INNHOLD

Sammendrag

Fylkeslegen gjennomførte systemrevisjon med skolehelsetjenesten i Fosnes kommune 6. juni 2001. Ved revisjon ble det ikke konstatert avvik eller merknader. Revisjonen omfattet følgende områder:

• Internkontroll, organisering og alminnelige krav til skolehelsetjenesten
• Medisinsk undersøkelse og individuell helseveiledning
• Skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper av elever
• Helseovervåking

I Fosnes kommune er helsetjenesten og skolehelsetjenesten kommet godt i gang med utarbeiding av et internkontrollsystem/kvalitetssystem. Fosnes kommune er en liten kommune med ca 800 innbyggere. Kommunen har hatt vansker når det gjelder stabil legedekning. For tiden har de en lege tilknyttet de kommunale oppgaver 1 dag pr uke, og som har det medisinsk-faglige ansvaret for helsestasjons- og skolehelsetjenesten. Helsesøster er godt kjent med regelverk og faglig standard for skolehelsetjenesten. Regelverk og faglige retningslinjer er systematisk ordnet i permer knyttet opp mot internkontrollsystemet. For øvrig benyttes internett aktivt som kilde for erverv av informasjon om regelverk og fag. Det gjennomføres skolestartundersøkelse av alle 6-åringer. Elever med spesielle behov blir fulgt opp gjennom ansvarsgrupper. Det er utarbeidet retningslinjer for tverrfaglig samarbeid med skolen m fl. Samarbeidsmøter har hittil vært arrangert 3 ganger pr år. Helsesøster har faste dager ved begge skolene i kommunen, og tiden er avsatt til kontakt med elever, samarbeid og veiledning til skolens personale. Skolehelsetjenesten gir råd og veiledning til skolen om tilrettelegging for elever med spesielle behov. Skolehelsetjenesten har oversikt over helsetilstanden til skoleelevene, og en viss oversikt over risikofaktorer i skole- og oppvekstmiljøet. Helsesøster jobber imidlertid aktivt med rutiner som skal sikre en bedre og mer systematisk helseovervåking. Data fra Ung-HUNT benyttes i plansammenheng.

Dato: 2. august 2001

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Fosnes kommune 6. juni 2001. Revisjonen inngår som en del av Fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Formålet med tilsynet er todelt: For det første å bidra til kvalitetsutvikling. For det andre å vurdere hvordan virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervju og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndig-hetene mener det er et forbedringspotensiale.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Fosnes kommune har 794 innbyggere, antall barn 0-5 år: 50, antall barn 6-15 år: 134, antall unge 16-19 år: 35 (tall pr 01.01.2000). Kommunen har en barneskole på Salsnes og en barne- og ungdomsskole på Jøa. Det er etablert skolehelsetjeneste ved begge skoler med faste tider for kontakt. Videregående skoletilbud mottar ungdommene i nabokommuner.

Det er utarbeidet virksomhetsplan for skolehelsetjenesten for 2001. Videre foreligger det utkast til egen plan for skolehelsetjenesten. Tverrfaglig samarbeid mellom skolen, skolehelsetjenesten, sosialtjenesten og PP-tjenesten (eventuelt andre f eks BUP), er i varetatt gjennom tverrfaglige team som møtes 2-3 ganger årlig. Det er utarbeidet retningslinjer for det tverrfaglige samarbeidet. Helsesøster har faste dager på hver skole og det er lav terskel for alle til å ta kontakt og oppsøke helsesøster. Fysioterapeut inngår i skolehelsetjenestens planlagte aktivitet i skolene. Det er svært god oppslutning fra elever og foreldre om alle tiltak som: vaksinasjon, medisinsk undersøkelse og individuell veiledning (det arbeides etter en årsplan). Kommunen har for tiden ikke fast lege, men har avtale med lege fra en annen kommune om en dag ukentlig hvor blant annet tjeneste ved helesestasjonen og skolehelsetjenesten inngår.

Stillingsbeskrivelse for helsesøster er under utarbeidelse. Tilsvarende planlegges også utarbeidet for lege og jordmor. Kommunen arbeider aktivt med å etablere internkontroll i kommunehelsetjenesten inklusive skolehelsetjenesten. I internkontrollhåndboka finnes beskrivelser og prosedyrer som omfatter skolehelsetjenestens oppgaver. Videre er aktuelle lover, forskrifter og retningslinjer samlet i egne permer. Årsrapport for virksomheten er fremlagt for 1999 og for 2000 som en del av kommunens årsmelding.

Organisasjonsmessig er skolehelsetjenesten en del av helse- og sosialavdelingen med helse- og sosialsjef som nærmeste overordnede.

