INNHOLD

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Alminnelige krav til skolehelsetjenesten
• Undersøkelse og veiledning
• Skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper
• Helseovervåkning

Sandefjord kommune har en forsvarlig og godt fungerende skolehelsetjeneste i tråd med myndighetskravene. Skolehelsetjenesten gir et adekvat tilbud til de den er ment å tjene. Det ble ikke avdekket noen avvik under tilsynet. Det ble gitt to merknader.

Dato: 10. juli 2000

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Sandefjord kommune i perioden 25. april 2000 – 31. mai 2000. Revisjonen inngår som en del av fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved gjennomgang av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Sandefjord kommune har 13 grunnskoler og 6 ungdomsskoler. Det er en offentlig og en privat videregående skole i kommunen. Alle skolene har skolehelsetjeneste. Det private gymnaset er tilbudt skolehelsetjeneste, men denne skolen ønsker selv å motta slik tjeneste kun ved spesielle behov.

To av kommunens leger er engasjert i skolehelsetjenesten, en lege for grunnskolen og ungdomsskolen, en lege for videregående samt helsestasjon for ungdom. Legene er administrativt underlagt ledende helsesøster. Det er i dag lege Geir Fredborg som er medisinskfaglig ansvarlig for skolehelsetjenesten.

Skolehelsetjenesten drives i utstrakt samarbeid mellom helsesøster, skolelege og fysioterapeut. Videre er det systemer for tverrfaglig samarbeid der det er behov for særskilte tiltak. Skolehelsetjenesten synes å ha en god oversikt over helsetilstanden og risikofaktorer for skoleelevene.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Virksomhetsplan 2000 - 2001
• Plan for skolehelsetjenesten per mai 2000
• Plan for fysioterapioppgaver i skolehelsetjenesten 1999/2000
• Skolehelsetjenesten i Sandefjord, program for 1. – 7.- klasse - informasjonsbrosjyre
• Beskrivelse av helsetjenesten i videregående skole, mai 2000
• Diverse prosedyrer for skolehelsetjenesten
• Prosedyreperm for ansvarsgrupper
• Opplæringsplan for helseseksjonen, planperioden 1997/1998 (også gjeldende frem til d.d.)
• Årsrapport Sandefjord kommune 1999
• Oversikt over aktivitet ved Ungdomshelsestasjonen Sandefjord videregående skole i 1999
• Introduksjonshefte for nytilsatte i helseseksjonen, Sandefjord kommune
• Delegasjonsreglement for Sandefjord kommune
• Budsjett 2000 helsesektoren, Sandefjord kommune
• Aktivitetstall helsestasjons- og skolehelsetjenesten 1990/2000

Korrespondanse mellom virksomheten og fylkeslegen:

• Revisjonsvarsel av 25. april 2000
• Brev av 19.05.2000 fra fylkeslegen til Sandefjord kommune med forslag til dagsorden etter telefonisk avtale med helsesjefen
• Tilbakemelding datert 19. mai 2000 fra kommunen med vedlegg av ulike planer etc.
• Brev av 05.06.2000 til Sandefjord kommune med foreløpig revisjonsrapport med anmodning om kommentarer
• Tilbakemelding på foreløpig rapport av 03.07.2000 fra Sandefjord kommune

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 25. april 2000

Åpningsmøte ble avholdt 31. mai 2000 klokken 09.00 – 09.30

Intervjuer

5 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• Randomisert utvalg av 5 journaler fra førsteklasseundersøkelse
• Opplæringsplan for helseseksjonen, planperioden 1997/1998 (også gjeldende frem til d.d)
• Prosedyreperm for ansvarsgrupper
• Inspeksjon av "internkontrollhylle"

Sluttmøte ble gjennomført 31. mai 2000 klokken 14.30 – 15.00

Område 1: Alminnelige krav til skolehelsetjenesten

Sandefjord kommune tilbyr skolehelsetjeneste til alle kommunens skoler. Det er tilknyttet leger til skolehelsetjenesten, men det utføres ikke rutinemessig legeundersøkelse av alle elevene, ei heller ved førsteklasseundersøkelse. Legene konsulteres ved behov. I tillegg har en lege helsestasjon for ungdom en gang i uken.

Fylkeslegen fant ingen avvik fra myndighetskravene for dette området.

Merknad

Helseseksjonen i Sandefjord kommune er i ferd med å utarbeide internkontrollsystem for sine tjenester, deriblant skolehelsetjenesten. Internkontrollsystemet er planlagt å være ferdig i løpet av inneværende år.

Ved gjennomgang av det tilsendte materialet før revisjonen, og ved verifikasjoner foretatt under tilsynet, er det etter fylkeslegens mening mye gjenstående arbeid før et helhetlig internkontrollsystem kan sies å være på plass. For å bli ferdige med dette innen utgangen av inneværende år, synes kommunen å ha et forbedringspotensiale gjennom å intensivere dette arbeidet.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

Helseseksjonen kunne ikke legge frem dokumentasjon på et helhetlig internkontrollsystem for skolehelsetjenesten. Det var heller ikke dokumentasjon på fremdriftsplaner som kunne godtgjøre at slikt system ville være på plass innen utgangen av inneværende år. Det ble imidlertid muntlig bekreftet at de enkelte medarbeidere tilknyttet skolehelsetjenesten arbeider med dette, og at intensjonen er å ha systemet tilnærmet ferdig i løpet av året. Observasjonen gir derfor ikke grunnlag for avvik.

Område 2: Undersøkelse og veiledning

Det ble gitt noe sprikende informasjon om egnetheten av de lokalene som stilles rådighet for skolehelsetjenesten. Fylkeslegen fant imidlertid ikke forholdene ga grunnlag for merknader eller avvik knyttet til dette området av revisjonen.

Område 3: Skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper

Fylkeslegen fant ikke grunnlag for merknader eller avvik knyttet til dette området av revisjonen.

Område 4: Helseovervåkning

Fylkeslegen fant ikke grunnlag for avvik knyttet til dette området av revisjonen.

Merknad

Kommunen har et forbedringspotensiale i forhold til innhenting av helse- og risikodata hos skolebarn i kommunen, og rutiner for videreformidling av slike data fra den utøvende skolehelsetjenesten til administrativt og politisk nivå. Det vises til kommunehelsetjenestelovens § 1-4 annet ledd og forskriftens § 3 jfr. § 2 annet ledd.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

Kommunens helsetjeneste synes å ha oversikt over helsetilstanden og risikoforhold hos skolebarna i kommunen. Kommunen kunne imidlertid ikke dokumentere et system for innhenting av opplysninger om slike forhold. Kommunen kunne heller ikke legge frem rutiner for systematisk formidling av helse- og risikodata fra helsesøster/skolelege til administrativt og politisk nivå. Dette ble bekreftet gjennom intervjuene i revisjonen.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.