INNHALD

Samandrag

Denne rapporten omtaler påpeikte avvik og merknader innan dei reviderte områda. Systemrevisjonen omfatta følgjande område:

• Alminnelege krav
• Undersøkingar og vegleiing
• Tiltak til utsette grupper
• Helseovervaking

Kviteseid kommune er i gang med å etablere eit internkontrollsystem. Dei har laga ein styringsdel som er godkjent, samt ein oversikt for kvalitetssystem i skulehelsetenesta. Det medisinsk-faglege ansvar blir ivareteke av lege(skulelegen). Kommunen tilbyr systematiske medisinske undersøkingar til alle elevar ved skulestart. Det gis tilbod om helsevegleiing i alle skular, også vidaregåande skule. Skulehelsetenesta legg Veileder for helsestasjons- og skolehelsetjenesten, IK-2617 til grunn for tenesta. Kommunen har tilfredsstillande lokaler på helsestasjonen. Kommunen har etablert tverretatlege barnesamråd med faste møter.

Ved tilsynet blei det avdekt 2 avvik frå myndigheitskrava. Det er gitt merknad til 6 tilhøve der det er potensiale for forbetring.

Avvika er detaljert omtale i kapitel 5 og gjelder:

• Kommunen manglar eit internkontrollsystem for skulehelsetenesta.
• Skulehelsetenesta har ikkje oversikt over sjukdom/helsetilstand og risiko blant skuleelevane, og kan ikkje vise til systematiske tiltak som skal identifisere desse tilhøva.

Dei 6 merknadene er omtala i kapitel 5 og er følgjande:

• Dei tilsette manglar stillingsinstruksar/arbeidsomtale.
• Prosedyrearbeidet er ikkje tverrfagleg basert.
• Kommunen har ikkje prosedyrar som sikrar fagleg oppdatering av dei tilsette i skulehelsetenesta.
• Skulehelsetenesta har ikkje fast kontortid på skulane eller på annan måte legg til rette for at elevane kan få tilbod om helsevegleiing i skuletida.>
• ;Dei tverretatlege møteplassane er ikkje kjent blant alle tilsette i skulehelsetenesta.
• Skulehelsetenesta har ikkje eit etatsinternt system som sikrar tverrfagleg innsats av kjernepersonell som lege, fysioterapeut og helsesyster.

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon i Kviteseid kommune i perioden 07.03.– 09.05. 2001. Revisjonen inngår som ein del av fylkeslegen sin planlagde tilsynsverksemd i år.

Føremålet med systemrevisjonen er å vurdera korleis verksemda tek i vare ulike myndigheitskrav ved hjelp av internkontroll. Revisjonen omfatta undersøking om:

• aktivitetar blir utførde slik dei er framstilte skriftleg og muntleg
• verksemda når måla sine og driv verksemda innanfor rammene som styresmaktene har sett.

Ein systemrevisjon vert gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner inneber å sjekke om rutiner, prosedyrar og instruksar blir følgde opp i praksis, og om dei fysiske forholda tilfredsstiller myndigheitskrava. Rapporten omhandlar avvik og merknader som er avdekte under revisjonen.

• Avvik er definert som mangel på oppfylling av krav som styresmaktene stiller.
• Merknad er tilhøve som ikkje vert omfatta av definisjonen for avvik, men der tilsynet med utgangspunkt i krav som styresmaktene har stilt, avdekkjer potensial for betring.

Kviteseid kommune har 4 barneskular og 1 ungdomsskule med tilsaman 352 elevar, og 1 vidaregåande skule (Kvitsund). Dei tilsette i skulehelsetenesta er leiande helsesyster, kommune-fysioterapeuten og skulelegen. Alle er i heile stillingar og har andre oppgåver i tillegg.

