INNHOLD

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Om kommunehelsetjenesten har planlagt, organisert og styrt sine helsetjenester slik at:

• barn og unge med psykiske problemer får individuelle undersøkelser og oppfølgning
• samarbeidet om barn og unge med psykiske problemer ivaretas
• det utarbeides individuelle planer for barn og unge med psykiske problemer

I tillegg til ovennevnte områder er fylkeslegen bedt om å se på om kommunen har et fungerende internkontrollsystem for de områder som tilsynet omfatter.

Fylkeslegen har under tilsynet ikke vurdert forekomst i kommunen, men hvorvidt kommunen har systemer som fanger opp slike behov i befolkningen.

Holmestrand kommune har etablert et internkontrollsystem som dekker området for tilsynet. Rutinene bygger på en innarbeidet praksis. Prosedyren for avvikshåndtering er kjent, selv om den i realiteten sjelden er i bruk i enkelttilfeller.

Helsestasjon for barn og unge følger veilederens anbefalinger for generelle og målrettede undersøkelser. Kommunen har medarbeidere med god kompetanse. Helsetjenesten for barn og unge har godt innarbeidede rutiner for oppfølging av barn med spesielle behov, samarbeid om barn og unge om psykososiale problemer og tverrfaglig tilnærming.

Fylkeslegens generelle inntrykk er at barn og unge med psykiske problemer får individuelle undersøkelser og oppfølgning. Det er imidlertid i liten grad samhandling mellom helsestasjonstjenesten og fastlegene. Enkelte leger er svært vanskelig å kontakte (særlig telefonisk) og det svikter med hensyn til deltakelse i tverrfaglige møter. Det er ikke systematisk informasjon til fastlegen når helsestasjon/skolehelsetjeneste henviser til Barne- og ungdomspsykiatriske poliklinikk (BUPA).

Samarbeidet med barneverntjenesten er godt. Det finnes faste møtearenaer mellom helsetjenesten og barneverntjenesten, men det har vært til dels betydelige problemer ,med å få etablert et funksjonelt godt samarbeide med pedagogisk-psykologiske tjenester og til en viss grad også med enkelte av skolene. Det er mange eksempler på godt samarbeide mellom skolesektoren og helsepersonell om enkeltpasienter, men det savnes et etablert, strukturert system for samhandling og samarbeide.

Holmestrand kommune er godt i gang med arbeidet med individuell plan. Kommunen har utarbeidet retningslinjer for utarbeidelse av individuell plan for brukere som innehar denne rett. På grunn av en omorganisering i kommunen er den formelle ansvarsplasseringen ikke endelig fastlagt. Enkelte barn og unge med funksjonshemninger har fått utarbeidet individuelle planer, likeledes har ungdom som har vært til behandling ved Nordre Vestfold distriktspsykiatriske senter fått slike planer, men arbeidet med individuell plan for barn og unge med psykiske problemer kan ikke sies å være igangsatt. Utstrakt bruk av ansvarsgrupper kompenserer delvis for mangelen på individuelle planer.

Fylkeslegens inntrykk etter tilsynet er at Holmestrand helsestasjon har en god helsetjeneste for området barn og unge med psykiske problemer, med engasjerte medarbeidere. Det er stor grad av bevissthet blant ansatte når det gjelder samtykke og overholdelse av taushetsplikten.

Fylkeslegen har sett på bare en del av helsetjenesten i Holmestrand kommune, heller ikke alle aspekter ved helsetjenestetilbudet til barn og unge med psykiske problemer ble vurdert.

Fylkeslegen fant følgende to avvik under tilsynet:

• Samarbeidet mellom de kommunale sektorer som har ansvar for barn og unge er ikke i tilstrekkelig grad strukturert slik at barn og unge med psykiske problemer er sikret samordning av og samhandling om hjelpetilbudene.
• Det er ikke endelig avklaret hvilken instans det er i kommunen som har ansvar for at arbeidet med utarbeidelse av individuelle planer for pasienter med behov for langvarige og koordinerte tjenester, og som ønsker slik plan, gjennomføres i kommunen. Det store flertallet av enkeltpasient blant barn og unge med psykiske problemer som har rett til slik plan, har ikke fått utabeidet individuelle planer..

I tillegg er det gitt en merknad om at

• Samhandling mellom helsestasjonstjenesten og fastlegene er ikke avklart for det området som omfattes av tilsynet;

Dato: 27.11.2002

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Holmestrand kommune i perioden 30. september – 27. november 2002. Tilsyn med helsetjenesten til barn og unge med psykiske problemer er et felles tilsyn for Statens helsetilsyn og fylkeslegene, og inngår som en del av fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i 2002.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensiale.

