INNHOLD

1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere på revisjonsbesøket

Tilsynet er utført som systemrevisjon.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Om kommunen har etablert internkontroll for godkjenning av virksomhetene som omfattes av forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m v.
• Om kommunen har etablert internkontroll for tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Gjennom intervju med personer i kommunens helsetjeneste, skole/oppvekst og teknisk etat fikk revisjonsgruppen beskrevet hvordan kommunen har lagt opp godkjenningsprosessen for barnehagene og skolene. Det forelå imidlertid ingen prosedyrer for hvordan kommunen skal gjennomføre godkjenning og tilsyn med miljørettet helsevern i barnehagene og skolene.

Det ble gitt ett avvik for manglende internkontrollsystem for godkjenning og tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Dato: 14.12.99

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvordan kommunen ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen tar utgangspunkt i om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

Systemrevisjon omfattet granskning av dokumenter, intervju av ansatte i kommunen. Det ble ikke foretatt verifikasjoner.

Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensiale.

Fylkeslegen har revidert følgende områder:

• Om kommunen har etablert internkontroll for godkjenning av virksomheten som omfattes av forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m v.
• Om kommunen har etablert internkontroll for tilsyn med miljørettet helsever i barnehager og skoler.

Kommunen har gjort et grundig og systematisk arbeid med å kartlegge forholdene i alle barnehager og skoler. Det er etablert en tverretatlig arbeidsgruppe bestående av helsesjef, etat oppvekst/skole, teknisk etat og kommunelege I som medisinsk faglig rådgiver. Arbeidsgruppen arbeider systematisk og prosessorientert i fht forskriftens bestemmelser. I kommunen finnes i alt 25 barnehager og 16 skoler (herav 1 videregående skole) som er godkjenningspliktige.

Kommunestyret har delegert myndighet til å fatte godkjenningsvedtak, samt føre tilsyn, til rådmannen. Denne myndigheten er senere videredelegert via helse- og sosialsjef og til helseleder.

• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten
• Lov om helsetjenesten i kommunene
• Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m v.
• Helsetilsynets veileder 3-98 til forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Dokumenter mottatt av kommunen:

• Utdrag fra Stjørdal kommunens delegasjonsreglement av 01.11.95
• Stillingsbeskrivelse av 07.06.98 for kommunelege I
• Notat av 03.05.99 fra avd skole/barnehage ang miljørettet helsevern i barnehager og skoler
• Organisasjonskart i forhold til området miljørettet helsevern i Stjørdal kommune
• Oversikt over godkjenningspliktige skoler og barnehager
• Intern rapport: "Kommentarer til resultater fra søknadsskjema for godkjenning av skoler og barnehager"
• Program og opplegg for kursdag den 01.09.99 om arbeidet med MHV-forskriften
• Kopi av "Retningsgivende konkretisering av forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m v. i Stjørdal kommune" (utkast til kommunal standard)
• Beskrivelse av planprosess for arbeidet med Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m v., utarbeidet av prosjektgruppa august -99
• Kopi av møtereferater i den tverretatlige arbeidsgruppa. Referat av: 26.03.99, 30.04.99, 04.06.99, 20.08.99 og 15.10.99

Korrespondanse mellom Fylkeslegen og Stjørdal kommune:

• Revisjonsvarsel av 29.06.99
• Telefaks av 17.08.99 fra Fylkeslegen med presisering av temaene i formøte 02.09.99
• Svar fra Stjørdal kommune av 26.08.99 med oversendelse av dokumentasjon
• Brev av 03.09.99 med varsel om endring av dato for gjennomføring av revisjonen
• Telefaks av 01.11.99 fra Stjørdal kommune med ytterligere dokumentasjon

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• Gjennomgang av kommunens delegasjonsreglement av 01.11.95.

• Gjennom intervju fikk vi bekreftet at stillingen som helseleder ikke lenger eksisterer. I stedet er det opprettet en ren administrativ stilling som helsesjef. Det er en allmenn oppfatning at de medisinskfaglige oppgaver som tidligere var tillagt helselederstillingen nå er overført til kommunelege I, derav godkjennings- og tilsynsmyndighet etter "forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m v.".

• Gjennomgang av utskrift fra møteprotokoll kommunestyrets møte 14.10.99 med vedtak om fremlegging av en helhetlig plan med kostnadskalkyler over behovet for tilpassing av skolebygg etter "forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m v."
• Gjennomgang av "Inneklimarapport for skoler og barnehager i Stjørdal kommune. Samlet oversikt over tiltak og kostnader knyttet til rehabilitering av inneklima og sanitære forhold i kommunale grunnskoler og barnehager i Stjørdal kommune", (okt 1999).

