INNHOLD

Sammendrag

Denne rapporten er utarbeidet etter Fylkeslegens tilsyn med skolehelsetjenesten i Time kommune. Tilsynet ble gjennomført som en systemrevisjon, og rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Skolehelsetjenesten er en bredt sammensatt virksomhet med klar hovedvekt på helsefremmende og forebyggende tiltak. Dette tilsynet har ikke omfattet hele skolehelsetjenesten i Time kommune, men utvalgte deler. Områdene er valgt ut fordi de representerer sentrale utfordringer, samtidig som de gir et rimelig godt bilde av kommunens skolehelsetjeneste som helhet.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Alminnelige krav
  - om alle grunn- og videregående skoler i kommunen har skolehelsetjeneste
  - om kommunen har etablert internkontrollsystem i kommunehelsetjenesten, herunder skolehelsetjenesten
  - om skolehelsetjenesten/kommunen er kjent med lovkrav og faglige standarder
  - om det medisinsk faglige ansvaret for skolehelsetjenesten ligger hos lege
• Undersøkelser og veiledning
  - tilbud om systematiske medisinske undersøkelser til alle skoleelever
  - tilbud om individuell helseveiledning
  - system for å identifisere elever med spesielle behov
• Skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper
  - forpliktende tverrfaglig samarbeid for å hjelpe elever med sammensatte problemer
  - system for rådgivning og bistand til skolen vedrørende tilrettelegging og integrering av kronisk syke elever og elever med funksjonshemning
• Helseovervåking
  - systematiske tiltak for å få oversikt over helseproblemer blant elevene og risikofaktorer som kan ha sammenheng med skolemiljøet
  - om skolehelsetjenesten har formidlet kunnskap om dette til skolen

Hovedinntrykket fra tilsynet med skolehelsetjenesten i Time kommune er positivt. Fylkeslegen har fått god dokumentasjon på virksomheten, og intervjupersonene ga utfyllende og svært sammenfallende opplysninger.

• Time kommune har ikke etablert skolehelsetjeneste i de videregående skolene.
  Dette avviker fra krav i forskrift om helsetjenester i skoler § 2, jf § 1

  Dette medfører at elever i videregående skole ikke får tilstrekkelige forebyggende tjenester og oppfølging fra helsetjenesten. Tilbudet om helsestasjon for ungdom er ikke tilstrekkelig erstatning.

• Skolehelsetjenesten klarer ikke i tilstrekkelig grad å følge opp elever med særlige behov for tjenester. Dette avviker fra krav i forskrift om helsetjenester i skoler § 3, jf § 2 andre ledd.

Ved flere av barne- og ungdomsskolene er skolehelsetjenesten kjent med at det er elever med helsemessige problemer. Både elever, foreldre og lærere etterspør forebyggende tiltak.

1. Kommunen er i gang med å etablere internkontroll for skolehelsetjenesten. Den har en rimelig god oversikt over krav som retter seg mot virksomheten og har utviklet planer og tiltak ut fra dette. Et vesentlig krav til internkontrollen er at den fanger opp om planer og tiltak følges opp og om de har den ønskede virkning. Dette er viktig for å få til forbedringer og ble spesielt fokusert under tilsynet. Her er det påvist mangler i kommunens arbeid.

2. Kommunen utarbeider for tiden ny plan for skolehelsetjenesten i tråd med Helsetilsynets veileder for helsestasjons- og skolehelsetjenesten IK-2617 (1998). Planen er ennå ikke vedtatt, men blir lagt til grunn for dagens skolehelsetjeneste. Det synes å være et gap mellom kvalitetskravene i planen og mulighetene kommunen har til å innfri dem.

3. Skolehelsetjenesten har lite systematisk oversikt over helseproblemer blant elevene og risikofaktorer som kan ha sammenheng med skolemiljøet.

Dato: 20. november 2000

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Skolehelsetjenesten i Time kommune i perioden 15. mai - 21. september 2000. Revisjonen inngår som en del av fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet og som del av felles tilsyn med skolehelsetjenesen alle fylkeslegekontorene gjennomfører dette året.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Time kommune har drøyt 13000 innbyggere. Kommunen har 11 grunnskoler med til sammen ca 2200 elever og 2 videregående skoler med ca 1500 elever.

