INNHOLD

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Om kommunehelsetjenesten har planlagt, organisert og styrt sine helsetjenester slik at:

• barn og unge med psykiske problemer får individuelle undersøkelser og oppfølgning
• samarbeidet om barn og unge med psykiske problemer ivaretas
• det utarbeides individuelle planer for barn og unge med psykiske problemer

I tillegg til ovennevnte områder er fylkeslegen bedt om å se på om kommunen har et fungerende internkontrollsystem for de områder som tilsynet omfatter.

I stortingsmelding nr. 25 (1997/98), vedlegg 1, vises det til en utbredelse av psykiske problemer hos barn og unge på ca. 20%, men at forekomst av symptomer og tilstander varierer med alder, kulturelle og sosiale forhold og med kjønn. Det anslås at ca. 5% av barnebefolkningen har slike problemer at det er behov for spesialisthelsetjeneste. Fylkeslegen har under tilsynet ikke vurdert forekomst i kommunen, men hvorvidt kommunen har systemer som fanger opp slike behov i befolkningen.

Horten kommunen har etablert et internkontrollsystem som dekker området for tilsynet. Noen av rutinene er av ny dato, men det kom frem at de bygger på en innarbeidet praksis. Prosedyren for avvikshåndtering var imidlertid ikke helt innarbeidet, selv om den i enkelttilfeller hadde vært i bruk.

Helsestasjon for barn og unge følger veilederens anbefalinger for generelle og målrettede undersøkelser. Kommunen har medarbeidere med god kompetanse og har nyttiggjort seg godt tilbud om etter- og videreutdanning innen utsatte barn og unge/barn og unge med psykiske problemer. Helsetjenesten for barn og unge er nylig styrket med en 50% stilling for helsesøster med spesialutdanning i psykiatri, finansiert med statlige midler fra opptrappingsplanen for psykisk helse..

Fylkeslegens generelle inntrykk er at barn og unge med psykiske problemer får individuelle undersøkelser og oppfølgning. Det er imidlertid i liten grad samhandling mellom helsestasjonstjenesten og fastlegene, og slik samhandling er ikke avklart mellom de to partene. Det er ikke systematisk informasjon til fastlegen når helsestasjon/skolehelsetjeneste henviser til Barne- og ungdomspsykiatriske poliklinikk (BUPA). Det foreligger imidlertid godt samarbeide mellom PP-tjenesten og helsestasjon/skolehelsetjeneste når hjelpetjenesten henviser til BUPA, bl a fordi slik henvisning gjerne forutsetter "kontrasignatur" fra helsestasjonslegen på henvisningsblanketten for at henvisningen skal være formelt i orden. Samarbeidet med barneverntjenesten er også godt.

Det finnes faste møtearenaer mellom helsesøster og skolens rektor og spesialpedagoger og PP-tjenesten og barneverntjenesten i form av såkalte "TT-møter" (tverrfaglig team møter).

Horten komme er i startfasen i forhold til arbeidet med individuell plan. Kommunen har utarbeidet retningslinjer for utarbeidelse av individuell plan for brukere som innehar denne rett. Den formelle ansvarsplasseringen er ikke kjent ute i organisasjonen. Arbeidet med individuell plan for barn og unge med psykiske problemer er ikke igangsatt. Utstrakt bruk av ansvarsgrupper kompenserer delvis for mangelen på individuelle planer.

Fylkeslegens inntrykk etter tilsynet er at Horten helsestasjon har en god helsetjeneste for området barn og unge med psykiske problemer, med engasjerte medarbeidere. Det er stor grad av bevissthet blant ansatte når det gjelder samtykke og overholdelse av taushetsplikten. Ved gjennomgang av et antall journaler ble det funnet forbedringsmuligheter i form at bedre dublering av dokumentasjon når andre enn helsestasjonen sto som henvisende instans til annenlinjetjenesten, samt bedre oppfølgingsnotater om resultater av samvirke med øvrige kommunale tjenester og spesialisthelsetjenesten.

Fylkeslegen har sett på bare en del av helsetjenesten i Horten kommune, heller ikke alle aspekter ved helsetjenestetilbudet til barn og unge med psykiske problemer ble vurdert.

Fylkeslegen fant følgende avvik under tilsynet:

• Individuell plan er ikke tatt i bruk i enheten.

I tillegg er det gitt to merknader om at

• Samhandling mellom helsestasjonstjenesten og fastlegene er ikke avklart for det området som omfattes av tilsynet;

samt at

• Journalføringen i Helsetjenesten for barn og unge kan gjøres bedre.

Dato: 17.09.2002

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Horten kommune i perioden 24. juni– 19. september 2002. Tilsyn med helsetjenesten til barn og unge med psykiske problemer er et felles tilsyn for Statens helsetilsyn og fylkeslegene, og inngår som en del av fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensiale.

Horten kommune har ca. 24.000 innbyggere. Aldersgruppen 0-18 år utgjør i for 1. januar 2002 6.216 individer. For barn og unge antas det at 15% har alvorlige vansker i forhold til seg selv eller til andre mennesker. For Horten kommune vil det utgjøre 932 barn og unge i 2002 og 5% (310 individer) anses å trenge tilbud innen psykiatrisk spesialisthelsetjeneste.

