INNHOLD

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Personvern og diskresjon
• Legemiddelhåndtering
• Nødvendig helsehjelp
• Hygiene og smittevern
• Organisering av helsetjenesten i fengslet

Det ble under tilsynsbesøket avdekket 3 avvik fra gjeldende myndighetskrav (lover og forskrifter).

Avvik 1:

Sykepleietjenesten på 4 timer i uken er for lav og bør økes i omgang for å kunne sies å være faglig forsvarlig i henhold til helsepersonellovens §16, jfr. §4.

Følgende observasjoner ligger til grunn for dette: så vel kommuneoverlege, tilsynslege, fangepopulasjonen av et stort antall utlendinger som krever mye tid for sykepleier.

Avvik 2:

Fengslet mangler et helhetlig kvalitets- og internkontrollsystem i henhold til §3 i lov om statlig tilsyn med helsetjenesten.

Følgende observasjoner ligger til grunn for dette: De ulike tilsendte prosedyrer og rutiner er ikke samlet i en felles perm. De tilsendte kvalitetshåndbøker gjelder generelt for pleie- og omsorg i Gjøvik kommune og delplanen for fengsels helsetjenesten er under utarbeidelse.

Avvik 3:

Fengselstjenestemenn med delegert myndighet til å dele ut medikamenter fra dosett skal levere medikamentet direkte til den innsatte uten først å legge disse i plastbegre og deretter gi deretter gi medikamentene til de innsatte. Avviket er hjemlet i forskrift om legemiddelhåndteringen i kommune §8.

Følgende observasjon ligger til grunn for dette: tjenestemennene tar medikamentene fra dosett og legger disse over i et plastbeger for hver innsatt som står på et brett. Dette gir muligheter for at det kan oppstå feil i forbindelse med utleveringen til pasienten. Tjenestemennene bør ta medikamentene direkte fra dosett og gi disse direkte til den innsatte.

Dato: 12.10.2001

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Gjøvik kretsfengsel i perioden 09.10.2001 . Revisjonen inngår som en del av fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Helsetjenesten ved Gjøvik kretsfengsel er tilfredsstillende og fylkeslegen er for sitt vedkommende imponert over journalsystemene og oppbevaringen av følsom dokumentasjon. De ansatte har god forståelse for ansvarsforholdene innen helstetjensten og de ulike oppgavefordelinger er kjent for alle ansatte.

Fengslet har mange innsatte på ordinær soning og de mottar stadig flere utlendinger. Dette fører til et økende behov for tolketjenester.

Fengselstjenestemennene ga uttrykk for at de var seg sitt ansvar bevisst i forhold til sin befatning med medikamenter og herunder behovet for opplæring.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Kvalitetspermer
• Metodebeskrivelser for helsetjenesten i Gjøvik kretsfengsel
• Innhold og omfang av medisinsk tilsyn
• 5 pasientjournaler

Korrespondanse mellom virksomheten og fylkeslegen:

• Varsel om tilsyn 23.07.2001-10-12
• Oversendelse av kvalitetspermer og prosedyrer 13.09.2001

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel: ble utsendt 23.07.2001.

Formøte: det ble ikke avholdt formøte.

Åpningsmøte: ble avholdt: 09.10.2001 kl.09.00 .

Intervjuer
Følgende personer ble intervjuet.
-Sykepleier Synnøve Holm
- Betjent Arvid Kjeldsberg
- Fengselsinspektør Harald Kristensen
- Fengselslege Brij Kaul
- Virksomhetsleder Helse- og Omsorg i Gjøvik kommune Sissel Glomseth
- Kommuneoverlege i Gjøvik kommune Olav Brunborg

Følgende verifikasjoner ble gjennomført.
- 7 pasientjournaler ble brukt som grunnlag for verifikasjoner. Ytterligere to som ble tilfeldig valgt ble gjennomgått under verifikasjonen.
- Journalsystemene ble gjennomgått særlig med henblikk på hvordan journaler føres og oppbevares.
- Oppbevaring av medisinkardex.
- Hvordan meldinger og blanketter håndteres.
- Medisinskap ble kontrollert.

Sluttmøte ble avholdt: 09.10.2001 kl. 14.30.

Område 1: Organisering

Sykepleiertjenesten på 4 timer i uken er for lav i omfang og bør økes for å kunne sies å være faglig forsvarlig, jfr. helsepersonellovens §§16 og 4.

Fengslet mangler et helhetlig kvalitets- og internkontrollsystem i henhold til §3 i lov om statlig tilsyn med helsetjenesten.

Det ble ikke funnet noen forhold som gir grunnlag for merknader under dette området.

Område 2: Personvern og diskresjon.

Ingen avvik eller merknader i forhold til gjeldende myndighetskrav.

Område 3: Legemiddelhåndtering.

Fengselstjenestemenn med delegert myndighet til å dele ut medikamenter fra dosett skal levere medikamentet direkte til den innsatte uten først å legge disse i plastbegre, jfr. §8 i forskrift om legemiddelhåndteringen i kommunene.

Det ble ikke observert forhold som ga grunnlag for merknader under dette området.

Område 3: Nødvendig helsehjelp.

Ingen avvik eller merknader i forhold til myndighetskravene.

Område 4: Hygiene og smittevern.

Ingen merknader i forhold til myndighetskravene.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Ass. fylkeslege Tove Kristin Jevne
Seniorrådgiver Svein Helgesen