INNHOLD

1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere på revisjonsbesøket

Tilsynet er utført som systemrevisjon

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Om kommunen har etablert internkontroll for godkjenning av virksomhetene som omfattes av forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m v.
• Om kommunen har etablert internkontroll for tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Gjennom intervju med personer i kommunens helsetjeneste, skole-etat, teknisk etat fikk revisjonsgruppen beskrevet hvordan kommunen har lagt opp godkjenningsprosessen for barnehagene og skolene. Det forelå ingen, skriftlige rutiner for hvordan kommunen skal gjennomføre godkjenning og tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler. Kommunen har imidlertid utarbeidet en rekke utkast til rutiner, og har lagt frem forslag til virksomhetsplan for helsetjenestens tilsyn med bestemmelsene i forskriften.

Det ble gitt ett avvik for manglende internkontrollsystem på området miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

I tillegg er det gitt en merknad etter verifikasjon av godkjenningsvedtak.

Dato: 14.12.99

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvordan kommunen ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen tar utgangspunkt i om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt.
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

Systemrevisjon omfattet granskning av dokumenter, intervju av ansatte i kommunen og verifikasjoner av saker som var godkjente og saker som var under forarbeid for godkjenning.

Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensiale.

Fylkeslegen har revidert følgende områder:

• Om kommunen har etablert internkontroll for godkjenning av virksomheten som omfattes av forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m v.
• Om kommunen har etablert internkontroll for tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Arbeidet med internkontroll i forhold til forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler synes å ha vært gjenstand for liten oppmerksomhet over tid, men kommunen har inneværende år lagt ned en betydelig innsats på området. Dette må sees i sammenheng med at kommunen har hatt store utfordringer med å få tak i kvalifisert personell innen samfunnsmedisin. Da kommunelege I tiltrådte stillingen tidligere i år, hadde kommunen i lang tid vært uten denne funksjon. Ny helse- og sosialsjef begynte i stillingen i Verdal kommune i september.

Kommunelege I er delegert myndighet til å fatte vedtak om godkjenning og føre tilsyn i hht forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler. Kommunelegen arbeider aktivt sammen med bl a teknisk etat, helsesøstertjenesten og skolesjef i forbindelse med godkjenning av og tilsyn med barnehager og skoler.

• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker.
• Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten.
• Lov om helsetjenesten i kommunene.
• Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m v.
• Helsetilsynets veileder 3-98 til forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Dokumenter mottatt av kommunen:

• Delegering av myndighet etter særlover innenfor helse- og sosialetaten.
• Miljøretta helsevern i Verdal kommune. Ansvar knyttet til de ulike stillingene:

Rådmann, helse- og sosialsjef, kommunelege I, skolesjef, byggleder teknisk etat.

• Utredninger/saker relatert til miljørettet helsevern i Verdal kommune. Statusrapport 01.11.99.
• Statusrapport, hygieniske inspeksjoner 1992-1999.
• Flytskjema, godkjenning av virksomhet.
• Skjema for inspeksjoner.
• Verdal skolekontor. Godkjenning av skoler og barnehager m v. etter forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m v.
• Søknadsskjema for godkjenning av skoler og barnehager m v. etter forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m v.
• Krav om godkjenning ny virksomhet.
• Internkontroll.
• Framtidige samhandlingsprosedyrer.
• Tilrettelegging basert på opplysninger om helseforhold, forslag til virksomhetsplan.
• Inneklima, forslag til virksomhetsplan.
• Oppsett fra "Institutt for innemiljø", kvalitetssikring i fht inneluft og arbeidsmiljø.
• Gul kvalitetsbok, (HMS), for rådmannens kontor og for helsesektoren.

Korrespondanse mellom Fylkeslegen og Verdal kommune:

• Revisjonsvarsel av 29.06.99, plan for revisjon datert 03.09.99.
• Svar fra Verdal kommune av 10.08.99, samt av 01.11.99 med oversendelse av dokumentasjon.

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• Gjennomgang av tilsendte dokumenter og forelagte dokumenter i løpet av revisjon.
• Gjennomsyn av Gul kvalitetsbok, (HMS), samt perm for inspeksjoner.
• Gjennomgang av kommunens delegasjonsreglement og vedtak av subdelegasjon innen området.
• Gjennomgang av 16 saker – dels forarbeider til vedtak og vedtak om godkjenning av barnehager og skoler.

Oppsummering av verifikasjon:

• Kommunen har 12 godkjenningspliktige skoler, medregnet SFO, av disse er 3 godkjent.
• Kommunen har 26 godkjenningspliktige barnehager, av disse er 12 godkjent.
• Samtlige har søkt godkjenning, det er ikke fattet noen vedtak med avslag på søknad.
• De 16 sakene vi gikk gjennom viser at kommunen har arbeidet grundig med godkjenningen. I samtlige saker har kvalifisert personell foretatt hygienisk tilsyn sammen med representant fra søkers virksomhet før godkjenning er vurdert.
• 13 saker gjelder godkjenning av barnehager, hvorav det er fattet vedtak i 11.
• 9 av sakene bærer preg av å gjelde godkjenning av lokaler i hht barnehageloven, uten at man har gått nærmere inn på vilkår for godkjenning i fht forskrift om miljørettet virksomhet i barnehager og skoler.
• I 3 saker, angående private barnehager, kommer vurderinger i hht forskrift om miljørettet helsevern bedre til syne. Det er her gitt godkjenning med forbehold, (vilkår), i hht forskriften. Forbehold gjelder mindre utbedringer, og det er satt individuelt tilpasset tidsfrist for gjennomføring.
• I den siste saken, som gjelder en offentlig barnehage er det ikke fattet vedtak. Av saksdokumentene fremgår det at man etter tilsynsrunde har tilskrevet teknisk etat for å forhøre seg om hvor lang tid det vil ta å utbedre aktuelle forhold.

