INNHOLD

Sammendrag

Fylkeslegen gjennomførte systemrevisjon med skolehelsetjenesten i Meråker kommune

30. august 2000. Denne rapporten beskriver 1 avvik, 1 merknad og en observasjon som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Internkontroll, organisering og alminnelige krav til skolehelsetjenesten
• Medisinsk undersøkelse og individuell helseveiledning
• Skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper av elever
• Helseovervåking

I Meråker kommune er det i helsetjenesten ikke utarbeidet et internkontrollsystem. Det ble heller ikke fremlagt planer som dokumenterte at arbeidet var påbegynt. Skolehelsetjenesten var heller ikke kommet langt i dette arbeide. Kommunen har utpekt 1 lege som har medisinskfaglig ansvar for skolehelsetjenesten. Helsesøster som arbeider i skolehelsetjenesten er godt kjent med regelverk og faglig standard. Alle skoleelever i kommunen får tilbud om systematiske medisinske helseundersøkelser og individuell veiledning. Det gjennomføres skolestartundersøkelse av 6-åringer.

Dato: 6. november 2000

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Meråker kommune 30. august 2000. Tilsynet er gjennomført på oppdrag av Statens helsetilsyn og er en del av årets landsomfattende tilsyn med skolehelsetjenesten. Revisjonen inngår som en del av Fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Formålet med tilsynet er todelt: For det første å bidra til kvalitetsutvikling. For det andre å vurdere hvordan virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervju og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensiale

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Meråker kommune har 2595 innbyggere, antall barn/unge 0-19 år er 633.

Kommunen har 1 barne- og ungdomsskole med 435 elever.

I tillegg er Meråker kommune vertskommune for 1 videregående skole med 168 elever. Mange av elevene ved videregående skole er fra andre kommuner.

Begge skolene har skolehelsetjeneste med fast kontortid. Skolehelsetjenesten ivaretas innenfor en ramme av omkring 2/5 av helsesøsterstillingen, fordelt på begge skoler. Det medisinskfaglige ansvaret ivaretas av kommunelege I. Jordmor har vært aktivt med på deler av skolehelsetjenesten knyttet til samlivsundervisning. Fysioterapeut deltar også aktivt innen deler av skolehelsetjenesten.

Det er utarbeidet eget program for skolehelsetjenesten på barne- og ungdomstrinnet, samt i den videregående skolen for skoleåret 2000/2001. Det er ikke utarbeidet samlet plan for skolehelsetjenesten. Egen årsrapport for virksomheten foreligger ikke. Det er siste uke startet opp Helsestasjon for ungdom på kveldstid.

Meråker kommune har for tiden en ustabil situasjon når det gjelder helsesøster- og legetjeneste. Ledende helsesøster gjennom flere år har siste året hatt permisjon og har nå sagt opp sin stilling. Stillingen er lyst ledig. Vikariatet som ledende helsesøster går i disse dager ut. Vedkommende som har innehatt stillingen siden oktober 1999 har sagt seg villig til å fortsette en tid utover høsten. Kommunelege I har fungert i stillingen mindre enn en måned.

Organisasjonsmessig er skolehelsetjenesten en del av helseavdelingen som er direkte underlagt rådmannen. Helseavdelingen ledes av helseleder/kommunelege I. Den totale virksomheten beskrives i kommunens årsmelding å være mest av kurativ karakter. Det er ingen formelle samarbeidskanaler med den øvrige helsetjenesten innen Sektor pleie, omsorg og sosial.

Helsestasjonen har denne uka mottatt sin første datamaskin. Helsesøster ser blant annet fram til å gå over fra papir- til nettbaserte meldinger til meldeenheten for vaksinasjon. Fordelen ellers er å kunne holde seg ajour innen lover, forskrifter, rundskriv og nye retningslinjer fra departement og Helsetilsynet, og å forenkle skrive- og planarbeidet i virksomheten. For å få utnyttet bruken av data er det behov for opplæring.

3. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

Brev fra Meråker kommune med følgende opplysninger:

• Oversikt over antall grunnskoleskoler og videregående skole
• Skolehelsetjenesten ved skolene
• Beskrivelse av skolehelsetjenestens organisasjonsmessig tilknytning
• Stillinger/fagpersoner knyttet til skolehelsetjenesten
• Omtale av internkontroll/kvalitetssystem

Dokumentasjon som vedlegg til brevet:

• Plan for samarbeidet mellom skolehelsetjeneste og Meråker videregående skole og plan for forebyggende tiltak. Gjelder fra skolestart høsten 2000
• "Program" for skolehelsetjenesten ved Meråker skole 2000/2001
• Oversikt over ansvarsgrupper for skolebarn i Meråker kommune datert 23.08.2000

Tidligere mottatt dokumentasjon:

