INNHOLD

Tilsynet er gjennomført som systemrevisjon

Larvik kommune har jobbet bevisst i flere år med å bedre inneklimaet i kommunens skoler og barnehager, og var tidlig ute med å forberede godkjenningen etter forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler. Fylkeslegen møtte en stab som var godt motivert for dette arbeidet. Alle skoler har fått godkjenning på vilkår, og kommunen er i ferd med å avslutte godkjenningen av barnehagene. Det er ikke gitt noen dispensasjoner fra forskriften.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Kommunens godkjenning av virksomheter som omfattes av forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.
• Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i skoler og barnehager

Kommunen er godt kjent med regelverket som gjelder godkjenninger og tilsyn av barnehager og skoler, og hvordan kravene i forskriften innvirker på egen virksomhet.

Larvik kommune er organisert med en driftsdirektør og 67 resultatenheter. Godkjenningsprosessen er organisert som et prosjekt med en styringsgruppe på 10 medlemmer og fire arbeidsgrupper. Selve godkjenningen foretas formelt av helsesjefen. Det er ikke fattet noe særskilt delegasjonsvedtak for denne myndigheten.

Fylkeslegen fant følgende avvik og merknader:

Avvik:

• Det er ikke fattet eget delegasjonsvedtak for delegering av myndighet til å godkjenne barnehager og skoler.

Merknader:

• Kommunen har et forbedringspotesiale når det gjelder oppbygging og vedlikehold av kompetanse for helsetjenesten, ved at den gjøres mer målrettet enn i dag og således i større grad ivaretar kommunens kompetansebehov for å gjennomføre de lovpålagte oppgavene på en tilfredsstillende måte

Tønsberg, 4. oktober 1999

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen tar utgangspunkt i om :

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved gjennomgang av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensiale.

Fylkeslegen har revidert følgende områder:

• Kommunens godkjenning av virksomheter som omfattes av forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.
• Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i skoler og barnehager

Godkjenningen er organisert som et prosjekt med en styringsgruppe på 10 medlemmer og fire arbeidsgrupper som har fordelt kommunens barnehager og skoler. Det er 13 kommunale barnehager, 15 private barnehager, 5 familiebarnehager, 24 grunnskoler og 4 videregående skoler.

Når det gjelder kompetanseoppbygging og -vedlikehold baseres dette på intern og ekstern undervisning og kursvirksomhet, der den enkelte i stor grad deltar ut fra egne ønsker. Det er ikke etablert noe særskilt system for kompetanseoppbygging med målrettede føringer fra kommunens ledelse.

Alle kommunens skoler har fått godkjenning, alle har fått vilkår om noe utbedring med tidsfrist 1. juni 2000. Alle barnehagene har sendt søknad innen fristen, men ikke alle er ferdigbehandlet per d.d.

• Lovgrunnlaget:
  - Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
  - Lov av 30. mars 1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten (tilsynsloven)
  - Lov av 19. november 1982 nr 66 om helsetjenesten i kommunene
  - Forskrift av 1. desember 1995 nr. 928 om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.
• Annen dokumentasjon:
  - Veileder til forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler - Statens helsetilsyn veiledningsserie 3-98
  - Rundskriv IK-12/98 (av 29. mai 1998) fra Statens helsetilsyn om kommunenes tilsyn med virksomheter som etter kommunehelsetjenestelovens kap. 4a plikter å føre internkontroll
• Korrespondanse mellom fylkeslegen og Larvik kommune:
  - Brev av 20.05.1999 fra fylkeslegen i Vestfold med varsel om tilsyn
  - Brev av 08.06.1999 fra Larvik kommune med 15 vedlegg om kommunens arbeid med inneklima og miljørettet helsevern i barnehager og skoler.
  - Brev av 20.08.1999 fra fylkeslegen i Vestfold med program for tilsynet
• Dokumentasjon mottatt under tilsynet:
  Utskrift fra Internett med kommunens informasjon om godkjenning av skoler og barnehager (http://home.sol.no/~larvikku/li0199-2.htm)

Fylkeslegens revisjonsteam besto av assisterende fylkeslege Pål G. Nord (revisjonsleder), kontorsjef Anne-Birgitte Andersen (revisor) og overingeniør Finn Johnsen (revisor).

