INNHOLD

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Om kommunehelsetjenesten har planlagt, organisert og styrt sine helsetjenester slik at:

• barn og unge med psykiske problemer får individuelle undersøkelser og oppfølgning
• samarbeidet om barn og unge med psykiske problemer ivaretas
• det utarbeides individuelle planer for barn og unge med psykiske problemer

I tillegg til ovennevnte områder er fylkeslegen bedt om å se på om kommunen har et fungerende internkontrollsystem for de områder som tilsynet omfatter.

Fylkeslegen har under tilsynet ikke vurdert forekomst av psykiske problemer blant barn og unge i kommunen, men hvorvidt kommunen har systemer som fanger opp slike behov i befolkningen.

Re kommunen har etablert et internkontrollsystem som dekker området for tilsynet. Rutinene bygger på en innarbeidet praksis. Prosedyren for avvikshåndtering var imidlertid ikke helt innarbeidet, selv om den i enkelttilfeller hadde vært i bruk.

Helsestasjon for barn og unge følger veilederens anbefalinger for generelle og målrettede undersøkelser. Kommunen har medarbeidere med god kompetanse og har nyttiggjort seg godt tilbud om etter- og videreutdanning innen utsatte barn og unge/barn og unge med psykiske problemer. En helsesøster har spesialutdanning i psykiatri.

Fylkeslegens generelle inntrykk er at barn og unge med psykiske problemer får individuelle undersøkelser og oppfølgning. Det er imidlertid i ulike grad av samhandling mellom helsestasjonstjenesten og fastlegene. Det er ikke systematisk informasjon til fastlegen når helsestasjon/skolehelsetjeneste henviser til Barne- og ungdomspsykiatriske poliklinikk (BUPA). Det er lite systematisk samarbeid mellom PP-tjenesten og helsestasjon/skolehelsetjeneste når hjelpetjenesten henviser til BUPA, og ingen systematikk i at henvisningsblanketten sendes i kopi til helsestasjon/skolehelsetjeneste. Forklaringen kan ligge i PP-tjenestens interkommunale organisering. Samarbeidet med barneverntjenesten er svært godt.

Det finnes faste møtearenaer mellom helsesøster, lege og skolens rektor og spesialpedagoger og PP-tjenesten og barneverntjenesten, samt politietaten (lensmann) i form av såkalte tverrfaglig tiltaksutvalg i ungdomsskolen og samhandlingsmøter

Re kommune er i startfasen i forhold til arbeidet med individuell plan. Den formelle ansvarsplasseringen er ikke kjent ute i organisasjonen. Arbeidet med individuell plan for barn og unge med psykiske problemer er ikke igangsatt. Utstrakt bruk av ansvarsgrupper kompenserer delvis for mangelen på individuelle planer.

Fylkeslegens inntrykk etter tilsynet er at Re helsestasjon har en god helsetjeneste for området barn og unge med psykiske problemer, med engasjerte medarbeidere. Det er stor grad av bevissthet blant ansatte når det gjelder samtykke og overholdelse av taushetsplikten. Ved gjennomgang av et antall journaler ble det funnet forbedringsmuligheter i form av bedre dublering av dokumentasjon når andre enn helsestasjonen sto som henvisende instans til annenlinjetjenesten, samt bedre oppfølgingsnotater om resultater av samvirke med øvrige kommunale tjenester og spesialisthelsetjenesten.

Fylkeslegen har sett på bare en del av helsetjenesten i Re kommune, heller ikke alle aspekter ved helsetjenestetilbudet til barn og unge med psykiske problemer ble vurdert.

Fylkeslegen fant følgende avvik under tilsynet:

• Individuell plan er ikke tatt i bruk i enheten.

I tillegg er det gitt to merknader om at

• Samhandling mellom helsestasjonstjenesten og fastlegene er ikke avklart for det området som omfattes av tilsynet

samt at

• Journalføringen i Helsetjenesten for barn og unge kan gjøres bedre.

Dato: 20.09.2002

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Re kommune i perioden 24. juni– 19. september 2002. Tilsyn med helsetjenesten til barn og unge med psykiske problemer er et felles tilsyn for Statens helsetilsyn og fylkeslegene, og inngår som en del av fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.
  

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensiale.

Re kommune har drøye 8.000 innbyggere. Aldersgruppen 0-20 år utgjør i for 1. januar 2002 1.959 individer. For barn og unge antas det at 15% har alvorlige vansker i forhold til seg selv eller til andre mennesker. For Re kommune vil det utgjøre 294 barn og unge i 2002 og 5% (98 individer) anses å trenge tilbud innen psykiatrisk spesialisthelsetjeneste.

