INNHOLD

Tilsynet er utført som systemrevisjon.

• Organisering av kommunens fysioterapitjeneste og den reviderte virksomheten, herunder etablering og vedlikehold av internkontrollsystemet, samt samordning med øvrige deler av kommunens helsetjeneste
• Rutiner for journalhåndtering
• Ivaretagelse av taushetsplikten

Hovedinntrykket fra tilsynet ved Bjerkanhjørnet fysioterapi (som en del av fysioterapitjenesten i Stjørdal kommune) er positivt. De områdene som har vært gjenstand for revisjon indikerer at fysioterapeutene ved Bjerkanhjørnet fysioterapi jobber seriøst og faglig forsvarlig.

Fysioterapeutene er i gang med etableringen av et internkontrollsystem, men savner føringer fra kommunens sentrale ledelse for et helhetlig system.

Tilsynet avdekket ingen avvik ved virksomheten.

Fylkeslegen har merknader til følgende punkter:

• Samordningen med den øvrige helsetjenesten i kommunen, samt kommunikasjonen med kommunens ledelse.
• Omfanget av den totale fysioterapitjenesten i kommunen.
• Sikkerhetskopiering av datajournaler.

Revisjonen inngår som en del av Fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen tar utgangspunkt i om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensiale.

Fylkeslegen har revidert følgende områder:

• Organisering av kommunens fysioterapitjenesten og den reviderte virksomheten, herunder etablering og vedlikehold av internkontrollsystemet, samt samordning med øvrige deler av kommunens helsetjeneste
• Rutiner for journalhåndtering
• Ivaretagelse av taushetsplikten

Oversikt over tilsendte bakgrunnsdokumenter:
- Kopi av standard driftsavtaler
- Organisasjonsplan fysio-/ergoterapitjenesten Stjørdal kommune
- Organisasjonsplan - administrasjon
- Liste over privatpraktiserende fysioterapeuter
- Kontrakt om leie og drift av fysikalsk institutt ved Stjørdal sykeheim, varmebassenget


4. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Åpningsmøte:Torsdag 13.04.00 kl. 0900 - 0920

Sluttmøte:Torsdag 13.04.00 kl. 1500 - 1530

Intervjuer 4 personer ble intervjuet

Verifikasjoner:Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• Vilkårlige journaler og henvisninger ble plukket fram for kontroll av utfylling og innhold
• Oppbevaring av rekvisisjoner og journaler
• Behandlingsrommene og mulighet for fortrolig samtale

Revisjonsbesøket ble avsluttet med et sluttmøte der følgende observasjoner ble presentert:

Det synes som at det er liten samordning mellom instituttet og den øvrige helsetjenesten i kommunen. Videre synes det som at omfanget av det totale fysioterapitilbudet i kommunen ikke er tilstrekkelig. Kommunen har nylig foretatt en kartleggingsundersøkelse av fysioterapitjenesten, og bearbeiding av dette materialet er i gang.

Kommunikasjonen og informasjonen mellom instituttet og kommunen er ikke god nok

Instituttet er kommet i gang med utvikling av internkontrollsystem. Det savnes imidlertid føringer for organiseringen av et helhetlig internkontrollsystem fra kommunens sentrale ledelse.

Journalføringssystemet virker godt. Fysioterapeutene er i ferd med å innføre datajournal. Papirjournalene blir oppbevart i låsbart arkivskap. Det foreligger konsesjon fra Datatilsynet for føring av datajournaler. Det er ikke innført gode rutiner for sikkerhetskopiering av datamateriale.

Mellom de to lukkede undersøkelses-/behandlingsrommene er det problemer med lydgjennomgang. Dette er forsøkt løst ved "bakgrunnsstøy" fra radio. Det planlegges bedre støyisolering mellom rommene.

Organisering av kommunens fysioterapitjeneste og den reviderte virksomheten, herunder etablering og vedlikehold av internkontrollsystemet, samt samordning med øvrige deler av kommunens helsetjeneste.

Merknad:

Instituttet var godt kjent med kommunens organisering. Instituttet virker imidlertid ikke samordnet med øvrig helsetjeneste. Det er ikke lagt noen føringer for behov, prioriteringer eller oppgaver fra kommunens side. Kommunikasjonen og informasjonen mellom instituttet og kommunen er ikke god nok. Opplysninger fra de reviderte tyder på at omfanget av det totale fysioterapitilbudet i kommunen ikke er tilstrekkelig.

Område 2:

Rutiner for journalhåndtering. Det er ikke avdekket noen avvik her.

Det er ikke etablert gode rutiner for sikkerhetskopiering av datajournalene. Sikkerhetskopiering blir gjort "en gang i blant".

Område 3:

Ivaretakelse av taushetsplikt. Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Fra Fylkeslegen deltok:
Fylkeslege Einar Vandvik, revisjonsleder
Juridisk rådgiver Ellinor Wessel Pettersen
Kvalitetsrådgiver Karin Steen