INNHOLD

Sammendrag

Fylkeslegen gjennomførte systemrevisjon med skolehelsetjenesten i Frosta kommune

20. februar 2001. Ved revisjon ble det konstatert 1 avvik; kommunen har ikke etablert internkontroll i helsetjenesten inkludert skolehelsetjenesten. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Internkontroll, organisering og alminnelige krav til skolehelsetjenesten
• Medisinsk undersøkelse og individuell helseveiledning
• Skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper av elever
• Helseovervåking

I Frosta kommune er helsetjenesten i gang med å organisere arbeidet som skal føre til utarbeiding av et internkontrollsystem, skolehelsetjenesten deltar i dette arbeidet. I kommunen er det utpekt en lege som har det medisinskfaglige ansvaret for skolehelsetjenesten. Helsesøster og skolelege er godt kjent med regelverk og faglig standard for skolehelsetjenesten. I kommunens plan for skolehelsetjenesten er de faglige retningslinjene fulgt opp. Alle skoleelever i kommunen får tilbud om systematiske medisinske helseundersøkelser og individuell veiledning. Det gjennomføres skolestartundersøkelse av alle 6-åringer. Elever med spesielle behov blir fulgt opp gjennom ansvarsgrupper. Det er etablert et strukturert tverretatlig samarbeid i et skolehelseteam. Helsesøster har faste dager som er avsatt til kontakt, samarbeid og veiledning ved skolen. Etter samtykke fra foreldre/foresatt gir skolehelsetjensten råd og veiledning til skolen om tilrettelegging for elever med spesielle behov. Kommunehelsetjenesten/skolehelsetjenesten har god oversikt over helsetilstanden til skoleelevene og om risikofaktorer i oppvekstmiljøet i kommunen.

Skolehelsetjenesten har tilgjengelige lokaler ved barne og ungdomsskolen i kommunen. Av praktiske hensyn blir lokalene på helsestasjon brukt ved undersøkelse og oppfølging av elever. Det er kort gangavstand mellom skolen og kommunehuset.

Dato: 27.februar 2001

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Frosta kommune 20. februar 2001. Revisjonen inngår som en del av Fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Formålet med tilsynet er todelt: For det første å bidra til kvalitetsutvikling. For det andre å vurdere hvordan virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervju og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndig-hetene mener det er et forbedringspotensiale.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Frosta kommune har 2430 innbyggere, antall barn/unge 0-19 år er 665. Kommunen har 1 barne- og ungdomsskole med 330 elever. Ungdommene i kommunen må reise til en av nabokommunene for å gå på videregående skole. Dette innebærer dagpendling eller flytting på hybel. Helsesøster har etablert et tilbud om sommeren slik at ungdommer som går på skole utenfor kommunen kan oppsøke helsestasjonen når de har fri/skoleferie. Tilbudet er åpent for alle som ønsker en voksen å snakke med, det er et lavterskeltilbud.

Det er utarbeidet eget program for skolehelsetjenesten på barne- og ungdomstrinnet, både helsesøster, skolelege, jordmor, psykiatrisk sykepleier og fysioterapeut brukes i oppfølging av elver i gruppesamtaler, undervisning og veiledning til skolens personell. Det er etablert et godt og strukturert samarbeid mellom skolen og skolehelsetjenesten. Det er en lav terskel for alle til å ta kontakt og oppsøke helsesøster. Det er svært god oppslutning fra elever og foreldre om alle tiltak som: vaksinasjon, medisinsk undersøkelse og individuell veiledning. Det arbeides målrettet og systematisk etter en plan, som også omfatter en delplan om psykisk helse. Årsrapport for virksomheten fremlegges hvert år som del av kommunens årsmelding.

Organisasjonsmessig er skolehelsetjenesten en del av helseavdelingen som er direkte under-lagt helse- og omsorgssjefen.

3. Dokumentunderlag

Mottatt dokumentasjon fra Frosta kommune med følgende opplysninger:

• Kommuneplan
• Administrativ organisering av Frosta kommune
• Organisasjonskart på kvalitetssikringsarbeidet i Frosta kommune
• Forslag til oppbygging av kvalitetssystem
• Plan for omsorgstjenesten
• Handlingsplan for helse- og sosialpersonell for Frosta
• Plan for skolehelsetjenesten i Frosta
• Skolehelsetjenesten, delplan: Psykisk helse
• Rusmiddelpolitisk plan
• Virksomhetsplan
• Instruks for skolelege og helsesøster
• Dokumenter som viser etablerte samarbeidsstrukturer
• Årsrapport for 1999 og 2000
• Dokumentasjon på bemanning, diverse informasjonsskriv til foreldre/foresatte

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkeslegen:

• Varsel om tilsyn med kommunens skolehelsetjeneste, brev av 19.12.2000.
• Svar ang varsel om tilsyn med kommunens skolehelsetjeneste med oversendelse av dokumenter, brev av 1. februar 2001.

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 19.12.2000.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 20.02.2001.

Intervju med 4 personer.

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• Gjennomgang av 8 journaler/helsekort for hvert av årskullene 1994 og 1985 for å verifisere målretta helseundersøkelser ved skolestart og ved overgang barnetrinnet/ungdomstrinnet.
• Gjennomgang av 3 journaler/helsekort til elever med spesielle behov hvor det er etablert ansvarsgrupper. Fremlagt møtereferater som viser faste samarbeidsmøter mellom skole, PPT og skolehelsetjeneste.
• Gjennomgang av møtereferater og retningslinjer for skolehelseteam som viser organisering, hensikt og oppgaver i det tverretatlige samarbeidet
• Informasjonsskriv til foreldre om skolehelsetjenesten
• Informasjon om skjema som brukes til å informere og innhente samtykke fra foreldre/foresatte.

Sluttmøte ble avholdt 20.02.2001

5. Reviderte områder og funn

Område 1:

Internkontroll, organisering og alminnelig krav til skolehelsetjenesten

Kommunen har ikke etablert internkontroll i helsetjenesten, inkludert skolehelsetjenesten.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30.mars 1984 § 3, 1. ledd.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det ble ikke dokumentert at kommunen hadde etablert internkontroll i kommunehelse-tjenesten, herunder skolehelsetjenesten
• Det ble heller ikke framlagt konkrete planer som viser oppbygging av hovedelementene i et internkontrollsystem
• Helsetjenesten har startet arbeidet med å utarbeide et internkontrollsystem. Det er etablert et kvalitetssikringsutvalg med helse- og omsorgssjef som leder.

Overstående er også bekreftet gjennom intervjuene. Fylkeslegen har fått fremlagt et forslag til oppbygging av et kvalitetssystem.

Systematisk medisinsk undersøkelse og individuell helseveiledning til alle elever. Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknad på dette området.

Kommunen oppfyller funksjonskravene til en faglig forsvarlig skolehelsetjeneste. Det er systematisk undersøkelser av alle skoleelver og det er etablert et system for å tilby individuell helseveiledning. Skolehelsetjenesten har et system for å identifisere elever med spesielle behov. Dette blir stadfestet av skolens ledelse.

Område 3:

Skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper av elever. Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknad på dette området.

Kommunen har etablert et strukturert tverrfaglig og tverretatlig samarbeid rundt elever med spesielle behov.

Område 4:

Helseovervåking. Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknad på dette området.

6. Deltakere ved tilsynet

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøtet og sluttmøtet, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkeslegen deltok:
Fylkessykepleier Bente Molde, revisjonsleder
Rådgiver Kyrre Kvistad, revisor