Re har de siste årene gjennomgått store organisasjonsendringer ved at kommunene Ramnes og Våle formelt er slått sammen fra 01.01.2002. Administrativt begynte tilpasningen fra 2001 Ansvaret for barn og unge med langvarige behov er fordelt på virksomheten Rådgivningstjenesten, Helse og Habilitering/psykisk helsevern i forhold til hvilke typer behov det dreier seg om, disse virksomhetene er organisert under felles kommunalsjef. I tillegg er Pedagogisk-psykologisk-tjeneste (PPT) sentral i dette arbeidet, denne virksomheten er organisert under kommunalsjef skole, barnehage og kultur. På rådmannsnivå ivaretas samhandlingen ved rådmannens ledergruppe (består av rådmann og tre kommunalsjefer). Det foreligger en rekke etablerte samarbeids organer og –former/møter i forhold til samarbeid og samordning av kommunale tjenester for barn og unge. Fokus skal legges på forebyggende arbeid med tanke på tidlig intervensjon for barn og unge med hjelpebehov fra flere instanser samtidig. Det betyr at det skal gjennomføres regelmessige møter mellom skoler og barnehager og representanter for PPT, Barneverntjenesten og Helsetjenesten for barn og unge. Det er likeledes etablert samarbeidsformer mellom ulike deltjenester i kommunen og annenlinjetjenesten. Ny psykiatriplan er under utarbeidelse, inntil videre legges målsetningen for planene fra Våle og Ramnes til grunn. Det foreligger en egen plan for Virksomheten: Helse. Jf for øvrig brev fra Re kommune datert 07.08.2002. (se nedenfor).

Korrespondanse mellom fylkeslegen og virksomheten:

• Brev fra fylkeslegen av 24. juni 2002, varsel om tilsyn
• Svar datert 7. august 2002 med dokumentasjon fra Re kommune
• Brev fra fylkeslegen av 6. august 2002, om felles formøte
• Brev fra fylkeslegen av 6. august 2002, med forespørsel om opplysninger fra pedagogisk psykologisk tjeneste (PPT) og barneverntjenesten (BVT)
• Brev av 23. august 2002 fra PPT
• Brev fra fylkeslegen av 9. september 2002 med program for tilsynet

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 24. juni 2002

Felles formøte for alle tilsynsobjektene ble avholdt 30. august 2002

Åpningsmøte ble avholdt 20. september 2002

Intervjuer 5 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• Gjennomgang av ca 20 journaler

Sluttmøte ble avholdt 20. september 2002

Område 1:

Har kommunehelsetjenesten planlagt, organisert og styrt sine helsetjenester slik at barn og unge med psykiske problemer får individuelle undersøkelser og oppfølging.

Det er ikke funnet grunnlag til å påpeke avvik.

Merknad 1

• Det foreligger ikke entydige samhandlingsrutiner mellom helsestasjonstjenesten og fastlegene for de området som omfattes av tilsynet

Merknaden bygger på følgende observasjoner:

• Fastlege informeres ikke rutinemessig når helsestasjon/skolehelsetjeneste henviser til BUPA
• Når PP-tjenesten henviser til BUPA er det ikke noe system for tilbakemelding til fastlegen og mangelfulle dokumentasjon av henvisningen i helsestasjonsjournalene.

Område 2:

Har kommunehelsetjenesten planlagt, organisert og styrt sine helsetjenester slik at samarbeidet om barn og unge med psykiske problemer ivaretas

Det ble ikke funnet avvik på dette området.

Merknad 2

• Journalføringen i Helsetjenesten for barn og unge kan gjøres bedre.

Merknaden bygger på følgende observasjoner:

• dels mangler dokumentasjon av henvisninger når disse er foretatt av samarbeidende tiltak som f eks PPT el. BVT,

Se for øvrig merknad under område 1

Område 3:

Har kommunehelsetjenesten planlagt, organisert og styrt sine helsetjenester slik at barn og unge med psykiske problemer får utarbeidet individuelle planer

Avvik

• Individuell plan er ikke tatt i bruk i enheten

Avviket er basert på følgende myndighetskrav:

• Forskrift om individuell plan av 8. juni 2001.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Kommunen har ikke utarbeidet retningslinjer.
• Arbeidet med individuell plan for barn og unge med psykiske problemer er ikke iverksatt
• Den formelle ansvarsplasseringen er ikke kjent ute i organisasjonen, men det arbeides sentralt i kommunen med avklaringer.

* Re kommune

** Fylkeslegen i Vestfold