Personell som arbeider i skolehelsetjenesten omfatter ca 2 helsesøsterårsverk, legetjeneste tilsvarende 0,15 årsverk og 0.85 årsverk for fysioterapeut. Kommunelege 1 og ledende helsesøster kjenner kommunen og skolehelsetjenesten godt etter mange år i sine respektive stillinger. Øvrig helsepersonell som var direkte involvert under tilsynsbesøket viste stort faglig engasjement og god innsikt i behovet for kvalitetsarbeid innen skolehelsetjenesten. De var kjent med myndighetenes krav til faglig standard, og samtlige vurderte ressursene som for knappe til at skoleelevene kan sikres et skolehelsetjenestetilbud i samsvar med disse kravene.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Oversikt over grunnskoler og videregående skoler
• Oversikt over personell i skolehelsetjenesten
• Organisasjonskart, helse- og sosialetaten
• Plan for skolehelsetjenesten av 5. september 1990 og utkast til ny plan som er under utarbeiding
• Årsmelding for helsestasjon for ungdom 1998 og 1999
• Beskrivelse av fysioterapitjenesten til skolebarn
• Perioderapport av 31. desember 1999 og 30. april 2000
• Årsbudsjett 2000 (utdrag av kommunens økonomiplan 2000-2003)
• IK-/kvalitetssystemet for kommunehelsetjenesten, innholdsfortegnelse og utvalgte deler
• "Innsparinger i budsjettet for 2001", skriv av 5. juni 2000 til helse- og sosialsjefen fra ledende helsesøster
• Oppgaver i henhold til skolehelsetjenesten 21.09.2000. Brev fra ledende helsesøster til helse- og sosisalsjefen av 31.08.2000

Korrespondanse mellom virksomheten og fylkeslegen:

• Fylkeslegens varsel om tilsyn i brev av 15. mai 2000
• Oversendelse av etterspurt dokumentasjon fra Time kommune datert 28. juni, 7. og 25. august 2000
• Fylkeslegens oversendelse av endelig program for tilsynsbesøket i telefaks av 25. august 2000

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 15. mai 2000

Åpningsmøte ble avholdt 21. september 2000

Intervjuer

6 personer ble intervjuet

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført:
- rutiner for tverrfaglig samarbeid
- innkalling og referat fra tverrfaglige møter
- oversikt over og dokumentert oppfølging av elever med særlige behov
- dokumentasjon i helsekort av helseundersøkelser i forbindelse med skolestart inneværende skoleår

Sluttmøte ble avholdt 21. september 2000

Område 1: Alminnelige krav til skolehelsetjenesten

Avvik 1

Time kommune har ikke etablert skolehelsetjeneste i de videregående skolene.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Forskrift om helsetjenester i skoler § 2, jf § 1

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• skolehelsetjenesten i videregående skole ble nedlagt i begynnelsen av 1990-tallet og erstattet av tilbud om helsestasjon for ungdom
• helsestasjon for ungdom vurderes av kommunen som et verdifullt tilbud for elever i videregående skole, men kommunen kan ikke gjennom sine planer, årsmeldinger fra helsestasjonen eller intervjupersoner dokumentere at helsestasjonen ivaretar de oppgaver skolehelsetjenesten skal omfatte, jf forskrift om helsetjenester i skoler § 3)
  • plan for skolehelsetjenesten omfatter ikke videregående skole
  • elever i videregående skole tilbys ikke systematiske medisinske undersøkelser og individuell veiledning. Kontakten mellom helsestasjonen og elevene baseres utelukkende på elevenes initiativ.
  • kommunen har ikke system for å identifisere elever i videregående skole med særlige behov for helsetjeneste
  • det er ikke etablert strukturert tverrfaglig samarbeid med skolen, pedagogisk-psykologisk tjeneste, sosialtjeneste og den offentlige tannhelsetjeneste.
  • skolehelsetjenesten sikrer ikke rådgivning til skolens personale vedrørende hygieniske forhold og arbeidsmiljø for øvrig, og vedrørende tilrettelegging for integrering av funksjonshemmede elever
  • skolehelsetjenesten sikrer ikke bistand med undervisning i den utstrekning skolen ønsker det
• Personell ved helsestasjon for ungdom registrerer store udekka behov for helseveiledning blant elever i videregående skole. Helsestasjonen som er åpen 2 timer i uken, bortsett fra skolens fridager og ferier, er ment å dekke behovet for skolehelsetjeneste til kommunens ca 1500 elever i videregående skole.

