INNHALD

Samandrag

Denne rapporten omtalar dei avvik og merknader som blei påpeikt innan dei reviderte områdane. Systemrevisjonen var avgrensa til å omfatte følgjande område:

• Status for arbeidet med internkontrollsystem for fengselshelsetenesta, særleg korleis fengselshelsetenesta er organisert.
• Korleis kommunen generelt og fengselshelsetenesta spesielt sikrar at dei innsette i skogsarbeidsleiren får tilgang til nødvendig helsehjelp.
• Om legemiddelhandsaminga i skogsarbeidsleiren er i samsvar med forsvarleghetskravet og forskrift om legemiddelforsyninga i kommunane.
• Korleis dei innsette sin rett til vern mot spreiing av pasientopplysningar vert sikra.

Skogsarbeidsleiren i Fyresdal ligg avsides til ca. 10 km frå Fyresdal sentrum. Leiren har plass til 15 innsette. Fengselshelsetenestetilbodet til dei innsette er ein integrert del av helsetilbodet til innbyggjarane i Fyresdal og er lokalisert til Fyresdal legesenter. Her har dei innsette på lik linje med dei andre innbyggarane tilgang på lege og sjukepleiar. Fengselshelsetenesta har ikkje elektronisk pasientjournal, men journalane er skilt ut i eit eige system.

Det er lagt ned eit stort arbeid med å lage eit internkontrollsystem for helsetenesta i Fyresdal. Dette utgjer eit godt grunnlag for vidare arbeid med kvalitetsutvikling i helsetenesta, også fengselshelsetenesta. Det ligg føre utkast til prosedyrar som sikrar enkelte arbeidsprosessar.

Kommunen har etablert eit system som sikrar fengselsinnsette nødvendig helsehjelp. Helsetenesta er kjent og tilgjengeleg for dei innsette. Det ligg føre rutiner for formidling av helsehjelp, inkludert rutiner for øyeblikkeleg helsehjelp.

Legemiddelutdelinga skjer på ein måte som sikrar at legemidlet blir gitt til rett pasient. Legemiddel vert lagra i låsbart skap i skogsarbeidsleiren der dei innsette ikkje har tilgang.

Fengselstenestemennene handterer meldingar frå dei innsette til helsetenesta i samsvar med regelverket.

Ved systemrevisjonen blei det gjort funn som gav grunnlag for to (2) avvik, men ingen merknader. Avvika var:

• Kommunen har ikkje utarbeida eit internkontrollsystem som inkluderer fengselshelsetenesta.
• Utdeling av legemiddel er ikkje i samsvar med gjeldande regelverk.

Dato: 25.10.2001

Rapporten er utarbeida etter systemrevisjon med delar av fengselshelsetenesta i Fyresdal kommune i perioden 22.06.2001 (varsel blei sendt kommunen v/rådmannen) – 30.08.2001 (tilsynsbesøk i Fyresdal kommune, Fyresdal legesenter) – 24.09.2001 (førebels rapport oversendt kommunen v/sektorsjefen) – 29.10.2001 (endeleg rapport oversendt kommunen v/ rådmannen). Revisjonen inngår som ein del av fylkeslegen si planlagte tilsynsverksemd i inneverande år, og inngår som ein del av det fellestilsyn som Statens helsetilsyn har fastsett at landets fylkesleger skal gjennomføre med fengselshelsetenesta i minst to fengsel i dei respektive fylka i første halvår 2001. Fylkeslegen i Telemark skal i samsvar med sin tilsynsplan for 2001 gjennomføre tilsyn med alle fengselsanstaltar i fylket (Kragerø, Fyresdal og Skien fengsel).

Formålet med systemrevisjonar er å vurdere korleis verksemda ivaretek ulike myndigheitskrav (krav som går fram av lov og/eller forskrift) gjennom sin internkontroll. Revisjonane omfattar undersøking om:

• aktivitetar utførast som omtala og uttalt.
• verksemda driv si verksemd innanfor dei rammer som myndigheitene har fastsett.

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved gjennomgang av dokument, ved intervju, eventuelt også ved synfaring og ved andre verifikasjonar. Verifikasjonar inneber å undersøke om rutiner, prosedyrar og instruksar blir fylgt opp i praksis, og om dei fysiske tilhøva tilfredsstiller myndigheitskrava.