Holmestrand kommune har ca. 10.000 innbyggere. Aldersgruppen 0-18 år utgjør i for 1. januar 2002 2.319 individer. For barn og unge antas det at 15% har alvorlige vansker i forhold til seg selv eller til andre mennesker. For Holmestrand kommune vil det utgjøre 348 barn og unge i 2002 og 5% (116 individer) anses å trenge tilbud innen psykiatrisk spesialisthelsetjeneste.

Holmestrand har de siste årene gjennomgått store organisasjonsendringer med flytting av ledelsesansvaret for enheter med ansvar for barn og unge mellom sektorledere med tilhørende usikkerhet med hensyn til hviulke samarbeidstrukturer som er mest påkrevet for å sikre enhetlig håndtering og samhandling. Samarbeidet har i regelen vært godt når det gjelder tiltak til beste for enkeltpasienter/elever, men det har vært vanskelig å få gjennomført strukturert samarbeide og regelmessige møter om generell samhandlingsproblematikk mellom skoler og barnehager og representanter for PPT, Barneverntjenesten og Helsesøstertjenesten.

Korrespondanse mellom fylkeslegen og virksomheten:

• Brev fra fylkeslegen av 30. september 2002, varsel om tilsyn og varsel om felles formøte.
• Svar datert 30. oktober 2002 med dokumentasjon fra Holmestrand kommune (8 vedlegg)
• Brev fra fylkeslegen av 12. november 2002 med program for tilsynet

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 30. september 2002

Felles formøte for alle tilsynsobjektene ble avholdt 16. oktober 2002

Åpningsmøte ble avholdt 27. november 2002

Intervjuer
- 6 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• Gjennomgang av 6 av 31 fremlagte journaler

Sluttmøte ble avholdt 27.november 2002

Område 1:

Har kommunehelsetjenesten planlagt, organisert og styrt sine helsetjenester slik at barn og unge med psykiske problemer får individuelle undersøkelser og oppfølging.

Det er ikke funnet grunnlag til å påpeke avvik.

Merknad 1

• Det foreligger ikke entydige samhandlingsrutiner mellom helsestasjonstjenesten og fastlegene for de området som omfattes av tilsynet

Merknaden bygger på følgende observasjoner:

• Fastlege informeres ikke når helsestasjon/skolehelsetjeneste henviser til BUPA
• Når PP-tjenesten henviser til BUPA er det ikke noe system for tilbakemelding og mangelfulle dokumentasjon av henvisningen i helsestasjonsjournalene.

Område 2:

Har kommunehelsetjenesten planlagt, organisert og styrt sine helsetjenester slik at samarbeidet om barn og unge med psykiske problemer ivaretas

Avvik

• Samarbeidet mellom de kommunale sektorer som har ansvar for barn og unge er ikke i tilstrekkelig grad strukturert slik at barn og unge med psykiske problemer er sikret samordning av og samhandling om hjelpetilbudene.

Avviket er basert på følgende myndighetskrav:-

• Lov om helsetjeneste i kommunene § 6-3, jf Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 3.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Det finnes noe strukturert samarbeide mellom helsestasjonen/skolehelsetjenesten på den ene side og PP-tjenesten, skolene og barnehagene på den andre annet enn i forhold til tiltak for enkeltpasienter/elever. Til tross for at det har vært kjent i lengre tid at sarbeidsklimaet mellom de to sektorene ikke har vært optimal og ikke optimal organisering av tjenestesektorene, gjennomførte kommunens ledelse ingen tiltak med sikte på å medvirke til bedre samhandling mellom medarbeiderne i sektorene før i november 2002.

Område 3:

Har kommunehelsetjenesten planlagt, organisert og styrt sine helsetjenester slik at barn og unge med psykiske problemer får utarbeidet individuelle planer

Avvik

• Det er ikke endelig avklaret hvilken instans det er i kommunen som har ansvar for at arbeidet med utarbeidelse av individuelle planer for pasienter med behov for langvarige og koordinerte tjenester, og som ønsker slik plan, gjennomføres i kommunen. Det store flertallet av enkeltpasient blant barn og unge med psykiske problemer som har rett til slik plan, har ikke fått utabeidet individuelle planer..

Avviket er basert på følgende myndighetskrav:

• Lov om helsetjeneste i kommunene § 1-3a, jf Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 3.
• Forskrift om individuell plan av 8. juni 2001, § 5.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Kommunen utarbeidet retningslinjer, men etter omorganiseringen av skole- og helse- og sosialssektoren er det uklart hvem det er som har det koordinerende ansvar for opplæring i utarbeidelse av individuelle planer og gjennomføring av innføringsprosessen. Bortsett fra for en enkelt pasient med behov for rehabilteringsplan, er arbeidet med individuell plan ikke iverksatt for barn og unge med psykiske problemer.

* Holmestrand kommune
** Fylkeslegen i Vestfold
*** Statens helsetilsyn