INNHOLD

Sammendrag

Fylkeslegen gjennomførte systemrevisjon med skolehelsetjenesten i Vikna kommune 6. september 2000. Ved revisjon ble det konstatert 2 avvik; kommunen har ikke etablert internkontroll i helsetjenesten og det medisinske ansvar for skolehelsetjenesten er ikke klarlagt. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Internkontroll, organisering og alminnelige krav til skolehelsetjenesten
• Medisinsk undersøkelse og individuell helseveiledning
• Skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper av elever
• Helseovervåking

I Vikna kommune er det i helsetjenesten ikke utarbeidet et internkontrollsystem. Det ble heller ikke fremlagt planer som dokumenterte at arbeidet var påbegynt. Skolehelsetjenesten var heller ikke kommet langt i dette arbeide. Kommunen hadde utpekt turnuskandidaten til å ha det medisinskfaglig ansvar for skolehelsetjenesten. Dette er et avvik. Helsesøster som arbeider i skolehelsetjenesten er godt kjent med regelverk og faglig standard. Alle skoleelever i kommunen får tilbud om systematiske medisinske helseundersøkelser og individuell veiledning. Det gjennomføres skolestartundersøkelse av 6-åringer.

Skolehelsetjenesten har tilgjengelige lokaler ved alle skolene i kommunen. Helsestasjon for ungdom er åpen hver uke. Kommunen har organisert et Samarbeidsteam med vedtatte retningslinjer for tverrfaglig og tverretatlig samarbeid. Det er avsatt 20% stilling som koordinator for samarbeidsteamet.

Dato: 6. november 2000

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Vikna kommune 6. september 2000. Tilsynet er gjennomført på oppdrag av Statens helsetilsyn og er en del av årets landsomfattende tilsyn med skolehelsetjenesten. Revisjonen inngår som en del av Fylkeslegens planlagte tilsynsvirk-somhet i inneværende år.

Formålet med tilsynet er todelt: For det første å bidra til kvalitetsutvikling. For det andre å vurdere hvordan virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervju og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndig-hetene mener det er et forbedringspotensiale.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Vikna kommune har 3840 innbyggere, antall barn/unge 0-19 år er 1049. Kommunen har 1 oppvekstsenter og 1 barne- og ungdomsskole med 530 elever.

I tillegg er Vikna kommune vertskommune for 1 videregående skole med 320 elever. Mange av elevene ved videregående skole er fra andre kommuner og en del bor på hybel.

Vikna kommune har ikke hatt helse- og sosialsjef de siste 2 år. En av årsakene til dette har vært vanskeligheter med å rekruttere til stillingen. Det er imidlertid kommet søkere til stillingen som helse- og sosialsjef. Kommunelege I -stillingen har ikke vært besatt de siste 2 ½ år. I og med at sentrale lederstillinger har stått ubesatt i flere år har arbeidet med et internkontrollsystem blitt utsatt.

Alle skolene har skolehelsetjeneste med fast kontortid. Helsestasjon for ungdom har fast åpningstid hver uke med lege og helsesøster. Skolestartundersøkelsen tilbys alle 6-åringer og den inngår i helsestasjonens program. Helsestasjonen har fast legetjeneste. Det medisinsk-faglige ansvaret for skolehelsetjenesten ivaretas av turnuskandidaten.

Det er utarbeidet eget program for skolehelsetjenesten på barne- og ungdomstrinnet, samt i den videregående skolen for skoleåret 2000/2001. Årsrapport for virksomheten fremlegges hvert år som del av kommunens årsmelding. Den sendes ut til alle husstander.

Organisasjonsmessig er skolehelsetjenesten en del av helseavdelingen som er direkte under-lagt rådmannen pga at stillingen som helse - og sosialsjef er ubesatt.

3. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

Mottatt dokumentasjon fra Vikna kommune med følgende opplysninger:

• Oversikt over antall grunnskoleskoler og videregående skole
• Skolehelsetjenesten ved skolene
• Organisasjonskart avdeling for helsetjenester
• Stillinger/fagpersoner knyttet til helsetjenesten og skolehelsetjenesten
• Innholdsfortegnelse av internkontroll/kvalitetssystem
• Plan for skolehelsetjenesten 1.-10. klasse
• Årsmelding for 1998 og 1999
• Oversikt over foredling av kommunale legeoppgaver
• Beskrivelse av interkommunalt ungdomsarbeid i Ytre Namdal
• Retningslinjer for samarbeidsteam
• Stillingsinstruks for koordinator
• Rutiner for oppmelding av enkeltsaker
• Skjema for informert samtykke

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkeslegen:

• Varsel om tilsyn med kommunens skolehelsetjeneste, brev av 06.07.2000.
• Svar ang varsel om tilsyn med kommunens skolehelsetjeneste med oversendelse av dokumenter, brev av 24. og 29. august 2000.

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 06 07.2000.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 06.09.2000.

Intervju med 4 personer.

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• Gjennomgang av 8 journaler for hvert av årskullene 1994 og 1986 for å verifisere målretta helseundersøkelser ved skolestart og ved overgang barnetrinnet/ungdomstrinnet.
• Gjennomgang av retningslinjer for samarbeidsteam som viser organisering av det tverr-faglige og tverretatlige samarbeidet
• Informasjonsskriv til foreldre om skolehelsetjenesten
• Gjennomgang av prosedyreperm for helsestasjon
• Fremlagt møteplan for faste samarbeidsmøter mellom skole, PPT og skolehelsetjenesten

Sluttmøte ble avholdt 06.09.2000.

5. Reviderte områder og funn

Område 1:

Organisering. Internkontroll og alminnelig krav til skolehelsetjenesten

Kommunen har ikke etablert internkontroll i helsetjenesten og kunne heller ikke fremlegge konkrete planer som kunne sannsynliggjøre at internkontroll vil bli etablert i løpet av 2000.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30.mars 1984 § 3, 1. ledd.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det ble ikke dokumentert at kommunen hadde etablert internkontroll i kommunehelse-tjenesten
• Det ble heller ikke framlagt konkrete planer som kunne sannsynliggjøre at internkontroll vil bli etablert i løpet av året

Overstående er også bekreftet gjennom intervjuene.

Avvik:

Kommunen har plassert det medisinskfaglige ansvaret for skolehelsetjenesten på turnuslegen.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Forskrift om helsetjenester i skoler § 7 andre ledd.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det ble fremlagt oversikt over kommunale legeoppgaver som viste fordeling mellom legene og turnuslegen.
• Intervjuene bekrefter fordelingen av det medisinske ansvar for skolehelsetjenesten er tillagt turnuslegen.

Kommentar: Turnuslegen har en turnuslisens og er under opplæring i kommunehelse-tjenesten. Turnuslegen kan ikke tillegges et selvstendig medisinskfaglig ansvar for skolehelse-tjenesten. Turnuslegen kan utføre legeoppgaver under veiledning fra annen lege. Når det gjelder skolehelsetjenesten er det i forskriften § 7 andre ledd satt krav om at det medisinsk-faglige ansvaret for helsetjenesten skal ligge hos lege. Krav til internkontroll forutsetter at kommunen kan dokumenterer hvordan helsetjenesten er organisert, bla hvem som er tillagt ansvar. Kommunen må dokumenterer hvem som har det medisinske ansvaret for skolehelse-tjenesten.

Område 2:

Systematisk medisinsk undersøkelse og individuell helseveiledning til alle elever. Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknad på dette området.

Skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper av elever. Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknad på dette området.

Område 4:

Helseovervåking. Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknad på dette området.

6. Deltakere ved tilsynet

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkeslegen deltok:
Juridisk rådgiver Ellinor Wessel Pettersen, revisor
Fylkessykepleier Bente Molde, revisjonsleder
Underdirektør Ole Jonny Vada, revisor