3 saker gjelder godkjenning av skoler, hvorav 1 er godkjent.

• I de 2 øvrige sakene har man fulgt fremgangsmåten som ved sistnevnte barnehagesak, jfr ovenfor.

I samtlige saker mangler det henvisning til lovgrunnlag for godkjenning/vilkår. Vedtakene er godt begrunnet i fht forskriftens krav til hygiene og utendørs areal m v.. Andre områder, så som virksomhetenes internkontrollplikt m v. er tilsynelatende ikke berørt i vedtak eller dokumentasjon av saksbehandling for øvrig.

Revisjonsbesøket ble avsluttet med et sluttmøte der følgende observasjoner ble presentert:

• Kommunen har kommet kort i arbeide med å etablere internkontrollsystem/kvalitetssystem innen området miljørettet helsevern i barnehager og skoler.
• Intervjuene har vist at berørt personell har kjennskap til relevant regelverk.
• Kommunen har startet en prosess for avklaring av ansvar og oppgaver, og har utarbeidet planer for det videre arbeidet på området.
• Verifikasjoner viser at det er lagt ned betydelig innsats i saksbehandling av søknad om godkjenning, men at kommunen også på dette området kan bli enda bedre.

Område 1
Internkontroll generelt og i forhold til godkjenning og tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Avvik 1
Kommunen oppfyller ikke kravene til etablering av internkontroll på området miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Avvik fra tilsynslovens § 3
Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det er lagt frem enkelte elementer av et internkontrollsystem, bl a stillingsinstrukser og delegasjonsreglement som klart plasserer ansvar for oppgaver i fht forskriften.
• Det er lagt frem forarbeider til rutiner for noen områder, så som arbeide med godkjenning, (flytskjema), og tilsyn. Andre områder, så som kvalitetssikring av saksbehandling er ikke berørt.
• Det er ikke utarbeidet noen oversikt over relevante lover og forskrifter, det blir muntlig vist til oversikt i vedlegg Statens helsetilsyn veileder IK -2619 på området.
• Foreliggende og planlagte "elementer" er ikke satt i system.
• Det foreligger utkast til plan for videre fremdrift av arbeidet med internkontroll på området, men denne er ikke vedtatt.

Kommentar:
Tjenesten uttrykker en positiv holdning til kvalitetsarbeid, og det er utarbeidet en rekke forslag til delelementer av internkontrollsystem. Det er også utarbeidet et forslag til plan for det videre arbeide med internkontroll, hvor det er foreslått hvem som skal ha ansvar for oppgaven, og at internkontroll bør være etablert innen 01.07.00. Forslaget er ikke konkretisert med hensyn til plan for det videre arbeidet, og den er ikke vedtatt.

Område 2
Oversikt over og kunnskap om krav i lov og forskrift om miljørettet helsevern.

På dette område er det ikke funnet avvik eller merknad. Kommunen har ikke utarbeidet en egen oversikt over aktuelle regler, men intervjuene bekrefter at reglene er kjent.

Område 3
Organisering av godkjenning av barnehager og skoler i forhold til miljørettet helsevern.

På dette området er det ikke funnet avvik eller merknad. Kommunen gjør rede for hvem som er ansvarlig for å medvirke i godkjenningsprosessen. Det er sikret nødvendig kompetanse ved organisering av arbeidet. Det er kommunelege I, helsesøstertjenesten, skolesjef og bygningsleder som deltar i prosessen før vedtak om godkjenning.

Område 4
Saksbehandling ved godkjenning, herunder bruk av vilkår eller dispensasjon.

Merknad 1
Saksbehandlingen av godkjenningssøknader har forbedringspotensiale.

Merknaden bygger på følgende observasjon:

• Verifikasjonen viser at det kan stilles spørsmål ved om formålsbestemmelsen i forskrift om miljørettet helsevern er vektlagt tilstrekkelig i saksbehandlingen.

Kommentar:
9 godkjenningsvedtak var i liten grad relatert til forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler. Disse vedtakene fremstod mere som rene vedtak om godkjenning av lokaler i hht barnehageloven.

Kommunen har ved saksbehandling og vedtak i de andre sakene vurdert hovedtyngden av vilkår i forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler. Imidlertid er det også områder i forskriften som er lite berørt, så som krav til internkontroll i virksomhetene, jfr forskriftens § 4.

Kommunen har unnlatt å fatte vedtak i saker som tilsynelatende er ferdige forberedt. Dette gjelder kommunale virksomheter.

6. Deltakere på revisjonsbesøket

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Fylkessykepleier Bente Molde, revisjonsleder
Prosjektleder Kyrre Kvistad, revisor
Juridisk rådgiver Siw Bleikvassli, revisor