3. Dokumentunderlag

Det er mottatt dokumentasjon fra Fosnes kommune med følgende opplysninger:

• Organisasjonskart for Fosnes kommune
• Handlingsplan for omsorgstjenesten (2001-2004)
• Oversikt over IK-systemet i kommunehelsetjenesten
• Oversikt over IK-systemet i helsestasjonen/skolehelsetjenesten
• Eksempler på diverse prosedyrer
• Eksempler på informasjonsskriv til foreldre/foresatte.
• Retningslinjer for tverrfaglige team
• Virksomhetsplan for skolehelsetjenesten 2001
• Årsrapport for helsestasjons- og skolehelsetjenesten for 1999 og 2000.
• Dokumentasjon på bemanning i helsestasjons- og skolehelsetjenesten
• Utkast til stillingsbeskrivelse for helsesøster
• Oversikt over skoler i Fosnes kommune
• Utkast til plan for skolehelsetjenesten i Fosnes kommune

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkeslegen:

• Varsel om tilsyn med kommunens skolehelsetjeneste, brev av 19.12.2000.
• Svar ang varsel om tilsyn med kommunens skolehelsetjeneste med oversendelse av dokumenter, brev av 11.05.2001.

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 19.12.2000.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 06.06.2001.

Intervju med 4 personer.

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• Gjennomgang av 6 journaler/helsekort for hvert av årskullene 1994 og 1985 for å verifisere målretta helseundersøkelser ved skolestart og ved overgang ungdomstrinnet/ videregående skole.
• Gjennomgang av journaler/helsekort til 2 barn med spesielle behov hvor det er etablert ansvarsgrupper.
• Gjennomgang av kvalitetshåndbok helsestasjons- og skolehelsetjenesten - Fosnes kommune.
• Gjennomgang av Kvalitetssikring perm 1 - lover.
• Gjennomgang av Kvalitetssikring perm 2 - forskrifter, rundskriv, miljørettet helsevern.
• Gjennomgang av diverse utkast til prosedyrer for helsestasjonen
• Gjennomgang av diverse utkast til prosedyrer for skolehelsetjenesten

Sluttmøte ble avholdt 06.06.2001.

5. Reviderte områder og funn

Område 1:

Det ble ikke funnet avvik eller merknad på dette området.

Kommunen har under utvikling et internkontrollsystem for kommunehelsetjenesten. Helsestasjons- og skolehelsetjenesten er kommet godt i gang med sin del av dette systemet. Helsetjenesten viser at de er godt kjent med gjeldende regelverk og har systematiske oversikter i permer og ved henvisninger til internett.

Medisinsk-faglig ansvar er plassert hos lege. Dette blir bekreftet i samtlige intervju, men er ikke dokumentert skriftlig. Som et ledd i kommunens arbeid med internkontrollsystemet vil stillingsbeskrivelser kunne inngå som en naturlig del av et slikt system.

Systematisk medisinsk undersøkelse og individuell helseveiledning til alle elever.

Det ble ikke funnet avvik eller merknad på dette området.

Kommunen oppfyller funksjonskravene til en faglig forsvarlig skolehelsetjeneste. Det er systematiske undersøkelser av alle 6-åringer, og det er etablert et system som tilbyr individuell helseveiledning. Skolehelsetjenesten har et system for å identifisere elever med spesielle behov. Lokalene ved Salsnes skole er ikke optimale, men fungerer. Skolen har få elever (13), og en prøver å legge forholdene best mulig til rette.

Område 3:

Skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper av elever.

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknad på dette området.

Kommunen har etablert en struktur for tverrfaglig og tverretatlig samarbeid med bl a skriftlige retningslinjer for tverrfaglige team. Rundt barn med behov for tettere oppfølging er det etablert ansvarsgrupper. Det er utarbeidet prosedyrer for arbeidet i ansvarsgrupper.

Område 4:

Helseovervåking.

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknad på dette området.

Skolehelsetjenesten fører oversikt over sykelighet/helsetilstand blant skoleelever. Mellom skolene og skolehelsetjenesten er det en god dialog og utveksling av nødvendig kunnskap om skoleelevers helseforhold. Kommunene har nyttiggjort seg data fra Ung-HUNT i forbindelse med utarbeidelse av ny plan for skolehelsetjenesten. Faktorer som påvirker skoleelevene blir her identifisert og utpekt som satsingsområder. Skolene og skolehelsetjenesten samarbeider om undervisning på ulike områder i helseopplysningssammenheng.

6. Deltakere ved tilsynet

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøtet og sluttmøtet, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkeslegen deltok:
Fylkessykepleier Ingrid Selnes Haugdahl, revisjonsleder
Rådgiver Kyrre Kvistad, revisor