Merknad 1

Kommunen er i gang med å etablere internkontroll for skolehelsetjenesten. Den har en rimelig god oversikt over krav som retter seg mot virksomheten og har utviklet planer og tiltak ut fra ette. Et vesentlig krav til internkontrollen er at den fanger opp om planer og tiltak følges opp og om de har den ønskede virkning. Dette er viktig for å få til forbedringer og ble spesielt fokusert under tilsynet. Her er det påvist mangler i kommunens arbeid.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• styringsdokumentet for kvalitetssystemet gir oversikt over organiseringen og av kvalitetsarbeidet, ansvarsplasseringen er tydelig og kjent av intervjupersonene
• det er ikke plan for evaluering og oppdatering av prosedyrer som inngår i internkontrollsystemet
• avvik fra kommunens planer og kvalitetskrav blir ikke systematisk registrert og håndtert med tanke på kvalitetsforbedring av tjenesten
• avvik fra kommunens planer og kvalitetskrav blir ikke systematisk rapportert til ansvarlig ledelse

Område 2: Undersøkelser og veiledning

Avvik 2. Skolehelsetjenesten klarer ikke i tilstrekkelig grad å følge opp elever med særlige behov for tjenester.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Forskrift om helsetjenester i skoler § 3, jf § 2 andre ledd.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Kommunens oversikt over oppgaver skolehelsetjenesten ikke fikk gjort forrige skoleår viser, at planlagte tiltak rettet mot elevgrupper på flere klassetrinn, ikke ble gjennomført.

Oversikten viser også liten oppfølging av enkeltelever. Kommunens generelle kommentar i dokumentet er, at det er vanskelig å finne nok tid til oppfølging etter samtaler med elevene. Disse opplysningene ble bekreftet av flere under besøket i kommunen.

Som det fremgår ovenfor har Time kommune ikke etablert skolehelsetjeneste i videregående skole. Kommunen kan heller ikke godtgjøre at det på annen måte arbeides systematisk for å sikre elever i videregående skole, som har behov for det, helseundersøkelser og –veiledning. Dette avviker fra myndighetenes krav til undersøkelser og veiledning og fremgår av avvik 1.

Kommunen utarbeider for tiden ny plan for skolehelsetjenesten i tråd med Helsetilsynets veileder for helsestasjons- og skolehelsetjenesten IK-2617 (1998). Planen er ennå ikke vedtatt, men blir lagt til grunn for dagens skolehelsetjeneste. Det synes å være et gap mellom kvalitetskravene i planen og mulighetene kommunen har til å innfri dem.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Intervjupersonene uttrykker bekymring for at helsesøster er for lite tilstede og tilgjengelig ved barne- og ungdomsskolene til at elevenes behov for individuell helseveiledning blir identifisert og fulgt opp.
• Under intervjuene ble det opplyst at det også inneværende år vil være avvik fra skolehelsetjenesteplanen.

Område 3: Tiltak for utsatte grupper

Det er ikke funnet avvik eller gitt merknader på dette området.

Område 4: Helseovervåking

Merknad 3

Skolehelsetjenesten har lite systematisk oversikt over helseproblemer blant elevene og risikofaktorer som kan ha sammenheng med skolemiljøet.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Utover individbaserte opplysninger om den enkelte elevs helse og generell kunnskap om risikofaktorer i skolemiljøet, har skolehelsetjenesten ikke drevet systematisk helseovervåking. Skolens personale nevnes som en vesentlig informasjonskilde når det gjelder elevenes helseforhold. Kommunen har for øvrig foretatt flere relevante kartlegginger i denne sammenheng og nevnte spesielt temaene 6-åringer og deres skolevei og ungdom og rus.
• Under intervjuene kom det fram at særlig oversikten over psykososiale forhold burde vært bedre. Det er lite samsvar mellom kommunens oversikt over personer med psykiske lidelser, og som er foreldre til skoleelever, og den oversikt skolehelsetjenesten har over elever som av den grunn kan trenge nærmere oppfølging.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Sigmund Hus, ass. fylkeslege
Annevig Ebbe, rådgiver
Bjørg Botne, fylkessykepleier
Anders Haugland, seniorrådgiver i Statens helsetilsyn