INNHOLD

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Hensikten med systemrevisjonen var å etterse at Gjesdal kommune har planlagt, organisert og styrt sine helsetjenester slik at:

• Barn og unge med psykiske problem får individuelle undersøkelser og oppfølging.
• Samarbeidet om barn og unge med psykiske problem ivaretas
• Barn og unge med psykiske problemer får utarbeidet individuell plan

Tilsynet var et av flere tilsyn der fokus var helsetjenestetilbudet til barn og unge med psykiske problem. I tillegg til dette tilsynet er det gjennomført et tilsvarende tilsyn i Sandnes kommune. Det er også gjennomført tilsyn ved barne og ungdomspsykiatriske poliklinikker i Sandnes. I tillegg til å revidere den enkelte virksomhet, har samarbeidet mellom kommunehelsetjenesten og spesialisthelsetjenesten vært gjenstand for revisjon.

Gjennom samtale og intervjuer med både ledelse og øvrige ansatte kom det fram et stort engasjement for å tilrettelegge og samarbeide om å utvikle et godt tjenestetilbud til barn og unge med psykiske problem. Tjenestetilbudet ved helsestasjonen er i hovedsak i samsvar med veileder for helsestasjon og i det er utarbeidet en skolehelseplan som blant annet legger opp til tilbud til alle elever i 8-9 klasse om individuelle samtaler. Helsesøster evaluerer samarbeidet med legene ved helsestasjonen som særdeles godt. Samarbeidet med fastlegene er varierende, men tilfredsstillende. Det er etablert strukturert samarbeid med kommunenes øvrige deltjenester. Samarbeidet med spesialisthelsetjenesten er enestående blant annet fordi leder på barnepsykiatrisk poliklinikk også har deltidsstilling i kommunen.

Det er etablert ansvarsgrupper rundt flere barn og unge med psykiske problem. Alle de intervjuede er kjent med at det er krav om utarbeidelse av individuelle planer, men det avdekkes manglende kunnskaper om innholdet i dette kravet. Det er i fra kommunens side ikke iverksatt systematiske tiltak for å implementere dette.

Ved tilsynet ble det funnet et avvik. Avviket er knyttet til krav om utarbeidelse av individuelle planer. Det gjøres ingen merknader

Dato: 04.12.2002

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Gjesdal kommune i perioden 08.07.02 – 04.09.02. Revisjonen er en del av Fylkeslegenes fellestilsyn i år. Tilsynet er gjennomført etter en felles mal og skal gjennomføres likt i alle fylker.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Gjesdal kommune er en middelsstor kommune med ca 9000 innbyggere. Gjesdal er den kommune i landet som har forholdsvis flest barn og unge mellom 0-18 år. 36 % av kommunens innbyggere er under 19 år. Dette gir kommunen store utfordringer i forhold til å tilrettelegge tjenestetilbudet til barn og unge med spesielle behov. Det rapporteres fra flere instanser i kommunen om økning i antallet barn med særskilte behov .

Kommunens inntekter er lavere enn tilsvarende kommuner.( se vedlegg). Både utgifter til forebyggende helsearbeid og til barnevern er under gjennomsnittet. Skolene er større og det er flere elever pr klasse enn gjennomsnittet. Helsesøsterdekningen er nokså gjennomsnittlig. Til tross for en vanskelig ressurssituasjon og store utfordringer ga kommunens representanter både under formøtet og under selve revisjonen uttrykk for stor grad av optimisme og vilje til samarbeid omkring gode tiltak.

Kommunen har nylig gjennomgått en omorganisering. Denne består av 7 tjenesteområder under rådmann. Under tjenesteområde ressurssenter for barn, unge og voksne ligger flere av de deltjenester som gir tjenester til barn og unge med psykiske problem. Dette er bl.a sosialavdelingen, psykiatrisk tjeneste, helsestasjon/ skolehelsetjeneste og kommunelege. Det opplyses at et av målene med omorganisering var å sikre samarbeid mellom helsetjenester, barnevern, skole og PPT og det er iverksatt strukturerte tiltak for å få dette gjennomført.

