INNHOLD

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere ved tilsynet

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Alminnelige krav
• Undersøkelser og veiledning
• Tiltak til utsatte grupper
• Helseovervåking

Tinn kommune har skolehelsetjeneste ved alle grunnskoler og videregående skole. Kommunen har etablert internkontrollsystem for helsetjenesten, som inkluderer skolehelsetjenesten. De ansatte er kjent med lovkrav og faglige standarder som gjelder for tjenesten. Kommunen har lagt til rette for faglig oppdatering for de ansatte gjennom kurs og videreutdanning. Det medisinsk-faglige ansvaret for skolehelsetjenesten er plassert hos navngitt lege.

Alle skoleelever tilbys systematiske medisinske undersøkelser, inkludert skolestartundersøkelse, og får tilbud om målrettede undersøkelser og individuell helseveiledning. Det blir gitt informasjon til hjemmene om skolehelsetjenestens tilbud. Skolehelsetjenesten har et system for å identifisere elever med særlige behov.

Skolehelsetjenesten har etablert tverretatlige og tverrfaglige samarbeidsstrukturer for å hjelpe elever med sammensatte problemer. Ansvarsgrupper er etablert rundt barn og unge med spesielle behov. Koordineringsansvaret for ansvarsgruppene er tillagt helsesøstrene. Skolehelsetjenesten deltar ved tilrettelegging og integrering av elever med kroniske sykdommer og/eller funksjonshemminger.

Skolehelsetjenesten har noe oversikt over helseproblemer og risikofaktorer blant elevene. Informasjon om forhold som bør rettes opp er formidlet til skolen og kommunens ledelse, og skolehelsetjenesten har på denne måte bidratt til at helsemessige hensyn blir ivaretatt av andre offentlige organer.

Ved tilsynet ble det ikke avdekket avvik fra myndighetskravene. Det ble gitt merknad til 2 forhold der det er forbedringspotensiale.

De to merknadene er omtalt i kapittel 5 og er følgende:

• Fysioterapitjenesten som utøves i skolen er ikke beskrevet som en integrert del av skolehelsetjenesten.
• Skolehelsetjenesten mangler systematikk for sammenstilling og videreformidling av kunnskap og informasjon om helseproblemer og risikofaktorer blant elevene.

Dato: 12. mai 2003

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved skolehelsetjenesten i Tinn kommune i perioden 17.12. 2002 - 06.03. 2003 - . Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Telemark gjennomfører i inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Tinn kommune med ca. 7000 innbyggere har 6 barneskoler, 2 ungdomsskoler og 1 videregående skole. Det er skolehelsetjeneste ved alle skoler, og helsesøster har fast kontortid ved skolene en gang hver uke til en gang i måneden. Helsekontroller og vaksinering av elever utføres i tråd med "Veileder for helsestasjons- og skolehelsetjenesten" og nasjonalt vaksinasjonsprogram.

Turnuslegene fungerer som skoleleger og skifter hvert halvår. Ellers har skolehelsetjenesten godt samarbeid med fastlegene. Helsesøsterdekningen i skolehelsetjenesten er styrket gjennom midler fra Opptrappingsplanen for psykisk helse. Målsettingen har vært å styrke psykososialt forebyggende arbeid blant unge. Skolehelsetjenesten har etablert faste tverretatlige og tverrfaglige samarbeidsmøter med andre kommunale etater og faggrupper, samt med spesialisthelsetjenesten (BUP). Det er om lag 30 ansvarsgrupper for barn

0 - 18 år med spesielle behov, og disse koordineres av helsesøstrene.

For å få oversikt over risikoforhold og helseproblemer blant elever, startet skolehelsetjenesten våren 2002 et samarbeid med skolen vedrørende elever som medisineres på skolen, elever med diabetes og elever med fravær over 5 dager. Det er også foretatt trivselsundersøkelse i regi av skolene.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Oversiktskart over administrativ organisering
• Helseplan 2001 - 2004
• Oversiktskart over skolehelsetjenesten, skoler i Tinn kommune, ansvarsområder og fordeling, med forklaring - brev av 07.01.03 fra ledende helsesøster
• Internkontroll tjenestetilbudet
• Årsrapport 2002 helsesøstertjenesten, med årsrapporter 2002 fra hver av helsesøstrene i skolehelsetjenesten til ledende helsesøster
• Årsregnskap 2002 for helsesøstertjenesten
• Virksomhetsplan for 2003 for helsesøstertjenesten
• Budsjett 2003 for helsestasjon
• Oversikt over når helsesøster er på skolene
• Prosedyrer på fysio/ergoterapitjenesten i skolene
• Prosedyrer og informasjonsskriv i skolehelsetjenesten
• Oversikt over innholdet i skolestartundersøkelsen

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Telemark:

