretatt noen verifikasjoner under tilsynsbesøket.

Sluttmøte ble avholdt under tilsynsbesøket, og revisjonsteamets observasjoner ble der presentert:

• Kommunen har oversikt over godkjenningspliktige virksomheter.
• Det er godt kjennskap til regelverket om miljørettet helsevern i skoler og barnehager.
• Godkjenningsprosessen er organisert slik at de relevante forhold for godkjenning er vurdert før godkjenning av kompetent myndighet. Det er imidlertid ikke samsvar mellom formelt delegert myndighet for godkjenning og tilsyn og godkjenningsvedtak. Slik myndighet er p.t. delegert interkommunalt organ.
• Kommunen har sikret nødvendig helsefaglig kompetanse i godkjenningsprosessen og det er planlagt å benytte den samme kompetansen ved tilsyn.
• Det er ikke søkt eller gitt dispensasjoner. Ved godkjenning er det gitt pålegg om utbedringer med frister. Det er uklart i hvor stor grad påleggene er oppfylt, og det mangler handlingsplan for utbedringer.
• Det er ikke gitt opplysninger om klageadgang i de gjennomgåtte vedtak. Fremlagt dokumentasjon viser at det nå gis slike opplysninger.
• Kommunen har kommet langt i arbeidet med et IK-system som ivaretar regelverkets bestemmelser om miljørettet helsevern i skoler og barnehager. Man har imidlertid intet overordnet IK-system for kommunehelsetjenesten.

Område 1: Kommunens godkjenning av virksomheter som omfattes av forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. Det vises til forskriften § 6.

Avvik 1

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10.02.1967 § 27, 3. ledd

Avviket er basert på følgende observasjoner:

Det er ikke gitt opplysninger om klageadgang i de gjennomgåtte vedtak.

Fremlagt dokumentasjon viser at det nå gis slike opplysninger.

Avviket anses lukket.

• Kommunens godkjenning av virksomhetene er ikke i samsvar med vedtatt delegasjonsreglement

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

Kommunens behandling av søknadene er forberedt av helseetaten i kommunen ved Kommunelege I, helsesøster og etter oppdrag, av teknisk hygieneingeniør fra Næringsmiddeltilsynet i Indre Østfold. Godkjenningene er foretatt av kommunelege I/medisinskfaglig rådgivende lege. I 1998 var kommunelegen delegert godkjenningsmyndighet m.v., mens kommunestyret i 1999 delegerte godkjennings- og tilsynsmyndigheten til Næringsmiddeltilsynet i indre Østfold. Slik delegasjon er ikke i samsvar med lov av 25.09.1992 nr 107 om kommuner og fylkeskommuner § 23 nr 4, jfr lov av 19.11.1982 nr 68 om helsetjenesten i kommunene § 4a-3.

Observasjonene bygger på tilsendt dokumentasjon og intervjuer.

Det foreligger ikke noen plan for oppfølging av pålegg gitt ved godkjenningen.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

Vi har ikke mottatt dokumentasjon for slike planer, og mangelen på slike planer er bekreftet i intervjuer.

Område 2: Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler

Vi vil, ut fra vårt kjennskap til status i kommunene på dette området, begrense oss til å kreve at kommunen må kunne fremlegge en plan for systematisk gjennomføring av tilsynet ved barnehagene og skolene. Kommunen må dessuten kunne redegjøre for hvem som skal ha ansvar for utøvelse av tilsyn etter forskriften.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. av 15.12.1995 § 25
• Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30.04.1984 nr 15 § 3.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

Dokumentasjon og intervjuer bekrefter at det på revisjonstidspunktet ikke forelå noe ferdig system for tilsynet, og at ansvaret ikke var formelt fastsatt.

Avviket anses lukket etter kommunens kommentarer med vedlagt dokumentasjon til den foreløpige rapporten.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Førstekonsulent Fredrik S. Lorentzen, revisjonsleder
Rådgiver Finn Martinsen, revisor

Observatører:
Førstekonsulent Marit W. Haabeth, Fylkesmannen i Østfold, sosial- og familieavdelingen
Rådgiver Unni B. Grebstad, Sosial- og helsedepartementet.