INNHOLD

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

System for søknad og vedtak om hjemmebaserte tjenester etter sosialtjenesteloven og kommunehelseloven

System for legemiddelhåndtering i kommunens sosial- og helsetjeneste

System for oppfyllelse av kravene i forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten

System for håndtering av vedtak etter forskrift om vederlag for opphold i institusjon

Meldal kommune har utarbeidet internkontrollsystem (IK-system) for hjemmebaserte tjenester. Systemet trenger revisjon på enkelte områder og økt fokus på avviksbehandling. Det er en stor bevissthet i hele organisasjonen på viktigheten av at systemet er levende.

Søknad om hjelp, saksbehandling og vedtak om hjemmebaserte tjenester er, slik det fremsto under tilsynet, i overensstemmelse med krav i lov og forskrift.

Meldal kommune har system for legemiddelhåndteringen. Under tilsynet ble det fremlagt tilsynsrapport fra farmasitjenesten. De merknader som fremkom i denne rapporten var tatt opp i organisasjonen og gjort tiltak i forhold til. Meldal kommune er i ferd med å få bare faglært helsepersonell som deltakere i utdeling av medikamenter. Tilsynet viste at avviks­hånd­teringen på dette området fungerer.

Meldal kommune har laget prosedyrer for håndtering av vederlagsforskriften. Slik det frem­sto under tilsynet er systemet for håndtering av vederlagsforskriften, med noen korrek­sjoner, i overensstemmelse med krav i lov og forskrift.

Det ble ikke avdekket avvik under tilsynet. Det ble gitt to merknader.

Merknader:

Foreliggende internkontrollsystem i Meldal kommune trenger revisjon, samt økt implementering på enkelte områder

Det er enkelte mangler i deler av saksbehandlingen.

Dato:

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Meldal kommune i perioden 26.08.2003 - 13.11.2003. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Fylkesmannen i Sør-Trøndelag og Helsetilsynet i Sør-Trøndelag gjennomfører i inneværende år

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndig­hets­krav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt

virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved veri­fika­sjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten om­handler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.

Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Meldal kommune har ca. 4000 innbyggere. Hjemmetjenesten (åpen omsorg) er organisert i sektor for helse og omsorg. Vedtaksmyndighet er delegert til sonelederne.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Organisasjonskart for Meldal kommune
• Diverse stillingsbeskrivelsee
• Oversikt over mottakere av hjemmebaserte tjenester
• Prosedyre for samarbeid med legene
• Årsmelding for 2002
• Oversikt over virksomhetens internkontrollsystem
• Prosedyrer for temaer som revisjonen omfatter

• Brev med varsel om tilsyn, datert 26.08.2003
• Brev, med vedlegg, fra Meldal kommune, datert 17.september 2003
• Brev med program for tilsynsdagen, 28.10.2003

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 26.08.2003

Formøte ble ikke avholdt

Åpningsmøte ble avholdt 13.11.2003

Intervjuer : seks personer ble intervjuet.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

¨ Gjennomgang av internkontrollsystem for sektor for helse og omsorg

¨ Avviksregisteringer for sektor for helse og omsorg for 2003

¨ 10 vedtak om tjenester etter sosialtjenesteloven

¨ 10 vedtak om tjenester etter kommunehelsetjenesteloven

¨ 5 vedtak etter vederlagsforskriften.

Sluttmøte ble avholdt 13.11.2003

Generelt: Internkontrollsystem

Merknad 1

Foreliggende internkontrollsystem i Meldal kommune trenger revisjon på enkelte områder, samt økt implementering.

Merknaden bygger på følgende observasjoner:

Gjennom intervjuene fremkom at avvikssystemet er mangelfullt integrert i praksis

Det fremkom i intervjuene at det er uklarhet i organisasjonen omkring delegasjon av myndighet

Verifikasjonen viste at kapittelet i IK-systemet som omhandler lover og for­skrifter, trenger oppdatering

Verifikasjonen viste at en del dokumentene i IK-systemet mangler datering, dette kan vanskeliggjøre løpende oppdatering

Område 1:

System for søknad og vedtak om hjemmebaserte tjenester etter sosialtjenesteloven og kommunehelsetjenesteloven

Merknad 2

Det er enkelte mangler i deler av saksbehandlingen

Merknaden bygger på følgende observasjoner:

Verifikasjon viste at i to av de fremlagte vedtak etter sosialtjenesteloven, samt i de frem­lagte vedtakene etter vederlagsforskriften, mangler det angivelse av at dokumentene er unn­tatt offentlighet, jfr. forvaltningsloven §§ 18 og 19, jfr § 27.

Verifikasjon viste at enkelte av vedtakene etter vederlagsforskriften mangler underskrift av vedtaksansvarlig.

Område 2:

System for legemiddelhåndtering i kommunens sosial- og helsetjeneste

Det ble ikke avdekket avvik eller gitt merknad på dette området

Område 3:

System for oppfyllelse av kravene i forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten

Det ble ikke avdekket avvik eller gitt merknad på dette området

Område 4:

System for håndtering av vedtak etter forskrift om vederlag for opphold i institusjon

Det ble ikke avdekket avvik eller gitt merknader ut over det som fremkommer under område 1 overfor.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Helsetilsynet/Fylkesmannen i Sør-Trøndelag deltok:

Lisbeth Sævold, rådgiver

Åsmund Edvardsen, rådgiver

Ingrid Karin Hegvold, seniorrådgiver/revisjonsleder

Observatør fra Statens helsetilsyn

Seniorrådgiver Sverre Nesheim