INNHOLD

Sammendrag

Denne rapporten beskriver avviket og merknadene som ble påpekt innen de reviderte områdene på Sandefjord kretsfengsel. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Ansvar, myndighet og organisering. Fengselshelsetjenesten er organisert under helsesjefen med egen tilsynslege og sykepleier som begge har ivaretatt oppgaven hele den tiden kommunen har hatt ansvaret for tjenesten
• Internkontrollsystem. Kvalitetssystem for helsetjenesten har vært under utarbeidelse i Sandefjord kommune de siste årene, men helsetjenesten i fengselet har ikke hittil vært involvert i denne prosessen.
• System for å sikre nødvendig helsehjelp. De innsatte informeres om helsetjenestens tilbud ved innskrivning og sykepleier kontakter gjerne de innsatte i løpet av den første uken. Beskjed om øØnske nskt helsetjeneste gis til fengselsbetjent i vakta som enten fyller ut samtalelapp som legges sykepleier eller det tas kontakt med tilsynslegen som har kontor i umiddelbar nærhet. Ventetid for helsehjelp for de innsatte synes å være kortere enn for befolkningen for øvrig.
• Legemiddelhåndtering. Et omfattende prosess som har resultert i et dokument for å Prosedyrer for å kvalitetssikre legemiddelforsyningen, herunder opplæring av fengselsbetjenter, er innført og synes å fungere godt. Dosettene oppbevares i og utdeles fra vakta fra låsbart skap. A-og B-preparater benyttes som regel ikke i fengselet. De innsattes medbrakte private medisiner oppbevares i eget låsbart skap. Medisinkardex med kvitteringsliste for eventuelt medisiner lå fremme i vakta. Respter rekvireres til fengslet, ikke på innsattes navn.
• Personvern/taushetsplikt. Intervjuer og befaring ga oss observasjoner på at forholdet er godt og bevisst ivaretatt slik at de innsattes taushetsrett ivaretas.
• Avvikshåndtering Det eksisterer rutiner for håndtering av avvikende praksis men disse er ikke skriftlige.

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Sandefjord kommune som ble varslet 4.juli 2001 og gjennomført 7.november . Revisjonen inngår som en del av fFylkeslegens planlagte felles tilsynsvirksomhet i inneværende år og er et felles tilsynsområde for landets fylkesleger.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Sandefjord kretsfengsel er et åpent fengsel med 12 plasser for kvinner for soning av inntil et års varighet. Fengselshelsetjenesten har en fast ansatt tilsynslege 2,5 timer per uke og sykepleier 3 timer per uke.

Legen besøker fengslet annenhver uke og er ellers tilgjengelig på sitt kontor i nærheten ved behov. Ved behov for samarbeid med fysioterapi, tannhelse, psykiatri eller andre tjenester blir de innsatte henvist til kommunens tilbud. Dette fungerer etter sigende veldig bra.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Beskrivelse av virksomheten
• Prosedyrer for legemiddelhåndtering

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 4. juli 2001

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 7. november kl. 09

Intervjuer Fire personer ble intervjuet.

Verifikasjoner Følgende verifikasjoner ble gjennomført i forbindelse med befaring:

• I hvilke omgivelser kontakt med helsetjenesten foregår
• Under hvilke forhold oppbevaring og istandgjøring av legemiddel foregår
• Hvordan dosetter og de innsattes private medisiner oppbevares

Sluttmøte ble avholdt samme dag.

Avvik 1

Sandefjord kommune utarbeider et dokumentert kvalitetssystem for helsetjenesten men fengselshelsetjenesten er ikke inkludert i arbeidet.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Tilsynslovens § 3

Avviket er basert på følgende observasjoner: Tilsendt dokumentasjon og intervjuer.

Merknad 1

Medisinkardex hvor eventuelt medisiner kvitteres for oppbevares på en slik måte at den er tilgjengelig for alle på vakta (lå på benken).

Merknad 2

Prosedyre for håndtering av avvikende praksis som en vesentlig del av internkontroll/kvalitetssystemet er ikke implementert i fengselet. Det er fungerende rutiner ved oppståtte hendelser.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Brynhild Braut
Martin Rutherfurd og
Sissel Andreassen