INNHOLD

Sammendrag

Fylkeslegen gjennomførte systemrevisjon med skolehelsetjenesten i Leksvik kommune 26. april 2001. Ved revisjon ble det konstatert 2 merknader. Merknad 1 er knyttet til kommunenes internkontrollsystem for helsetjenesten. Merknad 2 i forbindelse med lite tilfredsstillende lokaler for skolehelsetjenesten ved Vanvikan skole. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Internkontroll, organisering og alminnelige krav til skolehelsetjenesten
• Medisinsk undersøkelse og individuell helseveiledning
• Skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper av elever
• Helseovervåking

I Leksvik kommune er helsetjenesten og skolehelsetjenesten i gang med utarbeiding av et internkontrollsystem/kvalitetssystem. I kommunen er det utpekt en lege som har det medisinskfaglige ansvaret for skolehelsetjenesten. Helsesøster og skolelege er godt kjent med regelverk og faglig standard for skolehelsetjenesten. Det gjennomføres skolestartunder-søkelse av alle 6-åringer. Elever med spesielle behov blir fulgt opp gjennom ansvarsgrupper. Det er etablert et strukturert tverretatlig samarbeid i form av skolehelseteam. Helsesøster har faste dager ved alle skoler som er avsatt til kontakt med elever, samarbeid og veiledning til skolens personale. Etter samtykke fra foreldre/foresatte gir skolehelsetjenesten råd og veiledning til skolen om tilrettelegging for elever med spesielle behov. Skolehelsetjenesten har god oversikt over helsetilstanden til skoleelevene, og en viss oversikt over risikofaktorer i skole- og oppvekstmiljøet, men kunne med fordel hatt en mer systematisk helseovervåking av risikofaktorer og helsetilstand.

Skolehelsetjenesten har tilgjengelige lokaler ved barneskolene, ungdomsskolen og den videre-gående skolen i kommunen. Lokalene for skolehelsetjenesten ved Vanvikan skole oppleves som lite hensiktsmessige. Lokalene har store vinduer ut mot skolegården, dette gir de som oppsøker skolehelsetjenesten lite rom for anonymitet.

Dato: 21. juni 2001

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Leksvik kommune 26. april 2001. Revisjonen inngår som en del av Fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Formålet med tilsynet er todelt: For det første å bidra til kvalitetsutvikling. For det andre å vurdere hvordan virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervju og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndig-hetene mener det er et forbedringspotensiale.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Leksvik kommune har 3512 innbyggere, antall barn/unge 0-19 år er 943. Kommunen har to barne- og ungdomsskoler og èn videregående skole. Den videregående skolen har også elever fra andre kommuner og flere av disse bor på hybel. Det er etablert fast helsetjeneste ved alle skoler.

Det er utarbeidet eget program for skolehelsetjenesten på barne- og ungdomstrinnet og ved den videregående skole. Tverrfaglig samarbeid mellom skolen, skolehelsetjenesten sosial-tjenesten og PP-tjenesten eventuelt andre f eks BUPP er i varetatt gjennom skolehelseteam ved de 3 skolene. Det er utarbeidet retningslinjer for skolehelseteamene. Helsesøster har faste dager på hver skole og det er lav terskel for alle til å ta kontakt og oppsøke helsesøster. Fysioterapeut inngår i skolehelsetjenestens planlagte aktivitet i skolene. Det er svært god oppslutning fra elever og foreldre om alle tiltak som: vaksinasjon, medisinsk undersøkelse og individuell veiledning. Det arbeides etter en årsplan. Skolehelsetjenesten har en fast lege som har det medisinske ansvaret. Det er ikke utarbeidet stillingsbeskrivelse for lege, helsesøster og jordmor. I internkontrollhåndboka er det satt inn noen beskrivelser og prosedyrer som omfatter skolehelsetjenestens oppgaver, men fortsatt gjenstår en god del arbeid på dette området. Årsrapport for virksomheten er fremlagt for 2000 som en del av kommunens årsmelding.

Organisasjonsmessig er skolehelsetjenesten en del av helse- og omsorgsavdelingen med helse- og omsorgssjef som nærmeste overordnede.