Samarbeidet mellom barnepsykiatrisk poliklinikk og Gjesdal kommune er særdeles godt. Dette skyldes blant annet at leder av barnepsykiatrisk poliklinikk har delstilling i kommunen. Denne stillingen benyttes både til enkeltkonsultasjoner og veiledning av de ansatte.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Organisasjonskart
• Delegeringsreglement, videredelegering fra rådmannen, økonomireglement og instruks for byggeutvalget
• Årsmelding, Gjesdal kommune 2001
• Oversikt over kvalitetssystemet
• Handlingsplan – internkontroll 2002
• Rutinebeskrivelser for tverretatlig/ tverrfaglig samarbeid
• Stillingsbeskrivelser: ledende helsesøster, kommunelege, barnevernleder, psykiatrileder
• Revidering/oppdatering av vedtatt psykiatriplan 2002-2006, saksutredning
• Skolehelseplan for Gjesdal
• Helsestasjonsprogrammet
• Framdriftsplan for samarbeid skole /ressurssenter
• Handlingsplan for samarbeid barnehager/ ressurssenter
• Oppsummering av brukerundersøkelse for foresatte som har barn med spesielle behov og som får spesialundervisning i skolen i Gjesdal
• Tjenesteområde ressurssenter for barn, unge og voksne; målsettinger, status, utfordringer
• Oppsummering av brukerundersøkelser, barnehage

Korrespondanse mellom virksomheten og fylkeslegen:

• 08.07.2002 Melding om tilsyn
• 08.07.2002 brev til Gjesdal kommune med anmodning om møte med PPT, barnevern og skole
• 09.08.2002 Oversendelse av kommunens dokumentasjon
• Referat fra formøtet holdt 20.08.2002
• 23.08.2002 Program for tilsynet

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel og melding om formøte ble utsendt 08.07.2002

Formøte ble avholdt. Barn og unge med psykiske problem blir ofte fanget opp på andre arenaer enn i helsetjenesten og oppfølging på kommunalt nivå krever samarbeid mellom kommunenes deltjenester. De ulike deltjenester vil påvirke hverandre og for å kunne vurdere helsetjenestetilbud i relasjon til de andre deltjenester ble det arrangert et formøte med representanter fra de andre deltjenester: PPT, barnevern skole og helsetjenesten. Representant fra Fylkesmann og utdanningsdirektør var også invitert. Referat fra formøtet følger vedlagt. Vedlegg 1

Forut for formøtet hadde Fylkeslegen, ved ass. fylkeslege Torleiv Robberstad, sammenstillet relevante data fra Kostra. Dette følger vedlagt. Vedlegg 2

Systemrevisjonen ble gjennomført 04.09.2002 Denne besto av:
- Åpningsmøte

Intervjuer
- 6 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført.
Gjennomgang av følgende dokumenter:
- Innkalling og referat fra skolemiljøutvalg 27.05.2002
- Gjennomgang av en individuell plan
- Møteinnkalling samarbeidsmøte ressurssenter/ skole
-Referat fra tverrfaglige møter i skoler og barnehager
- Referat fra ansvarsgruppemøter
- Gjennomgang av 8 legejournaler
- Gjennomgang av 12 journaler fra helsestasjon
- Gjennomgang av 8 journaler fra psykiatrisk tjeneste

Hovedområde 1:

Har kommunehelsetjenesten planlagt, organisert og styrt sine helsetjenester slik at barn og unge med psykiske problem får individuelle undersøkelser og oppfølging.

a) Får barn mellom 15 måneder og skolestart rutinemessig og regelmessig undersøkelser?

b) Har kommunehelsetjenesten organisert, planlagt og styrt sine tjenester slik at barn og unge får målrettede undersøkelser ved indikasjon?

c) Sørger helsestasjon og skolehelsetjenesten for at elever som har behov for oppfølging; får dette?

d) Blir barn og unge med psykiske problemer undersøkt av lege?

e) Blir barn og unge med psykiske problemer henvist til spesialisthelsetjenesten eller PPT

f) Blir fastlegen informert dersom helsestasjon og skolehelsetjenesten henviser eller iverksetter tiltak overfor barn og unge med psykiske problem

g) Er det ansatt tilstrekkelig antall kvalifisert personell i tjenesten?

• Helsestasjonsprogrammet er i hovedsak i overensstemmelse med veilederen. Dette samsvarer med kostratall se vedlegg 3
• Dersom det er behov for tettere oppfølging fra helsestasjon enn det som blir angitt i veilederen, blir dette gjort etter særskilt vurdering
• Det er etablert et system for oppfølging av de som ikke møter til avtaler ved helsestasjon. Kommunene er liten og forholdene stort sett oversiktlige, så dette er ikke noe særlig problem i praksis
• Helsesøster i skolehelsetjenesten har et nært samarbeid med lærere og etter helsesøsters vurdering blir det avdekket hvilke elever som har behov for særskilt oppfølging.
• Legene som er knyttet opp til helsestasjon og skolehelsetjenesten har et nær samarbeid med helsesøstrene. Helsesøstrene har en lav terskel for å drøfte aktuelle problemstillinger med legen og for å henvise barn som trenger det til lege.
• I følge helsesøstrene viser legene som er knyttet til helsestasjon og skolehelsetjenesten et stort engasjement og deltar aktivt i helsestasjonsarbeidet.
• Samarbeidet med fastlegene er noe varierende, avhengig av geografisk nærhet. Helsestasjonen er i samme lokale som flere fastleger. Denne nærhet gjør at kontakten blir veldig god, mens der avstanden er noe lengre blir samarbeidet evaluert som ikke så tett, men allikevel bra. Helsesøstrene henviser ofte til fastlegene og flere fastleger henviser også til helsestasjon.
• Kommunen har ikke helsetjenestetilbud utover ordinær legetjeneste til de som er avsluttet ungdomsskolen. Det er ikke videregående skole i kommunen. Det har tidligere vært forsøkt etablert helsestasjon for ungdom, men det var få som oppsøkte denne. Ingen av de som ble intervjuet hadde særlig erfaring med aldersgruppen fra 16 år og eldre og det blir i kommunen diskutert hvorvidt tjenestetilbudet til denne aldersgruppen er godt nok
• Praksis for henvisninger til barnevern, PPT og spesialisthelsetjenesten blir vurdert som tilfredsstillende
• Alle de som ble intervjuet var kjent med meldeplikten til barnevernet.
• Kompetansen i helsetjenesten blir vurdert som tilfredsstillende. Alle stillinger er besatt.

