INNHOLD

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere ved tilsynet

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Alminnelige krav
• Undersøkelser og veiledning
• Tiltak til utsatte grupper
• Helseovervåking

Bamble kommune har skolehelsetjeneste ved alle grunnskoler og videregående skoler. Kommunen har etablert internkontrollsystem for helsetjenesten, som inkluderer skolehelsetjenesten. De ansatte er kjent med lovkrav og faglige standarder som gjelder for tjenesten. Kommunen har lagt til rette for faglig oppdatering for de ansatte gjennom kurs og videreutdanning. Det medisinsk-faglige ansvaret for skolehelsetjenesten er plassert hos navngitt lege.

Alle skoleelever tilbys systematiske medisinske undersøkelser, inkludert skolestartundersøkelse, og får tilbud om målrettede undersøkelser og individuell helseveiledning. Det blir gitt informasjon til hjemmene om skolehelsetjenestens tilbud. Skolehelsetjenesten har et system for å identifisere elever med særlige behov.

Skolehelsetjenesten har etablert tverretatlige og tverrfaglige samarbeidsstrukturer for å hjelpe elever med sammensatte problemer. Ansvarsgrupper er etablert rundt barn og unge med spesielle behov. Skolehelsetjenesten deltar ved tilrettelegging og integrering av elever med kroniske sykdommer og/eller funksjonshemminger.

Skolehelsetjenesten har en delvis samlet oversikt over helseproblemer og risikofaktorer blant elevene. Informasjon om forhold som bør rettes opp er formidlet til skolen og kommunens ledelse, og skolehelsetjenesten har på denne måte bidratt til at helsemessige hensyn blir ivaretatt av andre offentlige organer.

Ved tilsynet ble det ikke avdekket avvik fra myndighetskravene. Det ble gitt 2 merknader.

Merknad 2-1:

• Det mangler et system for avklaring av når skolelege eller fastlege skal kontaktes ved behov for medisinsk faglig bistand.

Merknad 4-1:

• Skolehelsetjenesten mangler systematikk for sammenstilling og videreformidling av kunnskap og informasjon om helseproblemer og risikofaktorer blant elevene.

Dato: 14. mai 2003

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved skolehelsetjenesten i Bamble kommune i perioden 17.12. 2002 - 28.02.2003. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Telemark gjennomfører i inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Bamble kommune med ca. 14000 innbyggere, herav ca 2200 barn i alderen 6 - 16 år, har 3 skoler med elever i 1.-10. klasse, 2 barneskoler og 2 ungdomsskoler. I tillegg har kommunen 2 videregående skoler med til sammen ca. 570 elever. Det er skolehelsetjeneste ved alle skoler. Denne består av helsesøster, lege, fysioterapeut og ergoterapeut. Helsesøster er tilstede ved skolene minst en dag pr. uke. De øvrige har ulikt program og kan kontaktes ved behov pr. telefon eller oppmøte. Helsesøster som betjener de to videregående skolene har 75% stilling og er tilstede 2 dager ukentlig på hver skole.

Kommunen har en modell for tverrfaglig samarbeid på tre nivåer. Denne er felles for alle skolene. Nivå 1 er lokale kompetansegrupper, der helsesøster er leder. Nivå 2 er tverrfaglig team, der ledende helsesøster er leder. Teamet har et oppfølgingsansvar for kompetansegruppene ved de enkelte skolene. Over disse på nivå 3 er en gruppe med kommunens driftsjef og aktuelle enhetsledere.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Kommuneplan 2004-2015: Utkast til sektorplan for helse- og omsorgstjenester og sektorplan for oppvekst og kultur
• Virksomhetsplaner 2002 Helse- og miljø
• Plan for barns psykiske helse 0-18 år 2001 - 2006
• Plan for skolehelsetjenesten i grunnskolen, revidert 1998
• Plan for skolehelsetjenesten i videregående skole 2000
• Plan for helsestasjonsvirksomheten i Bamble kommune, 1998
• Virksomhetsplan 2003 for fysio- og ergoterapitjenesten
• Virksomhetsplan for 2003 for helsesøster- og jordmortjenesten
• Årsmelding 2002 for helsesøster- og jordmortjenesten
• Årsmelding 2002 for fysio- og ergoterapi
• Årsmelding 2001 for enhet for helse og miljø
• Årsmelding 2001 for helse og miljø, helsesøster- og jordmortjenesten
• Årsbudsjett 2002 -2003 for helsesøster- og jordmortjenesten (som skolehelsetjenesten er en del av)
• Oversikt over grunnskoler og videregående skoler i kommunen og ansatte i tjenesten
• Oversikt over kvalitetssystemet i enhet for helse og miljø
• Prosedyrer i skolehelsetjenesten og informasjonsbrosjyrer
• Prosedyrer for møter, informasjons- og samarbeidsrutiner
• Organisasjonskart
• Stillingsbeskrivelse for ledende helsesøster og legene som har det medisinske ansvar

