INNHOLD

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

System for søknad og vedtak om hjemmebaserte tjenester etter sosialtjenesteloven og kommunehelseloven

System for legemiddelhåndtering i kommunens sosial- og helsetjeneste

System for oppfyllelse av kravene i forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten

System for håndtering av vedtak etter forskrift om vederlag for opphold i institusjon

Skaun kommune har ikke et helhetlig internkontrollsystem (IK-system). Hjemmetjenesten er godt i gang med arbeidet. Boligtjenesten for funksjonshemmede har tidligere arbeidet med system, men dette er ikke lenger tilgjengelig. Arbeidet med å få etablert et system har derfor nylig igjen blitt påbegynt. Eksisterende system hadde mangler innenfor flere av bok­stavene opplistet i internkontrollforskriften § 4 (IK-forskriften). Kommunen har en utfordring for å samkjøre ulike delene av IK-systemet, slik at det omfatter alle tjenesteområder. Slik det fremsto under tilsynet kan manglene som viste seg i forhold til IK-system og manglende informasjon om enkelte brukere i Boligtjenesten for funksjonshemmede, innebære økt risiko i tjenesten og fare for uforsvarlig virksomhet i forhold til brukerne.

Søknad om hjelp, saksbehandling og vedtak om hjemmebaserte tjenester er, slik det fremsto under tilsynet, for en stor del i overensstemmelse med krav i lov og forskrift. Boligtjenesten for funksjonshemmede må gjennomgå sine rutiner på dette området.

Skaun kommune har system for legemiddelhåndteringen. Kun faglært helsepersonell deltok i utdeling av medikamenter. Tilsynet viste at avvikshåndteringen på dette området i stor grad fungerer.

Kommunen er godt kjent med kravene i forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten. Slik det fremsto under tilsynet synes det som om dette området blir godt ivaretatt.

Skaun kommune har innarbeidede prosedyrer for håndtering av vederlagsforskriften. Tilsynet viste at kommunen trenger en gjennomgang av enkelte sider ved saksbehandlingen. Særlig gjelder dette i forhold til etteroppgjørsberegningene.

Det ble under tilsynet avdekket to avvik og gitt en merknad.

Avvik:

Skaun kommune har ikke et helhetlig og implementert internkontrollsystem

Skaun kommune har ikke sikret nødvendig opplæring i saksbehandling for en del av personalet i avdeling helse og oppvekst

Merknad:

Det er mangler ved kommunens system for vederlagsberegning i forhold til vedtaksutforming og i forhold til etterberegningen når skatteoppgjøret foreligger.

Dato:

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Skaun kommune i perioden 26.08.2003 - 19.11.2003. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet som Fylkesmannen i Sør-Trøndelag og Helsetilsynet i Sør-Trøndelag gjennomfører i inneværende år

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndig­hets­krav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved veri­fikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten om­handler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsyns­myndig­hetene mener det er et forbedringspotensial.

Skaun kommune har ca. 5900 innbyggere. Hjemmebaserte tjenester ligger inn under Avdeling Helse og oppvekst. Vedtaksmyndighet lå for boligtjenesten for funksjonshemmede hos kommuneleder for helse og oppvekst, for hjemmehjelp hos leder for hjemmetjenesten, for hjemmesykepleie til to avdelingsledere og for vederlagsforskriften til styrer for sykehjem.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Årsmelding for 2002
• Organisasjonskart for kommunen
• Prosedyrer for søknad om hjemmebaserte tjenester
• System for håndtering av vedtak etter forskrift om vederlag for opphold i institusjon
• Tjenestebeskrivelse i hjemmetjenesten
• Beskrivelse av oppbygging av kvalitetssystemet
• Prosedyrer vedr. legemiddelhåndtering

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Sør-Trøndelag:

Brev med varsel om tilsyn, datert 26.08.2003

Brev fra Skaun kommune vedrørende kontaktperson for tilsynet, datert 05.09.2003

Brev, med diverse vedlegg, fra Skaun kommune, datert 17.09.2003

Brev med program for tilsynsdagen, datert 28.10.2003

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 26.08.2003

Formøte ble ikke avholdt

Åpningsmøte 19.11.2003

Intervjuer Seks personer ble intervjuet.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført.

¨ Gjennomgang av internkontrollsystem for hjemmetjenesten og diverse permer vedrørende tilbudet til en beboer i boligtjenesten for funksjonshemmede

¨ Avviksregisteringer for hjemmetjenesten og boligtjenesten for funksjonshemmede for 2003

¨ 10 vedtak om tjenester etter sosialtjenesteloven

¨ 10 vedtak om tjenester etter kommunehelsetjenesteloven

¨ 5 vedtak etter vederlagsforskriften.