Det ble ikke avdekket avvik eller funnet grunnlag for merknader på dette området.

Hovedområde 2:

Har kommunehelsetjenesten planlagt, organisert og styrt sine helsetjenester slik at samarbeidet om barn og unge med psykiske problem ivaretas

a) Kan skolehelsetjenesten godtgjøre at det er etablert et tverrfaglig samarbeid med andre instanser for å hjelpe elever med psykiske problemer

b) Kan helsestasjonen godtgjøre at det er etablert strukturert tverrfaglig samarbeid med andre instanser for å hjelpe elever med psykiske problemer

c) Er helsetjenesten organisert på en slik måte at helsepersonell kan ivareta opplysningsplikten til og samarbeidet med sosialtjenesten?

d) Er helsepersonellet kjent med meldeplikten til barnevernet og hva denne innebærer?

• Det er formalisert samarbeid med skolehelsetjenesten , PPT, barnevern. Samarbeidet fungerer stort sett tilfredsstillende, men kvaliteten er individavhengig
• Det er formalisert samarbeid mellom helsestasjon, PPT og barnevern.
• Det er nedsatt en tverretatlig gruppe som skal ha som formål å styrke det tverretatlige samarbeidet.
• Det er etablert rutiner for samarbeid. Disse er nylig revidert, men ikke alle er kjent med at prosedyrene finnes.
• En sykepleier i psykiatritjenesten har avsatt 40 % av sin stilling for å jobb med barn og unge med psykiske problem. Denne sykepleieren har et nært samarbeid med samtlige helsesøstre
• Samtlige av de som ble intervjuet gir uttrykk for et særdeles godt og nært samarbeide spesialisthelsetjenesten.
• Det er etablert kartleggingsmøter der representanter fra kommunen, i samarbeid med leder for barnepoliklinikken, sammen vurderer hvorvidt barn bør henvises poliklinikken.
• Leder for barnepsykiatrisk poliklinikk har veiledningsoppgaver overfor enkelte i kommunen.
• Det har vært noe uklart hvordan poliklinikkressursen i kommunen skal benyttes. Blir helsesøstrene forfordelt?
• Ingen av de intervjuede hadde erfaring med henvisning til, eller samarbeid med, ungdomspsykiatrisk poliklinkk. ( denne er nylig åpnet)

Det ble ikke avdekket avvik eller funnet grunnlag for merknader på dette området.

Hovedområde 3:

Har kommunehelsetjenesten planlagt, organisert og styrt sine helsetjenester slik at barn og unge med psykiske problemer får utarbeidet individuell plan

Følgende tema ble vurdert

a) Kan kommunen godtgjøre at de har fordelt ansvar og myndighet og har iverksatt utarbeidelse av planer for nye pasienter med langvarige og koordinerte tjenester, og pasienter som ønsker en slik plan.

• Det er etablert ansvarsgrupper rundt flere barn og unge med psykiske problem
• Alle er kjent med at det er et krav til individuelle planer, men få hadde kjennskap til innholdet i dette kravet.
• Enkeltpersoner hadde tatt initiativ til å utarbeide individuelle planer, men det var fra kommunens side ikke iverksatt noen systematiske tiltak for å implementere dette.

På dette området ble det funnet et avvik:

• Det er i kommunen ikke iverksatt noen systematiske tiltak for å utarbeide individuelle planer

Avvik fra kommunehelsetjenestelovens § 6-2a

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Anne Barkve Andersen, fylkessykepleier
Dagfinn Carlsen, ass. fylkeslege
Torleiv Robberstad, ass. fylkeslege
Paul Grude, underdirektør