INNHOLD

1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere på revisjonsbesøket

Tilsynet er utført som systemrevisjon.

Denne rapporten beskriver ingen avvik og en merknad som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Om kommunen har etablert internkontroll for godkjenning av virksomhetene som omfattes av forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.
• Om kommunen har etablert internkontroll for tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

• Fylkeslegen fant at kommunen har sikret seg nødvendig kompetanse og forskriften er godt kjent. Det er gjennomført flere informasjonsmøter med rektorer og barnehagestyrerer om forskriften og ved utarbeidelse av søknad.
• Kommunen har god oversikt over forholdene i skoler og barnehager og det er foretatt en systematisk kartlegging og bearbeiding av resultatene.
• Vedtakene om godkjenning er godt begrunnet med henvisning til relevante bestemmelser. Ved avvik fra bestemmelsene er det gitt tidsfrister.
• Skoleetaten har utarbeidet en oppfølgingsplan for skolene og barnehagene.
• Nærings- og eiendomsavdelingen har under arbeid en plan for oppfølging av avvik ut fra de tidsfrister som er satt ved godkjenning.
• Det foreligger en beskrivelse av kommunens godkjenningsprosess og plan for gjennom-føring av tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Fylkeslegen ble godt mottatt i kommunen og det var lagt godt til rette for at revisjonen kunne gjennomføres. Kommunelege I har organisert et oversiktlig system som sikrer en faglig og administrativ behandling av godkjenning og tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Gjennom intervju fikk revisjonsgruppen beskrevet hvordan kommunen har lagt opp og gjennomført godkjenningsprosessen for barnehagene og skolene. Videre ble det beskrevet plan og tiltak for hvordan kommunen skal gjennomføre tilsyn med miljørettet helsevern i barnehagene og skolene.

Ved revisjonen ble det ikke funnet avvik.

Det ble gitt en merknad, som gjelder kommunens dokumentasjon på godkjennings- og tilsynsprosessen. Fylkeslegen mener denne dokumentasjon kan ha status som en prosedyre i helsetjenesten internkontrollsystem.

Dato: 27.04.2000

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvordan kommunen ivaretar ulike myndighets-krav gjennom sin internkontroll. Revisjonen tar utgangspunkt i om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

Systemrevisjon omfattet granskning av dokumenter, intervju av ansatte i kommunen og verifikasjoner av saker som var under forberedelse til godkjenning.

Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndig-hetene mener det er et forbedringspotensial.

Fylkeslegen har revidert følgende områder:

• Om kommunen har etablert internkontroll for godkjenning av virksomheten som omfattes av forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.
• Om kommunen har etablert internkontroll for tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Kommunens helsetjeneste startet arbeidet med godkjenningsprosessen i juni 1998 i samarbeid med undervisnings- og eiendomsavdelingen. Det er lagt stor vekt på informasjon om Veileder til forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler. Undervisningssjefen holdt møter for lederne av virksomhetene og eiendomsavdelingen bisto ved kartlegging i den enkelte virksomhet. Alle søknadene ble samlet overlevert til kommunelege I for bearbeidelse av de innkomne opplysninger. Kommunelege har brukt ekstern bistand (Innherred kjøtt- og nærings-middelkontroll) i den faglige vurdering og gjennomgang av søknadene. Det ble foretatt en grundig gjennomgang med kategorisering av avvik fra bestemmelsene i forskriften.

Kommunelege I er delegert myndighet og gjøremål innen miljørettet helsevern iht kommune-helsetjenestelovens kap 4a - 3.

• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten
• Lov om helsetjenesten i kommunene
• Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m v
• Helsetilsynets veileder 3-98 til forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler

Dokumenter mottatt av kommunen:

• Utdrag fra Inderøy kommunens delegasjonsreglement
• Organisasjonskart over helse- og sosialavdelingen i Inderøy kommune
• Oversikt over godkjenningspliktige skoler og barnehager
• Kopi av alle godkjenninger av barnehager og skoler, juni 1999
• Dokumentasjon i forbindelse med varsel om tilsyn med miljørettet helsevern datert 03.02.00. Med beskrivelse av organisering, oppgaver og myndighet
• Utdrag av Inderøy kommunes delegasjonsreglement, 06.12.99
• Tilsynsrapport for barnehager og skoler m v til bruk ved gjennomføring av tilsyn
• Oversikt over godkjenningsmyndighetens krav med frister for utbedring, udatert
• Mal for godkjenningsvedtak, forslag datert 08.06.99
• IKN's samlede fremstilling av søkers besvarelser, udatert
• Notat fra FDV-ingeniøren, datert 30.04.99
• Skjema/oversikt med gradering av avvik fra de ulike bestemmelser i forskriften, datert 09.04.99
• Undervisningsetatens samlede oversendelse av søknadene til helsetjenesten, datert 04.12.98
• Søknadsskjema fra Sakshaug skole, Røra skole, Utøy skole og Røra barnehage
• Veileder til søknadsskjema om godkjenning av barnehager og skoler, datert nov 1997

