INNHOLD

Tilsynet er utført som systemrevisjon.

• Organiseringen av kommunens fysioterpitjeneste og den reviderte virksomheten, herunder etablering og vedlikehold av internkontrollsystemet, samt samordning med øvrige deler av kommunens helsetjeneste
• Rutiner for journalhåndtering
• Ivaretagelse av taushetsplikten

Hovedinntrykket fra tilsynet ved Fysikalsk senter (som en del av fysioterapitjenesten i Namsos kommune) er positivt. De områdene som har vært gjenstand for revisjon indikerer at fysioterapeutene ved Fysikalsk senter jobber seriøst og faglig forsvarlig.

De er også i gang med etableringen av et internkontrollsystem, men savner sentrale føringer fra kommunens ledelse for et helhetlig system.

Tilsynet avdekket følgende avvik:

• Rekvisisjonene og timekortene blir ikke oppbevart i samsvar med kravene i Forskrift for fysioterapeuter.

Fylkeslegen har merknader til følgende punkter:

• Samordningen med den øvrige helsetjenesten i kommunen, samt kommunikasjonen med kommunens ledelse.
• Omfanget av den totale fysioterapitjenesten i kommunen.
• Ivaretakelsen av taushetsplikten i og med den åpne løsningen mellom venterom og resepsjon/behandlingsrom.

Revisjonen inngår som en del av Fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvordan virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll.

Revisjonen tar utgangspunkt i hvorvidt:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensiale.

Fylkeslegen har revidert følgende områder:

• Organisering av kommunens fysioterapitjeneste og den reviderte virksomheten, herunder etablering og vedlikehold av internkontrollsystemet, samt samordning med øvrige deler av kommunens helsetjeneste
• Rutiner for journalhåndtering
• Ivaretagelse av taushetsplikten

2. Beskrivelse av virksomheten

Fysikalsk senter drives som et ordinært fysikalsk institutt. Det arbeider 2 fysioterapeuter ved instituttet som til sammen har 1.5 driftsavtaler. Avtalene er knyttet til virksomheten. Behandlingsformene som benyttes ved instituttet kan karakteriseres som "vanlig" fysioterapi. Ingen av fysioterapeutene har spesialkompetanse. Imidlertid driver den ene fysioterapeuten med litt akupunktur, mens den andre driver med litt lymfedrenasje. Virksomheten har en daglig leder og en leietaker. Fysioterapeutene har egne undersøkelsesrom/kontorer som fullt ut ivaretar muligheten til fortrolig samtale mellom terapeut og pasient. I tillegg er det tre behandlingsrom med forheng mellom. Det er felles treningssal. En av fysioterapeutene bruker datajournal.


3. Dokumentunderlag

Dokumentunderlaget for systemrevisjonen var:

• Lov av 30. mars 1984 om statlig tilsyn med helsetjenesten
• Lov av 19. november 1982 om helsetjenesten i kommunene
• Lov av 13. juli 1956 om fysioterapeuter og mensendiecksykegymnaster
• Forskrift av 9. juni 1978 for fysioterapeuter, mensendieckgymnaster, sykegymnaster og massører
• Forskrift av 17. mars 1989 om leges og helseinstitusjons journal for pasient
• IK-2482 Nasjonal strategi for kvalitetsutvikling i helsetjeneste
• Brev med varsel om tilsyn, datert 22.02.2000-04-16
• Brev fra kommunen med vedlagte bakgrunnsdokumenter for fysioterapitjenesten i Namsos kommune, datert 08.03.2000
• Brev med program for tilsynsdagen, datert 23.03.2000

Oversikt over tilsendte bakgrunnsdokumenter:

• Kopi av standard driftsavtaler
• Funksjonsbeskrivelse for rehabiliteringsleder
• Stillingsbeskrivelse for sjefsfysioterapeut, kommunefysioterapeut og turnuskandidat
• Organisasjonskart over kommunens helse- og sosialtjeneste
• Oversikt over privatpraktiserende fysioterapeuter
• Årsrapport for rehabiliteringstjenesten
• Årsmelding seksjon helse- og sosial
• Oversikt over ressursbruk kommunens rehabiliteringstjeneste
• Oversikt over mål og målgrupper i rehabiliteringstjenesten
• Tjenestekategorisering og kravspesifikasjoner, prosedyrer kurativ virksomhet for kommunal rehabiliteringstjeneste

Åpningsmøte:Tirsdag 11.04.00 kl. 0900 - 0920

Sluttmøte:Tirsdag 11.04.00 kl. 1500 - 1530

Intervjuer:4 personer ble intervjuet

Verifikasjoner:Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• Vilkårlige journaler og henvisninger ble plukket fram for kontroll av utfylling og innhold
• Oppbevaring av rekvisisjoner og journaler
• Behandlingsrommene og mulighet for fortrolig samtale

Revisjonsbesøket ble avsluttet med et sluttmøte der følgende observasjoner ble presentert:

Det synes som at det er liten samordning mellom instituttet og den øvrige helsetjenesten i kommunen. Kommunikasjonen og informasjonen mellom instituttet og kommunen er ikke god nok.

Instituttet er kommet i gang med utvikling av internkontrollsystem.

Det synes som at omfanget av det totale fysioterapitilbudet i kommunen ikke er tilstrekkelig.

Journalføringssystemet virker godt. Journalene, med unntak av rekvisisjonene og timekortene, blir oppbevart i låstbart arkivskap. Det foreligger konsesjon fra Datatilsynet når det gjelder føring av datajournaler. Rekvisisjonene og timekortene (som en del av journalen) oppbevares ikke slik at de er utilgjengelige for uvedkommende.

Det er en utpreget åpen løsning i lokalene, og da spesielt mot venterommet.

Organisering av kommunens fysioterapitjeneste og den reviderte virksomheten, herunder etablering og vedlikehold av internkontrollsystemet, samt samordning med øvrige deler av kommunens helsetjeneste

Fysikalsk senter virker ikke samordnet med øvrig helsetjeneste. Det er ikke lagt noen føringer for behov, prioriteringer eller oppgaver for fysioterapitjenesten fra kommunens side. Kommunikasjonen og informasjonen mellom instituttet og kommunen er ikke god nok. Opplysninger fra de reviderte tyder på at omfanget av det totale fysioterapitilbudet i kommunen ikke er tilstrekkelig.

Rutiner for journalhåndtering.

Avvik:

Rekvisisjoner og timekort er utilstrekkelig sikret mot adgang for uvedkommende.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Forskrift av 9. juni 1978 for fysioterapeuter, mensendicksykegymnaster og massører § 5: "Opptegnelser skal oppbevares på en slik måte at de ikke er tilgjengelige for uvedkommende".

Avviket er basert på følgende observasjoner: Rekvisisjonene og timekortene, som en del av journalen, oppbevares i en ikke låsbar kartotekboks på skranken i resepsjonen.

Ivaretakelse av taushetsplikt. Det ble ikke funnet avvik.

Merknad:

Fylkeslegen stiller spørsmål ved om den åpne løsningen i lokalene, og da spesielt mot venterommet, ivaretar taushetsplikten fullt ut.

Fra Fylkeslegen deltok:
Fylkeslege Einar Vandvik, revisjonsleder
Juridisk rådgiver Ellinor Wessel Pettersen
Kvalitetsrådgiver Karin Steen