• Fra fylkeslegen 16.12.2002:Varsel om tilsyn med skolehelsetjenesten i Tinn kommune 06.03.3003
• Fra Tinn kommune 17.01.2003: Oversikt over dokumenter fra Tinn kommune - skolehelsetjenesten
• Fra Helsetilsynet i Telemark 13.02.2003: Tilsyn med skolehelsetjenesten i Tinn kommune 06.03.2003; dagsprogram
• Fra Tinn kommune 04.03.2003: Oversikt over innhold i skolestartundersøkelsen

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 16.12.2003

Formøte ble ikke avholdt

Åpningsmøte ble avholdt 06.03.2003 kl. 08.30 - 08.55

Intervjuer

6 personer ble intervjuet.

Følgende verifikasjoner ble gjennomført.

• 5 journaler på elever med ansvarsgruppe
• 1 klassesett journaler på elever i 4. klasse ved Miland barneskole
• Prosedyrebok Rjukan helsestasjon
• Brukerundersøkelse Tinn kommune 2002. Helseseksjonen
• Ledende helsesøsters kontor med lovsamlinger og kvalitetsperm

Sluttmøte ble avholdt 06.03.2003 kl. 14.30 - 15.15

Område 1:

Alminnelige krav til skolehelsetjenesten:

Revisjonen viser at:

• Kommunen har skolehelsetjeneste ved alle grunnskoler og videregående skole.
• Tinn kommune har etablert internkontrollsystem for helsetjenesten som inkluderer skolehelsetjenesten.
• De ansatte er kjent med lover, forskrifter og faglige standarder som gjelder for tjenesten, blant annet "Veileder for helsestasjons- og skolehelsetjenesten".
• Kommunen har lagt til rette for faglig oppdatering for de ansatte gjennom kurs og videreutdanning.
• Det medisinsk-faglige ansvaret for skolehelsetjenesten er plassert hos navngitt lege.

Det ble ikke gjort funn som ga grunnlag for å konstatere avvik eller merknader på dette området.

Område 2:

Undersøkelser og veiledning

Revisjonen viser at:

• Alle skoleelever tilbys systematiske medisinske undersøkelser, herunder skolestartundersøkelse.

• Elevene får tilbud om målrettede undersøkelser og individuell helseveiledning.
• Skolehelsetjenesten har fast kontortid/trefftid ved alle skoler, og hjemmene får informasjon om målrettede undersøkelser og øvrige tjenester som tilbys.
• Skolehelsetjenesten har et system for å identifisere elever med særlige behov.
• Helseveiledning blir tilbudt elever i videregående skole.

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Område 3:

Skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper

Revisjonen viser at:

• Skolehelsetjenesten har etablert tverrfaglige og tverretatlige samarbeidsstrukturer for å hjelpe elever som har sammensatte problemer.
• Ansvarsgrupper er etablert rundt barn og unge med spesielle behov.
• Koordineringsansvaret for ansvarsgruppene er tillagt helsesøstrene.
• Skolehelsetjenesten deltar ved tilrettelegging og integrering av elever med kroniske sykdommer og funksjonshemminger

Det ble ikke gjort funn som ga grunnlag for å konstatere avvik på dette området, men det ble gitt en merknad på området.

Merknad 3-1

• Fysioterapitjenesten som utøves i skolen er ikke beskrevet som en integrert del av skolehelsetjenesten

Merknaden er basert på følgende observasjon:

• Det fremkommer ikke av virksomhetsplanen eller årsmelding og plan for skolehelsetjenesten at fysioterapi er en del integrert del av tjenesten .

Område 4:

Helseovervåking

Revisjonen viser at:

• Skolehelsetjenesten har iverksatt tiltak for å få oversikt over helseproblemer blant elevene og risikofaktorer som kan ha sammenheng med skolemiljøet.

• Skolehelsetjenesten har bidratt til at helsemessige hensyn blir ivaretatt av andre offentlige organ (skolen, besluttende myndigheter).

Det ble ikke gjort funn som ga grunnlag for å konstatere avvik på dette området, men det ble gitt en merknad på området.

Merknad 4-1

• Skolehelsetjenesten mangler systematikk for sammenstilling og videreformidling av kunnskap og informasjon om helseproblemer og risikofaktorer blant elevene.

Merknaden er basert på følgende observasjon:

• Det foreligger ikke skriftlige prosedyrer på hvordan kunnskap/data om forhold en får oversikt over (gjennom egne eller andres kartlegginger, målrettede undersøkelser og lignende) skal sammenstilles og formidles videre til leder, skole og besluttende myndigheter.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Helsetilsynet i Telemark deltok:
Rådgiver Astrid Irene Keltner (revisjonsleder)
Rådgiver Roger Jensen
Fylkeslege Arne Johannesen