INNHOLD

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de observasjoner som er gjort innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Alminnelige krav/internkontroll for skolehelsetjenesten
• Helseundersøkelser og veiledning
• Skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper
• Overvåking av helseproblemer og risikofaktorer

Skolehelsetjenesten i Spydeberg kommune har lagt et godt grunnlag for kvalitetssystem for virksomheten. Kommunen har tilbud om skolehelsetjeneste, herunder systematiske helseundersøkelser samt individuell helseveiledning til alle elever på barnetrinnet. Kommunen har ikke selv videregående skole. Skolehelsetjenesten utøves med basis i anbefalte faglige standarder. Og tjenesten har sikret seg nødvendig kompetanse og administrativt ansvar med klar ansvarsfordeling. Tjenesten preges av kontinuitet og engasjement hos de ansatte. Skolehelsetjenesten samarbeider med skolen og andre etater som bidrar til å gi oversikt over helseproblemer og risikofaktorer.

Det ble påvist 1 avvik og 3 merknader under revisjonen.

Avviket dreier seg om manglende plan for internkontrollsystem for kommunens helsetjeneste som er ledelsesforankret sentralt i kommunen. Fremdrift i arbeidet er heller ikke tidfestet. Internkontrollsystemet for skolehelsetjenesten er ikke komplett og heller ikke ferdigstilt.

Merknadene knytter seg til følgende forhold:

Tilbudet begrenses med hensyn til kapasitet og tilgjengelighet på barnetrinnet da skolehelsetjenesten mangler hensiktsmessige/funksjonelle lokaler ved Spydeberg barneskole.

Forpliktende tverrfaglig/etatlig samarbeid er ikke tilstrekkelig strukturert i forhold til å hjelpe elever med sammensatte problemer.

Kommunen har ikke et tilstrekkelig system for å bringe frem kjent kunnskap om risikoforhold knyttet til skoleelevers helse som når overordnet kommunal planlegging.

Dato:

Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Spydeberg kommune 02.11.2000. Revisjonen inngår som en del av fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Det er 2 skoler på barnetrinnet i Spydeberg kommune med 274 elever og

1 ungdomsskole med 177 elever. Nærmeste videregående skole er Askim. Spydeberg kommune kjøper skolehelsetjeneste fra Askim kommune, en ordning de er fornøyd med. Elevene fra Spydeberg har også mulighet til å benytte seg av ungdomshelsestasjon i Askim.

Ledende helsesøster er daglig administrativ leder av tjenesten. Det er to helsesøsterstillinger. Inneværende år er de økt til to fulle stillinger.

Det medisinske ansvaret for skolehelsetjenesten er tillagt skolelege som også er kommunelege I. Fysioterapitjenesten er en vesentlig del av skolehelsetjenesten.

Spydeberg kommune viser interesse og engasjement i det forebyggende helsearbeid. Og det er et prioritert område. Blant annet har kommunen, sammen med 7 andre Østfoldkommuner, deltatt i en spørreundersøkelse blant barnefamilier som møtte på barnekontroll på helsestasjonen våren 1998. Hensikten med undersøkelsen var å få kunnskap om helsemessige risikoforhold og beskyttelsesforhold i den enkeltes livssituasjon, hvor disse faktorene forekommer, og hvilke forhold i lokalsamfunnet som særlig bidrar til å påvirke dem.

Skolehelsetjenesten har dessuten deltatt i en kartlegging av spiseforstyrrelser. Skolehelsetjenesten vil gå videre med tema spiseforstyrrelser med å bruke metoden

"Du bestemmer"; som er en anbefalt metode som legger vekt på elevenes egen aktive medvirkning i helseveiledningen.

Spydeberg kommune tar mål av seg til å få status som "Trygt lokalsamfunn".

3. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Oversiktsplan for skolehelsearbeidet 2000/2001
• Prosedyreskjema på områdene:
  - 5 års/førskoleundersøkelse
  - Helseopplysning i 2. og 5. klasse
  - Lengdemåling i 3. og 7. kasse
  - Pubertetsundervisning 6. klasse
  - Helseopplysning i gruppe for 8. klasse
  - Helseopplysning i gruppe for 9. klasse
  - Samliv/prevensjonsundervisning 10. klasse
  - Målrettet undersøkelse 1-10 klasse
  - Ansvarsgruppemøter
  - Kontaktskjema/informasjonsskjema hjem/skole
  - Henvisningsprosedyrer
  - Informasjonsskjema om skolehelsetjenestens tilbud

• Avviksskjema
• Oversikt over skriv, skjemaer og prosedyrer som brukes i skolehelsetjenesten
• Skolehelseplan for Spydeberg 2000/2001
• Enkel oversikt over helsesøster - og jordmortjenesten lagt inn på kommunens internettsider
• Utdrag fra Handlingsplan for helsetjenesten 2000-2003
• Organisasjonskart
• Stillingsbeskrivelse for ledende helsesøster og skolelege
• Ansatte i virksomheten
• Handlingsplan for medisinsk (re)habiliteringstjeneste 1999-2003

Korrespondanse mellom virksomheten og fylkeslegen:

• Fylkeslegens brev med varsel om tilsyn, datert 10.04.2000 og brev av 26.04.2000 om endret dato for tilsyn.
• Brev fra Spydeberg kommune med dokumentasjon, datert 15.08.2000.
• Brev fra fylkeslegen med program for tilsynsbesøket, datert 18.08.2000 og 04.09.2000.

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 26.06.2000.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 02.11.2000.

4 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• Om det var foretatt 5 års/førskoleundersøkelse før skolestart, som er et tilbud til alle 5 og 6 åringer i kommunen.

Resultat: Skolestartundersøkelse er utført og dokumentert i 3 helsekort.