Verksemda sin eigen dokumentasjon:

• Oversikt over grunnskular i Kviteseid kommune
• Oversikt over tilsette ved helseavdelinga, Kviteseid kommune
• Arbeidsplan for skulehelsetenesta i Kviteseid 2000/2001
• Årsbudsjett/økonomiplan 2001 - 2004 for helsestasjon (inkl. skulehelsetenesta) i Kviteseid kommune
• Framdrift-handlingsplan for innføring av kvalitetssystemet i avdelingar for helse- og omsorg i Kviteseid kommune
• Nedskrivne prosedyrar for skulehelsetenesta
• Organisasjonskart for avdeling for helsetenester i Kviteseid kommune
• Stillingsbeskrivelse avdelingsleiar for helsetenester Kviteseid kommune

Korrespondanse mellom verksemda og fylkeslegen:

• Frå fylkeslegen 07.03.2001: Varsel om tilsyn med skulehelsetenesta i Kviteseid kommune 09.mai 2001.
• Frå Kviteseid kommune 30.03.2001: Varsel om tilsyn med skulehelsetenesta i Kviteseid kommune.
• Frå fylkeslegen 18.04.2001: Varsel om tilsyn med skulehelsetenesta i Kviteseid kommune 09.mai 2001.

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn blei sendt ut 07.03.2001.

Formøte vart ikkje halde.

Opningsmøte vart halde onsdag 09.mai 2001 kl. 09.00 – 09.30.

Intervjuer
5 personar vart intervjua.

Verifikasjonar
Følgjande verifikasjonar blei gjennomførde:
- Kvalitetshandbok, systemdel A.
- Utkast til kvalitetssystemet for helsestasjonen, perm B.
- Notat vedrørande revidering av arbeidsoppgaver for helsesyster.

Sluttmøte vart halde onsdag 09.mai 2001 kl. 14.45 – 15.30.

Kommunen manglar eit internkontrollsystem for skulehelsetenesta.

Avvik frå følgjande myndigheitskrav:

Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 3.

Avviket er basert på følgjande observasjonar:

• Kommunen kan ikkje legge fram eit internkontrollsystem for skulehelsetenesta.
• Bruk av faglege standarder i skulehelsetenesta er ikkje skriftleg dokumentert.
• Kommunen har ikkje rutinar som sikrar at dei tilsette har oversikt over regelverkskrava.
• Det administrative ansvaret for skulehelsetenesta er ikkje gjort tydeleg for dei tilsette.

Dei tilsette manglar stillingsinstruksar/arbeidsomtale.

Prosedyrearbeidet er ikkje tverrfagleg basert.

Merknaden er basert på følgjande observasjon:

Prosedyrearbeidet gjerast med utgangspunkt i helsesystergruppa i Vest-Telemark, utan at det samstundes er forankra i det lokale tverrfaglege miljøet i skulehelsetenesta i kommunen.

Merknad 1-3.

Kommunen har ikkje prosedyrar som sikrar fagleg oppdatering av dei tilsette i skulehelsetenesta.

Kommentar:

Det er opp til dei tilsette sjølve å vurdere trongen til fagleg oppdatering.

Merknad 2-1.

Skulehelsetenesta har ikkje fast kontortid på skulane eller på annan måte legg til rette for at elevane kan få tilbod om helsevegleiing i skuletida.

Merknad 3-1.

Dei tverretatlege møteplassane er ikkje kjent blant alle tilsette i skulehelsetenesta.

Skulehelsetenesta har ikkje eit etatsinternt system som sikrar tverrfagleg innsats av kjernepersonell som lege, fysioterapeut og helsesyster.

Avvik 4-1.

Skulehelsetenesta har ikkje oversikt over sjukdom/helsetilstand og risiko blant skuleelevane, og kan ikkje vise til systematiske tiltak som skal identifisere desse tilhøva.

Avvik frå følgjande myndigheitskrav:

Forskrift om helsetenester i skular av 23.11.1983 nr. 1776, § 3, jf. § 2 andre ledd og Lov om helsetenesta i kommunane av 19.11.1982 nr. 66, § 1-4.

Avviket er basert på følgjande observasjonar:

• Skulehelsetenesta har ikkje skriftlege prosedyrar for overvaking av helsetilstand og risikofaktorar blant skuleelevane.
• Det er uklart kven som har ansvar for helseovervaking.
• Helsetilstanden blant elevane er ikkje beskrive i årsmelding for skulehelsetenesta eller i annan dokumentasjon.

Oversikt over personer frå verksemda som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva for personar som blei intervjua.

Frå fylkeslegen deltok:
Fylkessjukepleier Astrid Irene Keltner (revisjonsleiar)
Lege Gunnar Andersen
Forebyggingsrådgiver Roger Jensen