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

På åpningsmøtet ble det fra fylkeslegen informert om bakgrunnen for og hensikten med besøket, og om den praktiske gjennomføringen av revisjonen.

4 personer ble intervjuet med sikte på å få fram informasjon omkring følgende:

• Kommunens kjennskap til lover og forskrifter som gjelder for godkjenning av/tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.
• Kommunens dokumentasjon av hvem som er ansvarlig på forskjellige nivåer, hva som skal gjøres, og hvordan de viktigste arbeidsoppgavene løses.
• Kommunens sikring av nødvendig kompetanse for godkjenning og tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.
• Kommunens bruk av vilkår eller dispensasjon ved godkjenning av barnehager og skoler.
• Kommunens saksbehandling ved godkjenning av miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Det ble bedt om verifikasjoner vedrørende tilgjengelighet av lovverket og vedtak om delegasjon av myndighet vedrørende kommunehelsetjenestelovens kapittel 4a om miljørettet helsevern.

Revisjonsbesøket ble avsluttet med et møte der revisjonsteamets observasjoner ble presentert:

• Kommunen har et aktivt og engasjert forhold til inneklima og miljørettet helsevern i skoler og barnehager, og aktuelle aktører i dette arbeidet virker godt kjent med gjeldende regelverk. Det synes å være noe usikkerhet i skillet mellom internkontrollplikten i forhold til helse, miljø og sikkerhet, og kravet til internkontroll gitt i tilsynslovens § 3.
• Samtlige skoler er godkjent på vilkår. Det gjenstår fortsatt godkjenning av noen barnehager.
• Det mangler eget delegasjonsvedtak for delegering av myndighet for å godkjenne skoler og barnehager.
• Kommunens ansatte som arbeider med dette feltet synes å inneha god kompetanse for å gjennomføre arbeidet på en tilfredsstillende måte. De får anledning til å delta på kurs og internundervisning på områder de selv ønsker. Det er ikke gitt føringer fra ledere eller mellomledere i kommunen for målrettet og ønsket kompetanseutvikling.

Avvik 1

• Det er ikke fattet eget delegasjonsvedtak om myndighet til å godkjenne barnehager og skoler.

Dette er avvik fra kommunehelsetjenesteloven § 4a-3 og § 6 jfr. § 25 i forskrift av 1. desember 1995 om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v, der det fremgår at virksomheter etter forskriften skal være godkjent av kommunestyret. Kommunen har brukt en tidligere delegering av myndighet etter kommunehelsetjenestelovens kapittel 4a som hjemmel for å bemyndige helsesjefen denne oppgaven. Denne særskilte bemyndigelsen er imidlertid ikke omtalt eller godkjent av kommunestyret.

Avviket er basert på opplysninger fremkommet under intervjuene.

Merknad 1

Kommunen har et forbedringspotensiale i forhold til å gi føringer om kompetanseutvikling og kompetansevedlikehold overfor sine ansatte for bevisst og målrettet å sette kommunen i stand til å løse lovpålagte oppgaver på en tilfredsstillende måte. I et system som overlater kompetanseutviklingen til den enkeltes ønsker, kan en risikere å få manglende kompetanse på områder som kommuneledelsen eller mellomledere mener er viktig.

Område 2:
"Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler"

Det er kommunestyret, eller den det har gitt myndighet, som skal føre tilsyn med at bestemmelsene i forskriften blir overholdt, jfr. forskriftens § 25. Ut fra helsemyndighetenes kjennskap til status i kommunene når det gjelder internkontroll i forhold til tilsyn (og godkjenning), vil man ved denne revisjonen begrense kravet til at kommunen må kunne fremlegge en plan for systematisk gjennomføring av tilsynet ved barnehagene og skolene.

Larvik kommune har gitt vilkår for alle godkjenninger med tidsfrist for utbedring av ulike mangler innen 01.06.2000. Kommunen har et system for oppfølging av disse vilkårene, som også har gitt føringer for kommunens budsjett for skole- og barnehagevirksomhetene. Det er ikke grunnlag for noe avvik for dette tilsynsområdet. Når det gjelder kompetanse vises til merknad 1 under foregående kapittel.

Oversikt over personer som var direkte involvert i revisjonen:

Fra fylkeslegen deltok følgende:
Pål G. Nord - revisjonsleder
Anne-Birgitte Andersen - revisor
Finn Johnsen - overingeniør