3. Dokumentunderlag

Det er mottatt dokumentasjon fra Leksvik kommune med følgende opplysninger:

• Hovedstruktur og stabsfunksjon for Leksvik kommune
• Organisasjonsplan for Helse- og omsorgsetaten
• Innholdsfortegnelse på kvalitetssystem for fysioterapitjenesten
• Årsplan for skolehelsetjenesten skoleåret 2000/2001
• Årsrapport for helsestasjons- og skolehelsetjenesten 2000
• Dokumenter som viser etablerte samarbeidsstrukturer og ansvarsgrupper
• Dokumentasjon på bemanning i helsestasjons- og skolehelsetjenesten

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkeslegen:

• Varsel om tilsyn med kommunens skolehelsetjeneste, brev av 19.12.2000.
• Svar ang varsel om tilsyn med kommunens skolehelsetjeneste med oversendelse av dokumenter, brev av 29.03.2001 og telefaks av 10.04.2001.

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 19.12.2000.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 26.04.2001.

Intervju med 6 personer.

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• Gjennomgang av 8 journaler/helsekort for hvert av årskullene 1994 og 1985 for å verifisere målretta helseundersøkelser ved skolestart og ved overgang barnetrinnet/ung-domstrinnet
• Gjennomgang av 6 journaler/helsekort til elever med spesielle behov hvor det er etablert ansvarsgrupper.
• Gjennomgang av "Internkontroll pleie- og omsorgskontoret - bok A"
• Gjennomgang av "Internkontroll helse- og omsorg - bok B"
• Leksvik kommune - kommuneplan 1998-2010 av 28.04.1999
• Gjennomgang av diverse utkast til prosedyrer for helsestasjonen
• Gjennomgang av diverse utkast til prosedyrer for skolehelsetjenesten

Sluttmøte ble avholdt 26.04.2001.

5. Reviderte områder og funn

Område 1:

Merknad 1:

Kommunen har kommet godt i gang med utarbeiding av et internkontrollsystem for helse- og omsorgsavdelingen, men mangler ennå noe for enkelte deltjenester, deriblant skolehelse-tjenesten.

Medisinskfaglig ansvar er plassert hos lege. Dette blir bekreftet i samtlige intervju, men er ikke dokumentert skriftlig. Som et ledd i kommunens arbeid med internkontrollsystemet vil stillingsbeskrivelser kunne inngå som en naturlig del av et slikt system.

Systematisk medisinsk undersøkelse og individuell helseveiledning til alle elever.

Kommunen oppfyller funksjonskravene til en faglig forsvarlig skolehelsetjeneste. Det er systematiske undersøkelser av alle 6-åringer, og det er etablert et system som tilbyr individuell helseveiledning. Skolehelsetjenesten har et system for å identifisere elever med spesielle behov.

Merknad 2:

Ved Vanvikan skole beskrives skolehelsetjenestens lokaler som lite tilfredsstillende, jf forskrift om helsetjeneste i skoler, § 6. Lokalene har store vinduer som lett gir innsyn og dermed setter elevenes anonymitet i fare.

Område 3:

Skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper av elever.

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknad på dette området.

Kommunen har etablert et strukturert tverrfaglig og tverretatlig samarbeid rundt elever med spesielle behov. Det arbeides systematisk og målrettet.

Område 4:

Helseovervåking.

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknad på dette området.

Skolehelsetjenesten har delvis etablert systematisk helseovervåking og kartlagt risikofaktorer blant skoleelever, og på denne måten identifisert områder som det bør satses innenfor. Det er videre benyttet noen data fra ung-HUNT i dette arbeidet. Ved skolene gjøres det regelmessige undersøkelser på områder av mer livsstilpreget art. Skolene og skolehelsetjenesten sam-arbeider om undervisning, men kunne med fordel ha samarbeidet enda tettere om kart-legginger og utveksling av data. Helseovervåking bør være viktig bakgrunnstoff for plan-legging, prioritering og iverksetting av tiltak i kommunen.

6. Deltakere ved tilsynet

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøtet og sluttmøtet, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkeslegen deltok:
Fylkessykepleier Ingrid Selnes Haugdahl, revisjonsleder
Rådgiver Kyrre Kvistad, revisor