Sluttmøte ble avholdt 02.11.2000.

5. Reviderte områder og funn

Område 1:
Alminnelige krav, herunder om:

• alle grunn- og videregående skoler har skolehelsetjeneste
• om kommunen har etablert internkontroll i kommunehelsetjenesten, herunder skolehelsetjenesten
• om skolehelsetjenesten/kommunen er kjent med lovkrav og faglige standarder
• om det medisinske faglige ansvaret for skolehelsetjenesten ligger hos lege

Alle elever får tilbud om skolehelsetjeneste. Ansatte i skolehelsetjenesten er kjent med aktuelt regelverk og faglige standarder. Det medisinske ansvaret ligger hos skolelegen/kommunelege I.

Som en del av et internkontrollsystem for kommunehelsetjenesten er det utarbeidet prosedyrer for oppgaver og aktiviteter for skolehelsetjenesten.

Avvik fra §3 i Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten

Det er ikke utarbeidet plan for helsetjenestens internkontrollsystem som er ledelsesforankret sentralt i kommunen. Fremdrift i arbeidet er heller ikke tidfestet.

Avviket er basert på manglende fremlagt dokumentasjon og bekreftet ved intervju.

Område 2:
Undersøkelser og veiledning, herunder om:

• skolehelsetjenesten tilbyr systematiske medisinske undersøkelser til alle skoleelever
• skolehelsetjenesten tilbyr individuell helseveiledning
• skolehelsetjenesten har et system for å identifisere elever med spesielle behov

Det utføres en medisinsk undersøkelse ved skolestart og foresatte informeres samtidig om skolehelsetjenestens tilbud. Denne undersøkelsen legger grunnlag for senere oppfølging av elevene med individuell helseveiledning og målrettet helseundersøkelse som er nedfelt i skolehelsetjenestens prosedyrer.

En av barneskolene mangler egnede lokaler for skolehelsetjenesten. Dette kan gjøre tjenesten lite tilgjengelig, lite integrert i skolen og reduserer muligheten for kontakt skole/hjem og eleven.

Det opplyses at kommunen har vedtatte konkrete planer for utbedring av lokaler for skolehelsetjenesten ved Spydeberg skole.

Merknaden er basert på fremlagt dokumentasjon og bekreftet ved intervju.

Område 3
Tiltak for utsatte grupper, herunder om

• skolehelsetjenesten har etablert et forpliktende tverrfaglig samarbeid, herunder henvisningsrutiner, for å hjelpe elever som har sammensatte problemer av helsemessig, pedagogisk, psykologisk eller sosial art
• om skolehelsetjenesten har system for rådgivning og bistand til skolen vedrørende tilrettelegging for integrering av kronisk syke elever og funksjonshemmede elever

Skolehelsetjenesten informerer foreldre om tjenesten gjennom plan for skolehelsetjenesten og informasjonsbrosjyrer som informerer om hva som skjer på ulike klassetrinn og hvordan kontakt mellom hjem og skole kan fungere.

Kommunen har lang erfaring med å tilrettelegge for kronisk syke og funksjonshemmede elever. Fysioterapitjenesten i skoler er en viktig medspiller i dette arbeidet. Det er utarbeidet Handlingsplan medisinsk (re)habiliterings tjeneste 1999-2003 som er en del av kommunens vedtatte planarbeid. Planen omhandler også barn og unge herunder ansvarsgrupper og primærgrupper rundt barn og unge med habilitering/rehabiliteringsbehov. Områdepediatri er godt etablert.

Tverrfaglig samarbeid oppgis å fungere bra fra sak til sak. Kommunen profiterer på at fagfolkene kjenner hverandres arbeidsområder og at det er god kontinuitet i funksjonene.

Det er ikke utarbeidet godkjente prosedyrer for strukturert og formalisert tverrfaglig/tverretatlig samarbeid.

Merknaden er basert på manglende fremlagt dokumentasjon og bekreftet ved intervju.

Område 4
Helseovervåking, herunder om

• skolehelsetjenesten har iverksatt systematiske tiltak for å få oversikt over helseproblemer blant elevene og risikofaktorer som kan ha sammenheng med skolemiljøet
• skolehelsetjenesten har formidlet kunnskap om dette til skolen
  Informantene gir inntrykk av at skolehelsetjenesten gjennom tett elevkontakt og samarbeid med ulike instanser har god kjennskap til helseproblemer og risikofaktorer som påvirker elevenes helse.

Det er avdekket en viss usikkerhet om hvordan skolehelsetjenestens kunnskap og oversikt over helseproblemer/risikofaktorer blir formidlet og videreført slik at behov og utfordringer gis nødvendig prioritet hos kommunens ledelse.

Kommunen mangler prosedyrer for systematiske tiltak når det gjelder helseovervåking blant elevene.

Merknaden er basert på manglende fremlagt dokumentasjon og bekreftet ved intervju.

6. Deltakere ved tilsynet

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Navn	Funksjon	Åpningsmøte	Intervju	Sluttmøte
Jørn Bakken	Kommunelege I/ skolelege	X	X	X
Kjellaug Kverneland Lende	Ledende helsesøster	X	X	X
Bjørg Moen Tobiassen	Helsesøster	X	X	X
Kari Beate Uri	Rådgiver ungdomsskolen	X		X
Hans Moesgaard	Helse- og omsorgssjef	X		X
Jorid Grimeland	Kommunefysioterapeut	X	X	X
Stein Håland	Ordfører	X		X
Unni Skaar Jahren	Rådmann	X		X

Fra fylkeslegen deltok:
Fylkessykepleier Ellinor Vangen Hamre, revisjonsleder
Rådgiver Finn Martinsen, revisor
Som observatør deltok:
Spesiallege Heidi Merete Rudi, Statens helsetilsyn