INNHOLD

Sammendrag
1.Innledning
2.Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3.Dokumentunderlag
4.Gjennomføring
5.Reviderte områder og funn
6.Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Fylkeslegen gjennomførte systemrevisjon med skolehelsetjenesten i Steinkjer kommune 20. og 21. juni 2000. Denne rapporten beskriver 1 merknad som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Internkontroll, organisering og alminnelige krav til skolehelsetjenesten
• Medisinsk undersøkelse og individuell helseveiledning
• Skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper av elever
• Helseovervåking

I Steinkjer kommune er helsetjenesten godt i gang med utarbeiding av internkontrollsystem. Skolehelsetjenesten har kommet langt i dette arbeide. Kommunen har utpekt 8 leger som hver har medisinsk-faglig ansvar for skolehelsetjenesten i hvert sitt distrikt. Personalet som arbeider i skolehelsetjenesten er godt kjent med regelverk og faglig standard. Alle skoleelever i kommunen får tilbud om systematiske medisinske helseundersøkelser og individuell veiledning. Det gjennomføres skolestartundersøkelse av 6-åringer. For å identifisere psykiske og psykososiale problemstillinger blant barn og unge er det foretatt kartlegging som inngår som en del av kommunedelplan for pleie- og omsorgstjenester.

Det ble ikke funnet avvik innen de reviderte områdene.

Det er grunn til å stille spørsmål om skolehelsetjenesten er inkludert i et forpliktende strukturert, tverrfaglig samarbeid med andre instanser i hht forskriften om helsetjenester i skoler, § 3, andre strekpunkt.

Av opplysninger gitt i intervjuer fremgår det at skolehelsetjenesten ikke automatisk er inkludert i førskole- og skoleteam. Dette bekreftes også i oppvekstetatens skjema for "samtykke til bistand fra førskole- / skoleteam", hvor personell fra skolehelsetjenesten ikke er nevnt å inngå i teamet. Helsetjenestens lovgrunnlag for å jobbe i tverrfaglig team er heller ikke gjengitt i skjemaet.

Dato: 20. juli 2000

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Steinkjer kommune 20. og 21. juni 2000. Tilsynet er gjennomført på oppdrag av Statens helsetilsyn og er en del av årets landsomfattende tilsyn med skolehelsetjenesten. Revisjonen inngår som en del av Fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Formålet med tilsynet er todelt: For det første å bidra til kvalitetsutvikling. For det andre å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Steinkjer kommune har 20 347 innbyggere, antall barn/unge 0-19 år er 5 281. Kommunen har 15 barneskoler (13 fra høsten 2000) og 2 ungdomsskoler. I tillegg er Steinkjer vertskommune for 3 videregående skoler. Alle skolene har skolehelsetjeneste. Skolehelsetjenesten ivaretas innenfor en ramme av 0,25 helsesøsterstilling i den videregående skole og 3,75 helsesøsterstilling i barne- og ungdomsskolen. Det medisinsk-faglige ansvaret ivaretas av 8 skoleleger (med driftsavtaler) som har ansvar for hvert sitt distrikt/skoler. Det er utarbeidet eget program for skolehelsetjenesten i barne- og ungdomstrinnet, samt i de videregående skolene. I tillegg utarbeides det årlig virksomhetsplan for helsesøstertjenesten. Det arbeides systematisk og målrettet i forhold til de stillingsressurser som er stilt til rådighet. Steinkjer kommune har en stabil helsesøster- og legetjeneste.

3. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Kommunens plan for helse- og sosialetaten
• Virksomhetsplan for skolehelsetjenesten i de videregående skoler 1999/2000
• Organisering og ansvarsforhold vedrørende skolehelsetjenesten ved de videregående skoler / virksomhetsplan
• Organisasjonskart for helse- og sosialetaten m/tjenesteområder
• Delegasjonsreglement for Steinkjer kommune
• Oversikt / utdrag av kommunens internkontroll- og kvalitetskontrollsystem for virksomheten, inkl utdrag av prosedyrer gjeldende for skolehelsetjenesten
• Informasjon om struktur og rammer, bemanning og innhold i tjenesten – "Skolehelsetjenesten i Steinkjer kommune"
• Skjema for "samtykke til bistand fra førskole- / skoleteam", fra oppvekstetaten
• Prosedyrer for ansvarsgrupper og individuell plan
• Helse- og sosialetaten, - årsmelding 1999
• Steinkjer kommune, - økonomiplan 2001-2004
• Virksomhetsplan for 2000 for helsesøstertjenesten
• Beskrivelse av tilbudet "helsestasjon for ungdom"
• Diverse orienteringsskriv til foresatte og ansatte vedr skolehelsetjenesten og ulike tilbud / undersøkelser

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkeslegen:

• Varsel om tilsyn med kommunens skolehelsetjeneste, brev av 10.04.2000
• Svar ang varsel om tilsyn med kommunens skolehelsetjeneste, brev av 14.04.2000
• Melding om ny dato for tilsyn med kommunens skolehelsetjeneste, brev av 26.04.2000
• Tilsyn med skolehelsetjenesten - oversendelse av dokumenter, brev av 29.05.2000
• Tilsyn med skolehelsetjenesten - tidsplan for revisjonen, brev av 09.06.2000
• Tilsyn med skolehelsetjenesten - ettersendelse av dokumentasjon, brev av 26.06.2000

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 10.04.2000

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 20.06.2000

Intervju med 8 personer.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• Gjennomgang av 10 journaler for hvert av årskullene 1993 og 1984 for å verifisere målretta helseundersøkelser ved skolestart og ved slutten av 10. klasse
• Gjennomgang av innholdsfortegnelse og prosedyrer fra kvalitetshåndboka for helseavdelingen
• Gjennomgang av dokumentet "oversikt over skolehelsetjenesten/helsesøsterdistrikt" for å verifisere avsatt personellressurs i skolehelsetjenesten
• Gjennomgang av kommunedelplan for rehabilitering 1999-2002, samt handlingsplan for barn og unge med psykososiale og psykiske vansker, for å verifisere at kommunen har oversikt over barn og unges helseforhold (ettersendt etter revisjonen).
• Gjennomgang av dokumenter som viser gjennomført tverrfaglig samarbeid, møtereferater fra førskole- og skoleteam (ettersendt)

Sluttmøte ble avholdt 21.04.2000.

5. Reviderte områder og funn

Område 1: Internkontroll, organisering og alminnelig krav til skolehelsetjenesten.

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknad på dette området.

Område 2: Systematisk medisinsk undersøkelse og individuell helseveiledning til alle elever.

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknad på dette området.

Område 3: Skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper av elever.

Det ble ikke funnet avvik på dette området.

Merknad 1:

Det er grunn til å stille spørsmål om skolehelsetjenesten er inkludert i et forpliktende strukturert, tverrfaglig samarbeid med andre instanser i hht forskriften om helsetjenester i skoler, § 3, andre strekpunkt.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

Av opplysninger gitt i intervjuer fremgår det at skolehelsetjenesten ikke automatisk er inkludert i førskole- og skoleteam. Dette bekreftes også i oppvekstetatens skjema for "samtykke til bistand fra førskole- / skoleteam", hvor personell fra skolehelsetjenesten ikke er nevnt å inngå i teamet. Helsetjenestens lovgrunnlag for å jobbe i tverrfaglig team er heller ikke gjengitt i skjemaet.

Område 4: Helseovervåking.

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknad på dette området.

6. Deltakere ved tilsynet

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkeslegen deltok:
Juridisk rådgiver Ellinor Wessel Pettersen, revisjonsleder
Fylkessykepleier Ingrid S. Haugdahl, revisor
Rådgiver Kyrre Kvistad, revisor