For Hortens vedkommende hadde Helsetjenesten for barn og unge, Barneverntjenesten og pedagogiske/psykologisk tjeneste (PPT) i 2001 kontakt med 699 barn og unge. Av disse fikk 15% behandling og tiltak i flere enn en av tjenestene. I tillegg hadde Tiltakstjenesten registrert ca 30 barn med ADHD-diagnose

Horten har de siste årene gjennomgått store organisasjonsendringer. Ansvaret for barn og unge med langvarige sammensatte behov er fordelt på flere enheter og plasseres og koordineres i forhold til hvilke typer behov det dreier seg om. Innen målgruppen barn og unge benyttes ansvarsgrupper for å gi barnet og familien et helhetlig tjenestetilbud, koordinere og tydeliggjøre ansvar. Det foreligger et politisk vedtak fra januar 2002 hvor administrasjonen er pålagt å etablere forpliktende rutiner mellom enheter i forhold til samarbeid og samordning av kommunale tjenester for barn og unge. Fokus skal legges på forebyggende arbeid med tanke på tidlig intervensjon for barn og unge med hjelpebehov fra flere instanser samtidig. Et virkemiddel er å videreføre bruk av tverrfaglig team ("TT-møter") innen kommunen. Det betyr at det skal gjennomføres regelmessige møter mellom skoler og barnehager og representanter for PPT, Barneverntjenesten og Helsetjenesten for barn og unge. Det er inngått en samarbeidsavtale mellom Vestfold fylkeskommune, Tverrfaglig spesialisttjeneste, Habiliteringstjenesten og kommunen. I kommunenes psykiatriplan for 2002-2004 vurderes samarbeidet med Barne- og ungdomspsykiatrisk avdeling (BUPA) som ikke tilfredsstillende. Både ventetid og manglende veiledning kritiseres i planen.

Korrespondanse mellom fylkeslegen og virksomheten:

• Brev fra fylkeslegen av 24. juni 2002, varsel om tilsyn
• Svar datert 29. juli 2002 med dokumentasjon fra Horten kommune (se nedenfor)
• Brev fra fylkeslegen av 6. august 2002, om felles formøte
• Brev fra fylkeslegen av 6. august 2002, med forespørsel om opplysninger fra pedagogisk psykologisk tjeneste (PPT) og barneverntjenesten (BVT)
• Brev av 23. august 2002 fra PPT
• Brev av 4. september fra Barneverntjenesten
• Brev fra fylkeslegen av 9. september 2002 med program for tilsynet
• Svar datert 11. september om møtested og –tid.

Dokumenter fra Horten kommune, vedlagt svar datert 29. juli 2002, samt vedlagt div. etterspurt dokumentasjon i brev av 23. august fra PPT og 4. september fra BVT.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 24. juni 2002

Felles formøte for alle tilsynsobjektene ble avholdt 30. august 2002

Åpningsmøte ble avholdt 17. september 2002

Intervjuer
5 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• Gjennomgang av 20 journaler

Sluttmøte ble avholdt 17. september 2002

Område 1:

Har kommunehelsetjenesten planlagt, organisert og styrt sine helsetjenester slik at barn og unge med psykiske problemer får individuelle undersøkelser og oppfølging.

Det er ikke funnet grunnlag til å påpeke avvik.

Merknad 1

• Det foreligger ikke entydige samhandlingsrutiner mellom helsestasjonstjenesten og fastlegene for de området som omfattes av tilsynet

Merknaden bygger på følgende observasjoner:

• Fastlege informeres ikke når helsestasjon/skolehelsetjeneste henviser til BUPA
• Når hjelpetjenesten henviser til BUPA er det ikke noe system for tilbakemelding til fastlegen og mangelfulle dokumentasjon av henvisningen i helsestasjonsjournalene.

Område 2:

Har kommunehelsetjenesten planlagt, organisert og styrt sine helsetjenester slik at samarbeidet om barn og unge med psykiske problemer ivaretas

Det ble ikke funnet avvik på dette området.

Merknad 2

• Journalføringen i Helsetjenesten for barn og unge kan gjøres bedre.

Merknaden bygger på følgende observasjoner:

• :dels mangler dokumentasjon av henvisninger når disse er foretatt av samarbeidende tiltak som f eks PPT el. BVT,
• dels mangler fullverdige oppfølgingsnotater om iverksetting av tiltak etter at det er mottatt råd og veiledning fra spesialisthelsetjenesten

Se for øvrig merknad under område 1

Område 3:

Har kommunehelsetjenesten planlagt, organisert og styrt sine helsetjenester slik at barn og unge med psykiske problemer får utarbeidet individuelle planer

Avvik

• Individuell plan er ikke tatt i bruk i enheten

Avviket er basert på følgende myndighetskrav:

• Forskrift om individuell plan av 8. juni 2001.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Kommunen utarbeidet retningslinjer, men disse ikke tilstrekkelig godt bekjentgjort og implementert.
• Arbeidet med individuell plan for barn og unge med psykiske problemer er ikke iverksatt
• Den formelle ansvarsplasseringen er ikke kjent ute i organisasjonen, men det arbeides sentralt i kommunen med avklaringer.

I tabellen på neste side er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet

* Horten kommune

** Fylkeslegen i Vestfold