INNHOLD

Tilsynet er utført som systemrevisjon

Systemrevisjonen viste at Skiptvet kommune har mottatt søknader om godkjenning fra alle skoler og barnehager, og at samtlige var blitt behandlet innen 31.12.98. Revisjonen viste også at kommunen har god oversikt over godkjenningspliktige virksomheter, godt kjennskap til regelverket for miljørettet helsevern i disse virksomhetene, og har sikret nødvendig kompetanse i godkjenningsprosessen.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble avdekket innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende to områder:

1. Kommunens godkjenning av virksomheter som omfattes av forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler, m.v.
2. Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Under revisjonen ble det avdekket to avvik og to merknader.

Avvikene gjelder manglende opplysning om virksomhetenes adgang til å klage over kommunens vedtak, mangel på plan for systematisk tilsyn med virksomhetene og manglende klargjøring av hvor ansvaret for tilsynet skal plasseres.

Merknadene knytter seg til manglende samsvar mellom reell og formell godkjenningsmyndighet, og at det blant godkjenningsdokumentene inngikk et regelverk som ikke er underlagt kommunal godkjennings- eller tilsynsmyndighet.

Dato: 25.10.99

På oppdrag fra Statens helsetilsyn gjennomfører fylkeslegen hvert år samordnet tilsyn med utvalgte tjenester og virksomheter i alle fylker. Kommunenes godkjenning av og tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler er ett av to områder for felles tilsyn i 1999.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes kommunen ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll med sikte på kvalitetsforbedring av tjenesten(e). Revisjonen tar utgangspunkt i om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten(e) drives innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer, samtaler, befaring og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler de avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav

• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensiale.

Fylkeslegen har revidert følgende områder:

1. Kommunens godkjenning av virksomheter som omfattes av forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler, m.v.
2. Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Alle virksomhetene hadde søkt kommunen og fått godkjenning på visse vilkår innen fristen 31.12.98, fastsatt i forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. Søknadene er behandlet av helseetaten v/kommunelege 1 og helsesøster, bl.a. på grunnlag av faglige vurderinger fra teknisk hygiene-ingeniør ved Næringsmiddeltilsynet i Indre Østfold. Myndighet til å godkjenne skoler og barnehager er formelt delegert til rådmannen (22.06.98), men blir i praksis foretatt av kommunelege 1/medisinsk faglig rådgiver.

• Skiptvet kommunes delegasjonsreglement, vedtatt av kommunestyret 22. juni 1998.
• Reglement for hovedutvalg for helsevern og sosiale tjenester.
• Organisasjonskart for skoleetaten, helse- og sosialetaten.
• Utdrag av kommunens årsmelding for 1998.
• Søknadsskjema og sjekklister benyttet i f.b.m. godkjenningen.
• Eksempler på saksfremlegg/godkjenningsdokument for en skole og en barnehage.
• Svar på fylkeslegens kartlegging av april –99.

• Varsel om tilsyn i brev til Skiptvet kommune, datert 23.07.99.
• Åpnings- og avslutningsmøte ble holdt 08.09.99 i Skiptvet herredshus.
• På åpningsmøtet ble det fra fylkeslegen informert om bakgrunnen for og hensikten med besøket, og om den praktiske gjennomføringen av revisjonen.
• 5 personer ble intervjuet med sikte på å få fram informasjon omkring følgende:
  Kommunens kjennskap til lover og forskrifter som gjelder for godkjenning av/tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.
  Kommunens dokumentasjon av hvem som er ansvarlig på forskjellige nivåer, hva som skal gjøres, og hvordan de viktigste arbeidsoppgavene løses.
  Kommunens sikring av nødvendig kompetanse for godkjenning og tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.
  Kommunens bruk av vilkår eller dispensasjon ved godkjenning av barnehager og skoler.
  Kommunens saksbehandling ved godkjenning av miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Det ble ikke foretatt noen verifikasjoner under tilsynsbesøket.

Revisjonsbesøket ble avsluttet med et møte der revisjonsteamets observasjoner ble presentert:

• Det er ikke samsvar mellom reell og formell godkjenningsmyndighet.
• Ansvaret for tilsyn med virksomhetene er ikke klarlagt, det finnes ingen prosedyre og heller ingen plan for hvordan tilsynet skal utføres i h.h.t. forskriftens bestemmelser.
• Det er i forbindelse med godkjenningen ikke blitt opplyst om virksomhetenes adgang til å klage over kommunens vedtak.
• Forskrift om sikkerhet ved lekeplassutstyr skal ikke inngå blant godkjenningsdokumentene, da denne ikke er underlagt kommunal godkjennings- eller tilsynsmyndighet.

Ved behandling av søknader fra virksomhetene om godkjenning, skal det i vedtaket underrettes om adgang til å klage på dette, jfr. forvaltningslovens §27.

Avvik 1

• Det er ikke opplyst om virksomhetenes klageadgang på kommunens vedtak.

Avvik fra §27, 3 ledd i forvaltningsloven.

Avviket er basert på tilsendt dokumentasjon og bekreftet ved intervjuer.

Merknad 1

• Kommunens godkjenning av virksomhetene er ikke i samsvar med vedtatt delegasjonsreglement.

Etter denne forskriften skal virksomhetene godkjennes av kommunestyret. Det er ikke foretatt spesiell delegasjon av myndighet i forhold til forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. I følge delegasjonsreglement av 22.06.98. er myndighet i "kurante saker"etter lov om helsetjenesten delegert til rådmannen. I praksis blir myndigheten utøvet av kommunelege 1.

Merknaden er basert på tilsendt dokumentasjon og bekreftet ved intervjuer.

Merknad 2

• Forskrift om sikkerhet ved lekeplassutstyr inngår blant godkjenningsdokumentene for den enkelte virksomhet.

Forskriften for sikkerhet ved lekeplassutstyr er hjemlet i produktkontrolloven, og er ikke underlagt kommunal godkjennings- eller tilsynsmyndighet.

Merknaden er basert på tilsendt dokumentasjon, og bekreftet ved intervjuer.

Det er kommunestyret, eller den det har gitt myndighet, som skal føre tilsyn med at bestemmelsene i forskriften blir overholdt, jfr. forskriftens § 25.

Ut fra helsemyndighetenes kjennskap til status i kommunene når det gjelder internkontroll i forhold til tilsyn (og godkjenning), vil man ved denne revisjonen begrense kravet til at kommunen må kunne fremlegge en plan for systematisk gjennomføring av tilsynet ved barnehagene og skolene. Kommunen må videre kunne redegjøre for hvem som skal ha ansvar for utøvelse av tilsyn etter forskriften.

Avvik 1

• Kommunen kan ikke fremvise noen klar plassering av ansvaret for tilsynet, og har heller ikke noen plan for systematisk gjennomføring av tilsynet.

Avvik fra § 25 i forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler, m.v. jfr. tilsynslovens §3.

Avviket er basert på intervjuer.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Fredrik S. Lorentzen, Førstekonsulent (revisor)
Finn Martinsen, Rådgiver (revisjonsleder)
Øystein P. Solevåg, Førstekonsulent i Statens helsetilsyn (observatør)