Sluttmøte ble avholdt 19.11.2003

Generelt: Internkontrollsystem

Avvik 1

Skaun kommune har ikke et helhetlig og implementert internkontrollsystem

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Lov om statlig tilsyn §3, Sosialtjenesteloven § 2-1, andre ledd, Kommunehelsetjenesteloven § 1-3a, Forskrift om internkontroll for sosial- og helsetjenesten

Kommentar:

Etter sosialtjenesteloven § 2-1, 2. ledd, kommunehelsetjenesteloven § 1-3a og lov om statlig tilsyn §3, skal kommunen føre internkontroll (IK) for å sikre at virksomhet og tjenester er i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Det innebærer systematiske tiltak som skal sikre at virksomhetens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av sosial- og helselovgivningen. Herunder innebærer IK at den/de ansvarlige for virksomheten skal skaffe oversikt over områder i virksomheten der det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

Ved gjennomgang av tilsendte dokumenter, intervjuer og ved verifikasjon fremkommer at Boligtjenesten for funksjonshemmede mangler IK-system

IK-systemet i hjemmetjenesten er mangelfullt

Gjennom informasjon i intervjuer fremkommer at ansvar og myndighet ift. Boligtjenesten for funksjonshemmede er uklar, jfr. IK-forskrift § 4 bokstav a).

Ved gjennomgang av eksisterende IK-system finner vi at det mangler oppdatering på gjeldende lover og forskrifter, jfr. IK-forskrift § 4 bokstav b

Gjennom intervjuene fremkommer at personalet i forhold til enkelte oppgaver ikke har fått tilstrekkelig opplæring ), jfr. IK-forskrift § 4 bokstav c

Tilsendt dokumentasjon, intervjuer og verifikasjon viser at samlet kunnskap og erfaring ikke utnyttes, jfr IK-forskrift § 4 bokstav d

Gjennom intervjuene fremkommer at kommunen ikke har system for å utnytte erfaringer fra brukere, pårørende og tjenesteytere til forbedring av virksomhetene, jfr. IK-forskrift § 4 bokstav e

Gjennom intervjuene fremkommer at virksomheten ikke har system for risiko- og sårbar­hets­analyse, som viser områder hvor det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav, jfr. IK-forskrift § 4 bokstav f

Kommunen har et avvikssystem, men dette er mangelfullt utnyttet og implementert og brukes ikke i forbedringsøyemed utover den lokale arenaen, jfr. IK-forskrift § 4 bokstav g

Gjennom tilsendt dokumentasjon, intervjuer og verifikasjon fremkommer at kommunen ikke har system som sikrer kravene til systematisk overvåkning og gjennomgang av IK-

Område 1:

System for søknad og vedtak om hjemmebaserte tjenester etter sosialtjenesteloven og kommunehelsetjenesteloven

Avvik 2

Skaun kommune har ikke sikret nødvendig opplæring i saksbehandling for en del av personalet i avdeling helse og oppvekst.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

sosialtjenesteloven § 2-3, jfr. § 2-1 og forskrift om internkontroll i sosial og helsetjenesten § 4 bokstav c

Kommentar:

Kommunen har ansvar for nødvendig opplæring av virksomhetens personell, jfr sosial­tjenesteloven § 2-3. Etter IK-forskriften skal de ansvarlige for virksomheten sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter innenfor det aktuelle fagfeltet. Dette innebærer at kommunen må ta stilling til hva som er nødvendig opplæring og iverksette opplæringstiltak i henhold til behov. Grunnlaget for dette vil være å skaffe oversikt over den faktiske kompetanse og definere sosialtjenesten sitt kompetansebehov. Opplæring skal sikre nødvendig kunnskap for å kunne yte forsvarlig tjeneste.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

Det fremgår av intervju og verifikasjoner at opplæring i forhold til saksbehandling i Bolig­tjenesten for funksjonshemmede har manglet. Dette har bl.a. som konesekvens uryddig fremstilling av vedtak.

Verifikasjon av vedtak viser at kommunen har et mangelfullt system for koordinering og samhandling når bruker søker om tjenester hvor vedtak fattes i ulike enheter, men innen­for samme avdeling i kommunen

Område 2:

System for legemiddelhåndtering i kommunens sosial- og helsetjeneste

Det ble ikke avdekket avvik eller gitt merknad på dette området

Område 3:

System for oppfyllelse av kravene i forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten

Det ble ikke avdekket avvik eller gitt merknad på dette området

Område 4:

System for håndtering av vedtak etter forskrift om vederlag for opphold i institusjon mv.

Merknad 1

Det er mangler ved kommunens system for vederlagsberegning i forhold til vedtaksutforming og i forhold til etterberegningen når skatteoppgjøret foreligger.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

Intervju og verifikasjon viser at Skaun kommune ikke foretar en systematisk kontroll av alle vederlagsberegningene når skatteoppgjøret foreligger, jfr. vederlagsfoskriften § 3 femte ledd.

Kommunen anser tilbakebetalt skatt som en egen inntekt i utbetalingsåret, uten å forsikre seg om at det ikke er skjedd endringer i øvrige beregningsposter som kan innebære endring i vederlaget.

Verifikasjon av vedtak viste manglende opplysninger om unntatt offentlig og rett for beboer til å se sakens dokumenter, jfr. forvaltningsloven § 27, jfr. §18 og §19.

Intervju og verifikasjon avdekket at det kan gå mange måneder etter at vedrelags­betalingen er påbegynt til vedtak om vederlag foreligger.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Helsetilsynet i Sør-Trøndelag deltok:

Lisbeth Sævold, rådgiver

Åsmund Edvardsen, rådgiver

Ingrid Karin Hegvold, seniorrådgiver/revisjonsleder

Observatør fra Statens helsetilsyn

Seniorrådgiver Marit Nygaard