INNHOLD

1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere på revisjonsbesøket

Tilsynet er utført som systemrevisjon.

Sammendrag:

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Om kommunen har etablert internkontroll for godkjenning av virksomhetene som omfattes av forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.
• Om kommunen har etablert internkontroll for tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Gjennom intervju med personer i kommunenes administrasjon fikk revisjonsgruppen beskrevet hvordan kommunen har lagt opp godkjenningsprosessen for barnehagene og skolene. Det forelå imidlertid ingen plan eller prosedyrer for hvordan kommunen skal gjennomføre tilsyn med miljørettet helsevern i barnehagene og skolene.

Det ble gitt ett avvik for manglende system for tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

I tillegg er det gitt merknad etter verifikasjoner som viser at forslag til vedtak ikke er helt i tråd med regelverket.

Dato: 18.08.99

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvordan kommunen ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen tar utgangspunkt i om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

Systemrevisjon omfattet granskning av dokumenter, intervju av ansatte i kommunene og verifikasjoner av saker som var under forberedelse til godkjenning.

Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Fylkeslegen har revidert følgende områder:

• Om kommunen har etablert internkontroll for godkjenning av virksomheten som omfattes av forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.
• Om kommunen har etablert internkontroll for tilsyn med miljørettet helsever i barnehager og skoler.

2. Beskrivelse av virksomheten

Kommunen har organisert arbeidet med godkjenning som et prosjekt med Kommunelege I, oppvekstsjef og bygningssjef. Det er foretatt en kartlegging av alle enheter, kommunen har i alt 10 barnehager og 10 skoler.

Kommunelege I er delegert myndighet til å fatte vedtak om godkjenning iht kommunehelsetjenestelovens kap 4a, denne delegasjonen er senere trukket tilbake. Kommunelege I utreder sakene og legger disse fram til behandling. Det er kommunestyret som skal foreta godkjenningen iht forskriftens §6.

3. Dokumentunderlag

• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten
• Lov om helsetjenesten i kommunene
• Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.
• Helsetilsynets veileder 3-98 til forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Dokumenter mottatt av kommunen:

• Utdrag fra Nærøy kommunens delegasjonsreglement
• Organisasjonskart over helse- og sosialavdelingen i Nærøy kommune
• Oversikt over godkjenningspliktige skoler og barnehager
• Kopi av brev fra Skole- og oppvekstsjef til kommunelege I. Datert 16.03.99
• Kopi av 10 enkeltsaker forberedt for enkeltvedtak om godkjenning av barnehager og skoler
• Prosedyre/rutine L11 og L 12 vedr. godkjenning av skoler og barnehager
• Brev av 19.04.99 fra Skole- og oppvekstsjef til Fylkeslegen vedr. kommunenes oppfølging av forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v

Korrespondanse mellom Fylkeslegen og Nærøy kommune:

• Revisjonsvarsel av 23.02. 99
• Svar fra Nærøy kommune av 23.03.99 med oversendelse av dokumentasjon.

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Formøte:07.04.99

Åpningsmøte:21.04.99

Sluttmøte:21.04.99

Intervjuer:5 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• Gjennomgang av tilsendte dokumenter og forelagt dokumenter i løpet av revisjon.
• Gjennomgang av 10 saker som var forberedt til enkeltvedtak for godkjenning av barnehager og skoler.
• Gjennomgang av helsetjenestens IK -perm.
• Gjennomgang av prosedyrer/rutiner L 11 og L 12.

Oppsummering av verifikasjon:

• Saksbehandlingen er ikke avsluttet, men det er lagt fram forslag til vedtak som ikke er helt i tråd med regelverket:
  - i henhold til forvaltningsloven er det opplyst om klageadgang, men ikke om klagefrist
  - tidsfrister satt ifm vilkår til godkjenning er i liten grad differensiert, og bærer preg av å være vilkårlig satt
  - forslagene til vedtak legger opp til at det gis godkjenning, men på en rekke vilkår. I noen av saksframleggene er vilkårssettingen så omfattende at det er grunn til å stille spørsmål ved om forskriftens formålsbestemmelse er ivaretatt.
  - merknaden ville vært klassifisert som avvik hvis det var fattet vedtak før verifikasjonen.

Revisjonsbesøket ble avsluttet med et sluttmøte der følgende observasjoner ble presentert:

• Kommunen har i sin IK-perm dokumentert hvilke lover og forskrifter som gjelder for godkjenning og tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.
• Kommunen har ved organisering av godkjenningsprosessen sikret nødvendig kompetanse.

• Kommunen har ikke foretatt noen godkjenning av barnehager og skoler.
• Det mangler en fremdriftsplan på når kommunen vil ha et fullstendig internkontrollsystem/kvalitetssystem.
• Kommunen har ikke etablert noe system for tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.
• Det er ikke samsvar mellom delegasjonsvedtak for godkjenning og den praksis kommunen har etablert. Kommunen opplyser at de arbeider med saken.
• Forslag til vedtak i flere av godkjenningsakene setter opp vilkår som bryter med formålsbestemmelsen i forskriften.

5. Reviderte områder og funn

Internkontroll generelt og i forhold til tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Avvik 1

Kommunen har ikke etablert noe system for tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Tilsynsloven § 3 og Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler § 25

Avviket er basert på følgende observasjoner: Det er ikke tatt stilling til hvem i kommunen som skal føre tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler. Det foreligger ingen plan for hvordan tilsynet skal gjennomføres. Intervjuene bekrefter at det ikke er noen plan for tilsyn.

Oversikt over og kunnskap om krav i lov og forskrift om miljørettet helsevern.

På dette område er det ikke funnet avvik eller merknad. Kommunen har oversikt over hvilke lover og forskrifter som gjelder for godkjenning og tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Område 3

Organisering av godkjenning av barnehager og skoler i forhold til miljørettet helsevern.

På dette området er det ikke funnet avvik eller merknad. Kommunen kan dokumentere hvem som er ansvarlig for å medvirke i godkjenningsprosessen. Det er sikret nødvendig kompetanse ved organisering av arbeidet. Det er Kommunelege I, Oppvekstsjef og Bygningssjef som utreder sakene som fremlegges for godkjenning til kommunestyret.

Område 4

Saksbehandling ved godkjenning, herunder bruk av vilkår eller dispensasjon.

Det er ikke gitt avvik. Det at kommunen ikke har foretatt noen godkjenning på tidspunktet for revisjon omfattes ikke av de krav som det er revidert opp mot her. Fylkeslegen konstaterer at kommunen er inne i en arbeidsprosess mot godkjenning.

Verifikasjon viser at forslag til vedtak ikke er helt i tråd med regelverket:

• i henhold til forvaltningsloven er det opplyst om klageadgang, men ikke om klagefrist
• tidsfrister satt ifm vilkår til godkjenning er i liten grad differensiert, og bærer preg av å være vilkårlig satt
• forslagene til vedtak legger opp til at det gis godkjenning, men på en rekke vilkår. I noen av saksframleggene er vilkårssettingen så omfattende at det er grunn til å stille spørsmål ved om forskriftens formålsbestemmelse er ivaretatt
• merknaden ville vært klassifisert som avvik hvis det var fattet vedtak før verifikasjonen.

6. Deltakere på revisjonsbesøket