INNHOLD

Sammendrag

• Organisering
• Journalhåndtering
• Taushetsplikt

Hovedinntrykket fra tilsynet med legetjenesten i Steinkjer kommune og Nordsia legekontor er positivt. Legekontoret er godt i gang med etablering av internkontrollsystem. Alle ansatte deltar i denne prosessen. Det er ikke etablert samarbeid mellom legekontoret og kommunen når det gjelder internkontrollarbeidet. Inntrykket er at det heller ikke er utstrakt kommunika-sjon mellom kommunen og de privatpraktiserende legekontorene. Journalhåndteringen og ivaretakelsen av taushetsplikten er i all hovedsak i tråd med regelverket.

Tilsynet avdekket ingen avvik ved virksomheten.

Fylkeslegen har funnet grunnlag for følgende merknader:

• Utilfredsstillende oppbevaring av epikriser og dokumenter fra svangerskapskontroller.
• Utformingen av ekspedisjonsområdet skaper problemer for ivaretakelsen av taushets-plikten.

Dato: 08.12.2000

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Nordsia legekontor, Steinkjer kommune i perioden 9. august 2000 – 27. oktober 2000. Revisjonen inngår som en del av Fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndig-hetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndig-hetene mener det er et forbedringspotensial.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Steinkjer kommune har 6 legekontor som drives etter modell for avtalepraksis med driftstilskudd. 2 av kontorene drives etter en blandingsmodell der kommunen holder lokaler, utstyr og hjelpepersonell mot at driftstilskuddet går tilbake til kommunen. Kommunen har ansatt kommuneoverlege i 40 % stilling.

Nordsia legekontor drives av 3 leger som alle har driftsavtale med Steinkjer kommune. Kontoret har 4 ansatte hjelpepersonell, bl.a. sykepleier og legesekretær. Legekontoret holder til i en toetasjes bygning. På grunn av en del trapper er tilgjengeligheten for bevegelseshemmede vanskelig. Legenes kontorer virker godt lydisolerte og venterommet er lyst og trivelig. Det er innført datajournal ved legekontoret. Dette innebærer at pasientjournalene i all hovedsak befinner seg i dataversjon.

3. Dokumentunderlag

Følgende dokumentunderlag foreligger:

• Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten
• Lov om helsetjenesten i kommunene
• Lov om leger
• Forskrift om leges og helseinstitusjons journal for pasient
• Nasjonal strategi for kvalitetsutvikling i helsetjenesten, IK-2482
• Brev med varsel om tilsyn, datert 09.08.2000
• Brev fra Steinkjer kommune med vedlagte dokumentasjon, datert 21.09.2000
• Brev med program for tilsynsdagen, datert 05.10.2000
• Organisasjonskart for Steinkjer kommune
• Driftsavtaler mellom privatpraktiserende leger og Steinkjer kommune
• Oversikt over legetjenesten i Steinkjer kommune
• Eksempler på prosedyrer utarbeidet ved en del legekontor
• Internkontrollhåndbok for Nordsia legekontor (framlagt på revisjonsdagen)

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

5. Reviderte områder og funn

Organisering av kommunens legetjeneste, herunder etablering og vedlikehold av interkon-trollsystemet.

Det er ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Fylkeslegen ønsker å gi følgende kommentarer til dette området:

• Det kan synes som at kommunikasjons- og informasjonskanalene mellom kommunen og de privatpraktiserende legene ikke er særlig godt utviklet.
• Fylkeslegen har merket seg informasjonen om at det er vanskelig for publikum å komme gjennom på telefonen til legekontoret.
• Alle ansatte deltar i arbeidet med internkontrollsystemet. Dette er svært positivt.

Journalhåndtering.

Ingen avvik ble funnet.

Oppbevaring av epikriser og dokumenter i forbindelse med svangerskapskontroll var ikke oppbevart tilfredsstillende.

Aktuelle dokumenter var oppbevart i permer i ekspedisjonen og var i prinsippet tilgjengelig for eventuelle uvedkommende. En slik oppbevaring anses lite betryggende og det anbefales at permene plasseres avlåst slik at de ikke er tilgjengelige for uvedkommende.

Fylkeslegen ønsker å gi følgende kommentar på dette området:

• I forbindelse med overføring av journal mellom legekontor/legekontor og helseinstitusjon, jf legeloven § 45, blir pasienten fakturert for utgifter i forbindelse med overføringen. I henhold til gjeldende regelverk er det kun hjemmel for å fakturere pasienten for kostnader i forbindelse med innsynsretten, jf legeloven § 46. Når det gjelder overføring av journal mellom legekontor, vil dekning av kostnader i denne forbindelse måtte ordnes mellom legekontorene.

Ivaretakelse av taushetsplikten.

Ingen avvik ble funnet

Merknad:

Utformingen av ekspedisjonsområdet medfører problemer med ivaretakelsen av taushets-plikten.

Ekspedisjonsluka vender ut mot gangen der flere pasienter kan oppholde seg samtidig i kø. Det er i tillegg relativt åpent og nært til venterommet fra ekspedisjonsområdet. Samtaler mellom ekspedisjonspersonalet og pasienter kan enkelt "overhøres" av andre ventende pasienter. Legekontoret har imidlertid opplyst at de er oppmerksom på problemet og jobber med å finne en bedre løsning.

6. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Fylkeslege Einar Vandvik, revisjonsleder
Juridisk rådgiver Ellinor Wessel Pettersen (revisor)
Førstekonsulent Eli Haugen Finstad (revisor)