• Meråker kommune Årsmelding 1999
• Forslag Habiliteringsplan, datert her 15.10.99
• Psykiatriplan for Meråker kommune, vedtatt 31.08.98

Dokumentasjon mottatt ved revisjonen:

• Oversikt over antall elever ved den enkelte skole
• Referat fra møter i ansvarsgruppe f eks i journal
• Journaler fra siste gjennomførte skolestartundersøkelse
• Journaler fra 8. klasse skoleåret 1999/2000
• Spørreundersøkelse blant ungdommer for å registrere om det er behov for ungdomshelsestasjon i Meråker i 2000. Resultat fra undersøkelsen og søknad til kommunen om midler

• Orienteringsskriv til foresatte vedrørende skolehelsetjenesten og ulike tilbud/ undersøkelser

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkeslegen:

• Varsel om tilsyn med kommunens skolehelsetjeneste, brev av 06.07.2000
• Svar ang varsel om tilsyn med kommunens skolehelsetjeneste med oversendelse av dokumenter, brev av 23.08.2000
• Oversikt over dokumenter som ønskes fremlagt ved revisjonen, telefaks av 25.08.2000
• Tilsyn med skolehelsetjenesten – endelig tidsplan for revisjonen, telefaks av 29.08.2000

Dokumentasjon mottatt etter revisjonen:

• Informasjon om Skolehelselaget - mottatt 06.09.2000

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 06.07.2000.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 30.08.2000.

Intervju med 3 personer.

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• Gjennomgang av 8 journaler for hvert av årskullene 1994 og 1986 for å verifisere målretta helseundersøkelser ved skolestart og ved overgang barnetrinnet- ungdomstrinnet
• Gjennomgang av dokumentene Plan for samarbeid mellom skolehelsetjenesten og Meråker videregående skole og Plan for forebyggende tiltak, for å verifisere avsatt personellressurs i skolehelsetjenesten
• Gjennomgang av Forslag til habiliteringsplan Meråker kommune 1999, samt Psykiatriplan for Meråker kommune, (mottatt før revisjonen) for å verifisere om kommunen benytter ansvarsgrupper som en arbeidsform i arbeidet med oppfølging av barn/familier som trenger oppfølging fra flere etater og fagpersoner. Videre for å få en oversikt over barn og unges helseforhold, spesielt med tanke på psykososiale problemstillinger
• Gjennomgang av oversikt over ansvarsgrupper og dokumentasjon i journal med referat fra ansvarsgruppemøter
• Informasjonsskriv til foreldre om skolehelsetjenesten
• Spørreundersøkelse blant ungdom med tanke på behov for Helsestasjon for ungdom

Sluttmøte ble avholdt 30.08.2000.

5. Reviderte områder og funn

Område 1:

Organisering. Internkontroll og alminnelig krav til skolehelsetjenesten.

Avvik:

Kommunen har ikke etablert internkontroll i helsetjenesten og kunne heller ikke fremlegge konkrete planer som kunne sannsynliggjøre at internkontroll vil bli etablert i løpet av 2000.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30. mars 1984 § 3 andre ledd.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det ble ikke dokumentert at kommunen hadde etablert internkontroll i kommunehelsetjenesten
• Det ble heller ikke framlagt konkrete planer som kunne sannsynliggjøre at internkontroll vil bli etablert i løpet av året

Ovenstående er også bekreftet gjennom intervjuene.

Område 2:

Systematisk medisinsk undersøkelse og individuell helseveiledning til alle elever.

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknad på dette området. Men vi fant å gi følgende

Kommentar:

Det ble gitt muntlig informasjon om at tilgjengelige lokaler for skolehelsetjenesten i videregående skoler er dårlig egnet. Jf Forskrift om helsetjenester i skoler § 6.

Område 3:

Skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper av elever.

Det ble ikke funnet avvik på dette området.

Merknad:

Det er gitt muntlig informasjon om tverretatlig samarbeid med andre instanser i hht forskriften om helsetjenester i skoler § 3, andre strekpunkt.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

Av opplysninger gitt i 1 intervju fremgår det at det ved skolen finnes et Skolehelselag som har månedlige møter. Det foreligger ikke dokumentasjon på dette f eks i form av referat.

Vi har imidlertid i ettertid mottatt informasjon som viser sammensetning av Skolehelselaget og informasjon knyttet til det tverrfaglige/tverretatlige samarbeidet i Skolehelselaget. Merknaden vil likevel bli opprettholdt.

Område 4: Helseovervåking.

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknad på dette området.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkeslegen deltok:
Juridisk rådgiver Ellinor Wessel Pettersen, revisor
Fylkessykepleier Ingrid S. Haugdahl, revisjonsleder
Underdirektør Ole Jonny Vada, revisor