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Telemark:

• Fra fylkeslegen 17.12.2002: Varsel om tilsyn med skolehelsetjenesten i Bamble kommune 28.02.2003
• Fra Bamble kommune 18.01.2003: Tilsyn med skolehelsetjenesten i Bamble - dokumentasjon
• Fra Helsetilsynet i Telemark 05.02.2003: Tilsyn med skolehelsetjenesten i Bamble kommune 28.02 2003; dagsprogram
• Fra Bamble kommune 11.02.2003: Tilsyn med skolehelsetjenesten i Bamble - dokumentasjon

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 17.12.2002

Formøte ble ikke avholdt

Åpningsmøte ble avholdt 28.02.2003 kl. 08.30 - 08.55

Intervjuer

6 personer ble intervjuet.

Følgende verifikasjoner ble gjennomført.

• 5 journaler på elever med ansvarsgruppe
• 1 klassesett journaler på elever i barneskolen

Sluttmøte ble avholdt 28.02.2003 kl. 15.00 - 15.45

Område 1:

Alminnelige krav til skolehelsetjenesten:

Revisjonen viser at:

• Kommunen har skolehelsetjeneste ved alle grunnskoler og videregående skoler.
• Bamble kommune har etablert internkontrollsystem for helsetjenesten som inkluderer skolehelsetjenesten.
• De ansatte er kjent med lover, forskrifter og faglige standarder som gjelder for tjenesten, blant annet "Veileder for helsestasjons- og skolehelsetjenesten".
• Kommunen har lagt til rette for faglig oppdatering for de ansatte gjennom kurs og videreutdanning.
• Det medisinsk-faglige ansvaret for skolehelsetjenesten er plassert hos navngitt lege.

Det ble ikke gjort funn som ga grunnlag for å konstatere avvik eller merknader på dette området.

Område 2:

Undersøkelser og veiledning

Revisjonen viser at:

• Alle skoleelever tilbys systematiske medisinske undersøkelser, herunder skolestartundersøkelse.

• Elevene får tilbud om målrettede undersøkelser og individuell helseveiledning.
• Skolehelsetjenesten har fast kontortid/trefftid ved alle skoler, og hjemmene får informasjon om målrettede undersøkelser og øvrige tjenester som tilbys.
• Skolehelsetjenesten har et system for å identifisere elever med særlige behov.
• Helseveiledning blir tilbudt elever i videregående skole.

Det ble ikke funnet avvik på dette området. Det gis en merknad:

Merknad 2-1:

• Det mangler et system for avklaring av når skolelege eller fastlege skal kontaktes ved behov for medisinsk faglig bistand.

Område 3:

Skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper

Revisjonen viser at:

• Skolehelsetjenesten har etablert tverrfaglige og tverretatlige samarbeidsstrukturer

for å hjelpe elever som har sammensatte problemer.

• Ansvarsgrupper er etablert rundt barn og unge med spesielle behov.
• Skolehelsetjenesten deltar ved tilrettelegging og integrering av elever med kroniske sykdommer og funksjonshemminger

Det ble ikke gjort funn som ga grunnlag for å konstatere avvik eller gi merknader på dette området.

Område 4:

Helseovervåking

Revisjonen viser at:

• Skolehelsetjenesten har iverksatt tiltak for å få oversikt over helseproblemer blant elevene og risikofaktorer som kan ha sammenheng med skolemiljøet.
• Skolehelsetjenesten har bidratt til at helsemessige hensyn blir ivaretatt av andre offentlige organ (skolen/besluttende myndigheter).

Det ble ikke gjort funn som ga grunnlag for å konstatere avvik på dette området, men det ble gitt en merknad:

Merknad 4 -1:

• Skolehelsetjenesten mangler systematikk for sammenstilling og videreformidling av kunnskap og informasjon om helseproblemer og risikofaktorer blant elevene.

Merknaden er basert på følgende observasjon:

• Det foreligger ikke skriftlige prosedyrer på hvordan kunnskap/data om forhold en får oversikt over gjennom egne eller andres kartlegginger, målrettede undersøkelser og lignende skal sammenstilles og formidles videre til leder, skole og besluttende myndigheter.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Helsetilsynet i Telemark deltok:
Rådgiver Astrid Irene Keltner (revisjonsleder)
Rådgiver Roger Jensen
Fylkeslege Arne Johannesen