Det blei ved revisjonen gjort funn som gav grunnlag for to avvik. Rapporten omtalar i liten grad dei tilhøva som ein ved tilsynet fann var i samsvar med myndigheitskrav. Rapporten omtaler også i liten grad andre tilhøve som blei vurdert som tilfredsstillande eller positive. Vi viser til kapittel 2 nedanfor. Sjå og kva som går fram av kapittel 5.

• Avvik definerast som mangel på oppfylling av myndigheitenes krav (krav som går fram av lov og/eller forskrift).
• Merknad er tilhøve som ikkje blir omfatta av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheita (fylkeslegen) meiner det er eit forbetringspotensial.

Skogsarbeidsleiren i Fyresdal har 15 innsette. Dei innsette er "handplukka" til soninga frå Arendal fengsel og det blir stilt strenge krav (også helsemessig) til dei som får sone i skogsarbeidsleiren. Leiren er lokalisert ca. 10 km frå Fyresdal sentrum i skogsterreng. Bygningsmassa består hovudsakleg av brakker og mindre bustader. Sjølve leiren er ikkje fysisk avsperra og soningsforma baserar seg i stor grad på gjensidig tillit mellom betjenten på vakt og dei innsette. Det er ein betjent på vakt 24 timar i døgnet. På dagtid er det to betjenter på vakt. Dei innsette har tilgang på telefonautomat frå tidleg morgon til kl. 2200 alle dagar.

Fengselshelsetenesta i Fyresdal kommune er organisatorisk underlagt Sektor for oppvekst og omsorg, men ikkje skilt ut frå den andre helsetenesta. Medisinskfagleg og administrativt ansvar er plassert. Då dei innsette har tilgang på helsetenester på lik linje med dei andre innbygjerane i Fyresdal, er tilbodet det samme som for den alminnelege fyresdøl. Helsetenesta består av lege, sjukepleiar og anna helsepersonell etter behov.

Det er etablert eit system som sikrar at nyinnsette blir gjort kjent med fengselshelsetenesta si eksistens, og korleis ein får kontakt med denne.

Innsette kan nå helsetenesta uten at fengselesbetjentane er kjent med det. Praksis er at den innsette sjølv tek kontakt med helsetenesta via fengselsbetjenten i leiren. Betjenten kontakter helsetenesta og avtaler nærare konsultasjon i samarbeid med både den innsette og helsepersonell ved legekontoret. Det blir opplyst at dei innsette synast å føretrekke denne form for kommunikasjon med helsetenesta, framfor sjølv å ta kontakt, noko dei har moglegheit til via mynttelefonen i leiren.

Fengselshelsetenesta har eit godt dokumentasjonssystem som er skilt ut som eit manuelt journalsystem. Journalane blir oppbevart ved Fyresdal helsesenter.

Betjentane har låg terskel for å ta kontakt med helsetenesta, også legevakta, når dei (i samråd med innsette) meiner det er behov for helsetenester. Legevaktstenesta kontaktas og kjem ved behov, evt reiser den innsette åleine i drosje til legevakta.

Samhandlinga og samarbeidet med 2. linjetenesta opplysast å fungere greitt. Dei innsette er på førehand handplukka til denne soningsformen frå Arendal fengsel, og eventuelle behov for oppfølging av 2. linjetenesta skjer ved at dei innsette blir overført til Arendal fengsel og får oppfølging frå 2. linjetenesta i Arendal kommune eller Aust-Agder fylkeskommune.

Verksemda sin eigen dokumentasjon i høve til den daglege drift og andre tilhøve av interesse, som blei oversendt fylkeslegen den 14.08.2001 (motteke 15.08.2001) var:

• Ulike opplysningar og dokumentasjon om internkontrollsystemet og organiseringa av fengselshelsetenesta.
• Årsrapport for 2000.
• Ulike opplysningar og dokumentasjon om legemiddelhandsaminga.
• Opplysningar om korleis den nødvendige helsehjelp vert dekka.

Dokumenter som blei lagt fram den 30.08.2001 var:

• Demonstrert elektroniske pasientjournalar (den siste innsette og den som har vore lengst innsett).
• Medisin-kardex for alle innsette.
• Utkast til internkontrollsystem for fengselshelsetenesta.