Oppsummering av verifikasjon:
Det er gjort et grundig forarbeid i fht kartlegging av den fysiske tilstanden i kommunens skoler og barnehager. Den tverretatlige gruppa har bidratt til å informere og forberede kommunestyret på at det vil foreligge et betydelig investeringsbehov i skoler og barnehager som det må tas høyde for ifm behandlingen av kommunenes økonomiplan. Som et ledd i forberedelsene til godkjenning uttrykker kommunen behov for å gjennomgå delegasjonsvedtaket fra 1995.

Revisjonsbesøket ble avsluttet med et sluttmøte der følgende observasjoner ble presentert:

• Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m v. er kjent og tatt i bruk
• Kommunen har ikke etablert noe IK-system i forhold til godkjenning og tilsyn
• Myndighet til å godkjenne og føre tilsyn er delegert og gjort kjent
• Det er ikke laget noen prosedyre som viser dette som en del av et IK-system
• Kommunen har sikret personell med fagkompetanse. Det er etablert en tverrfaglig og tverretatlig prosjektgruppe som jobber med forskriften
• Det er i kommunen gjort et grundig grunnlagsarbeid med kartlegging av den fysiske tilstanden i de kommunale skoler og barnehager
• Kommunen har ikke fattet godkjenningsvedtak ennå.

Avvik 1
Kommunen oppfyller ikke kravene til etablering av internkontroll på området miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Avvik fra tilsynslovens § 3.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Kommunen har ikke startet noe systematisk arbeid med internkontroll i helsetjenesten og for området miljørettet helsevern
• Det finnes rutiner/elementer som kan inngå i et IK-system, men dette er ikke satt i system
• Delegasjonsvedtaket er ikke i samsvar med dagens organisering
• Det foreligger ingen prosedyrer for godkjenning og tilsyn av skoler og barnehager
• Det foreligger utkast til planprosess for arbeidet mot godkjenning av skoler og barnehager
• Intervjuene bekrefter at arbeidet med internkontroll ikke er kommet i gang. En manglende overbygning fra kommunenes ledelse (rådmannen) har hindret at de positive prosesser ikke er satt inn i et IK-system.

Kommentar:
Helsetjenesten uttrykker en positiv holdning til kvalitetsarbeid, og det er utarbeidet en rekke elementer som etter hvert kan inngå som en del av et internkontrollsystem. Den tverretatlige arbeidsgruppa har igangsatt en konstruktiv faglig begrunnet prosess for å få laget en kommunal standard som skolene og barnehagene skal vurderes opp mot. Standarden er ennå ikke vedtatt politisk.

Område 2
Oversikt over og kunnskap om krav i lov og forskrift om miljørettet helsevern.

På dette område er det ikke funnet avvik eller merknad. Intervjuene bekrefter at kommunen har oversikt over hvilke lover og forskrifter som gjelder for godkjenning og tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Område 3
Organisering av godkjenning av barnehager og skoler i forhold til miljørettet helsevern.

På dette området er det ikke funnet avvik eller merknad. Kommunen kan dokumentere hvem som er ansvarlig for å medvirke i godkjenningsprosessen. Det er sikret nødvendig kompetanse ved organisering av arbeidet. Det er etablert en tverrfaglig/tverretatlig gruppe som skal utrede sakene som pr dato skal fremlegges for kommunelege I til godkjenning. Godkjenningsmyndigheten er imidlertid under vurdering.

Område 4
Saksbehandling ved godkjenning, herunder bruk av vilkår eller dispensasjon.

Det er ikke gitt avvik. Det at kommunen ikke har foretatt noen godkjenning på tidspunktet for revisjon omfattes ikke av de krav som det er revidert opp mot her. Fylkeslegen konstaterer at kommunen er inne i et godt prosessorientert arbeid rettet mot en kvalitetsforbedring i skoler og barnehager, og som også vil være et godt grunnlag for å få foretatt de pålagte godkjenninger.

Fra fylkeslegen deltok:
Fylkessykepleier Bente Molde, revisjonsleder
Prosjektleder Kyrre Kvistad, revisor
Juridisk rådgiver Siw Bleikvassli, revisor

Førstekonsulent Rune-Vidar Bråthen, observatør fra Sosial- og helsedepartementet