Korrespondanse mellom Fylkeslegen og Inderøy kommune:

• Revisjonsvarsel av 17.09.99 , melding om utsettelse 09.11.00 og nytt varsel 20.01.00
• Svar fra Inderøy kommune av 03.02.00 med oversendelse av dokumentasjon

Formøte: ;09.02.00

Åpningsmøte: ;16.03.00

Sluttmøte: 16.03.00

Intervjuer: 4 personer ble intervjuet

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• Gjennomgang av tilsendte dokumenter og forelagte dokumenter i løpet av revisjonen.
• Gjennomgang av 18 saker med godkjenning av barnehager og skoler. Av disse ble 4 saker gjennomgått nærmere med hensyn til bruk av vilkår ved godkjenning.

Oppsummering av verifikasjon:

• Kommunens delegasjonsreglement viser at kommunelege I er delegert myndighet til å fatte vedtak om godkjenning og til å føre tilsyn. Kommunen har dokumentert dette arbeidet i et brev av 03.02.00 til fylkeslegen. Her er det satt opp beskrivelse av god-kjenningsprosessen og en plan for utførelse av tilsynet. Det fremgår ikke om dokumentet er en del av kommunens internkontrollsystem, og om det har status som en prosedyre.
• Saksbehandlingen ble avsluttet i juni 1999 og godkjenninger ble gitt ved å sette vilkår og angi tidsfrister for utbedring og utarbeidelse av planer for retting av avvik
  - i henhold til forvaltningsloven er det opplyst om klageadgang,
  - tidsfrister satt ifm vilkår til godkjenning,
  - saksframleggene er grundig og relatert til forskriftens enkelte bestemmelser.

Revisjonsbesøket ble avsluttet med et sluttmøte der følgende observasjoner ble presentert:

Kommunens delegasjonsreglement viser at kommunelege I er delegert myndighet til å fatte vedtak om godkjenning og til å føre tilsyn. Kommunen har dokumentert dette arbeidet i et brev av 03.02.00 til fylkeslegen. Her er det satt opp beskrivelse av god-kjenningsprosessen og en plan for utførelse av tilsynet. Det fremgår ikke noe om dokumentet er en del av kommunens internkontrollsystem, og om det har status som en prosedyre. Fylkeslegen vil gjennom dette tilsynet bidra til kvalitetsutvikling av kommunens godkjenning og tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler. Det vil være en forbedring av kommunens internkontrollsystem om godkjennings- og tilsynsprosess blir dokumentert i form av prosedyrer.

Internkontroll generelt og i forhold til godkjenning og tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

På dette området er det ikke funnet avvik.

Merknad 1:

Kommunen har dokumentert dette arbeidet i et brev av 03.02.00 til fylkeslegen. Her er det satt opp beskrivelse av godkjenningsprosessen og en plan for utførelse av tilsynet. Det fremgår ikke noe om dokumentet er en del av kommunens internkontrollsystem, om det har status som en prosedyre.

Område 2

Oversikt over og kunnskap om krav i lov og forskrift om miljørettet helsevern.

På dette område er det ikke funnet avvik eller merknad. Kommunen har oversikt over hvilke lover og forskrifter som gjelder for godkjenning og tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Område 3

Organisering av godkjenning av barnehager og skoler i forhold til miljørettet helsevern.

På dette området er det ikke funnet avvik eller merknad. Kommunen kan dokumentere hvem som er ansvarlig for å medvirke i godkjenningsprosessen. Det er sikret nødvendig kompetanse ved organisering av arbeidet.

Område 4

Saksbehandling ved godkjenning, herunder bruk av vilkår eller dispensasjon.

Det er ikke gitt avvik eller merknad.

Fra fylkeslegen deltok:
Fylkessykepleier Bente Molde, revisjonsleder
Rådgiver Kyrre Kvistad, revisor
Underdirektør Ole Jonny Vada, revisor