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt kommunen v/rådmannen den 22.06.2001. Frist for å oversende dokumentasjon som omfattar dei reviderte områder var sett til 01.08.2001. Slik dokumentasjon blei oversendt fylkeslegen ved ekspedisjon av 15.08.2001 frå Fyresdal kommune v/sektorsjef for oppvekst og omsorg.

Formøte blei ikkje halde ved denne revisjonen.

Opningsmøte gjekk føre seg den 30.08.2001.

Intervju med fem (5) personar blei gjennomført samme dag (30.08.2001).

Verifikasjonar:
Det blei lagt fram ytterlegare dokumentasjon ved tilsynsbesøket enn den som blei oversendt den 15.08.2001. Det blei også gjennomført ei synfaring i skogsarbeidsleiren. Vaktbustaden, toalettfasilitetar, kjøkken, tv brakke og ein bustad for innsette, blei vitja.
Dokument som blei lagt fram den 30.08.2001, blei gjennomgått. Fylkeslegen i Telemark hadde ingen kommentarer til dei dokumenta som blei lagt fram, utover det som går fram av kapitel 5 nedanfor.

Sluttmøte blei halde den 30.08.2001 der funna blei presentert. Sjå kapittel 5 nedanfor.

Område 1:

Vurdering av status for kommunens arbeid med internkontrollsystem for fengselshelsetenesta, herunder organiseringa av fengselshelsetenestetilbodet.

Det blei gjort funn som gav grunnlag for eit (1) avvik. Det blei ikkje gitt merknader på dette området.

Kommunen har ikkje utarbeida eit heilhetleg internkontrollsystem som inkluderar fengselshelsetenesta.

Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30.03.84, nr 15, § 3, første ledd som stiller krav om internkontrollsystem for helsetenesta.

• Det finst ingen oppdatert oversikt over lover og forskrifter som er sentrale for fengselshelsetenesta. Helsepersonell er ikkje kjent med lovverket som regulerer tenesta.
• Ansvar og myndigheit for fengselshelsetenesta er ikkje eintydig omtala. Det er uklar oppfatning i organisasjonen om ansvarsfordelinga innan fengselshelsetenesta.
• Det særskilde ansvaret kommunen har for fengselshelsetenesta er ikkje omtala i legetenesta sitt internkontrollsystem.
• Det er ulik oppfatning i organisasjonen om kven som har ansvaret for å utarbeide eit internkontrollsystemet.

Område 2:

Vurdering av korleis dei innsette sikrast nødvendige helsetenester.

På dette området blei det ikkje gjort funn som gav grunnlag for avvik eller merknad.

Område 3:

Vurdering av om Fyresdal kommune, fengselshelsetenesta, har utarbeida eit system for tilfredsstillande legemiddelhandsaming.

Avvik 1

Utdeling av legemidlar er ikkje i samsvar med gjeldande regelverk.

Forskrift av 18.11.1987 nr. 1153 om legemiddelforsyningen i den kommunale helsetjenesten §§ 2 og 8 nr. 4.

Avviket er basert på følgjande observasjonar:

• Det medisinskfaglege ansvaret for legemiddelhandsaminga er ikkje klart definert og kjent.
• Fengselsbetjenter som delar ut legemidlar har ikkje fått myndigheit til dette.
• Fengselsbetjenter har ikkje gjennomgått opplæring i legemiddelhandsaming.
• Kommunen har ikkje eit opplæringssystem i legemiddelhandsaming som er godkjent av lege med medisinskfagleg ansvar for tenesta.

Område 4:

Vurdering av Fyresdal kommune og fengselshelsetenesta si sikring av de innsette si rett til vern mot spreiing av pasientopplysningar.

På dette området blei det ikkje gjort funn som gav grunnlag for avvik eller merknad.

Oversikt over kva for personer i Fyresdal kommune som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt ein oversikt over deltakarar på opningsmøte og sluttmøte, og over kva for personer som blei intervjua.

Frå Fylkeslegen i Telemark:
- kontorsjef / revisjonsleder Geir Mjøen
- ass. fylkeslege / revisor Gunnar Andersen
- førstekonsulent / revisor Randi Sigurdsen