INNHOLD

Sammendrag

Denne rapporten beskriver gjennomføring av systemrevisjon og de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

1. Hvordan retten til brukermedvirkning ivaretas.

2. Vedtakets form og innhold, det vil si om vedtaket oppfyller forvaltningslovens krav til begrunnelse; herunder henvisning til lovhjemmel, beskrivelse av faktiske forhold og redegjørelse for skjønnsutøvelsen, opplysning om klageadgang, klagefrist, klageinstans og nærmere framgangsmåte ved klage.

3. Omgjøring av vedtak til ugunst for parten uten forutgående klage

Tilsynet er avgrenset til å gjelde tjenester etter sosialtjenesteloven §§ 4-3 jf 4-2 og de tjenester etter kommunehelsetjenesteloven § 1-3 som gis som enkeltvedtak, jf § 2-1 fjerde ledd.

Det ble avdekket ett avvik i forhold til område 2; vedtakets form og innhold.

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Tønsberg kommune i perioden 1. juli 2003 (varsel om tilsyn sendt Tønsberg kommune) – 17. oktober 2003 (tilsynsbesøk ble foretatt i Tønsberg kommune, rådhuset). Revisjonen ble gjennomført innen seksjon for bydekkende tjenester. Myndigheten til å fatte vedtak innenfor de reviderte områder ligger i flere seksjoner, men av praktiske grunner avgrenset fylkesmannen intervjuene til å omfatte èn seksjon. Revisjonen inngår som en del av fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Tønsberg kommune er organisert med to ledernivåer, der rådmannens ledergruppe leder 55 virksomhetsledere med selvstendig ansvar. I rådmannens ledergruppe sitter rådmannen og tre kommunaldirektører. Kommunen har 35 475 innbyggere.

Virksomheten pleie og omsorg skal yte pleie, omsorg og praktisk bistand til mestring av dagliglivet for mennesker som bor hjemme. Virksomheten har organisert sine tjenester i seks soner og to seksjoner. Seksjon for bydekkende tjenester består av sosialfaglig team og tildelingsteam. Sosialfaglig team behandler saker om avlastning, støttekontakter, omsorgslønn og personlig assistent. Tildelingsteamet tildeler plass i sykehjem og i bo- og behandlingssentre.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Dokumentasjon som ble oversendt til Fylkesmannen i Vestfold ved ekspedisjon av
  20. august 2003 og 11. september 2003, herunder en rekke enkeltvedtak, organisasjonskart, rutinebeskrivelser maler for vedtak og funksjonsbeskrivelser.

• Gjeldende delegasjonsreglement ble gitt tilsynsmyndigheten under tilsynsbesøket.

• Besøk i Tønsberg kommune for gjennomgang av dokumenter 9. oktober 2003

• Varsel om tilsynsbesøk datert 1. juli 2003 fra Fylkesmannen i Vestfold.
• Brev fra Fylkesmannen i Vestfold datert 25. september 2003 med bl.a. program for tilsynsbesøket

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 1. juli 2003. Samtidig ble det anmodet om en rekke dokumenter og kopi av enkeltvedtak.

Formøte ble avholdt 24. september 2003. Formøtet ble holdt samlet for kommunene Tønsberg, Re og Lardal.

Dokumentasjon ble mottatt ved ekspedisjon av 20. august og 11. september 2003 fra Tønsberg kommune.

Program for tilsynsbesøket, samt oversikt over hvilke personer som skulle intervjues ble sendt den 25. september 2003.

Gjennomgang av dokumentasjon ved fremmøte i kommunen 9. oktober 2003

Åpningsmøte ble avholdt 17. oktober 2003.

Intervjuer

Fem personer ble intervjuet.

Verifikasjoner
Fylkesmannen har gjennomgått ca 25 vedtak om tjenester og tilsendt dokumentasjon omtalt i pkt 3.

Sluttmøte ble avholdt 17. oktober 2003.

5. Reviderte områder og funn

Område 1:

Medvirkning, herunder kravet til utredning. Kommunen har plikt til å rådføre seg med klienten og skal legge stor vekt på hva klienten mener. Opplysninger som gis muntlig av klienten skal nedtegnes. Lovhjemmel er lov om sosiale tjenester § 8-4, kvalitetsforskriften § 3 første ledd, pasientrettighetsloven § 3-1 og forvaltningsloven §§ 11 d og 17.

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Område 2:

Vedtakets form og innhold. Et enkeltvedtak skal være skriftlig og inneholde en begrunnelse. Begrunnelsen skal inneholde enhenvisning til de regler vedtaket bygger på, beskrivelse av de faktiske forhold og beskrivelse av de hovedhensyn som har vært avgjørende ved utøving av skjønn. I underretning om vedtak skal det opplyses om klageadgang, klagefrist, klageinstans og den nærmere fremgangsmåte ved klage. Lovhjemmel er forvaltningsloven §§ 24, 25 og 27.

Avvik 1

Tønsberg kommune følger ikke fullt ut forvaltningslovens regler om begrunnelse for vedtak.

Avvik fra: forvaltningsloven §§ 25 og 27.

Etter forvaltningsloven § 27 skal enkeltvedtak begrunnes. § 25 stiller krav om at begrunnelsen som hovedregel skal inneholde en henvisning til de regler vedtaket bygger på, beskrivelse av de faktiske forhold og beskrivelse av de hovedhensyn som har vært avgjørende ved utøving av skjønn. Etter § 27 skal underretning om vedtaket inneholde opplysninger om retten til å se sakens dokumenter.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

¨ Det går frem av tilsendt dokumentasjon (ca 25 enkeltvedtak) at henvisning til inngangsvilkåret; § 4-3 i sosialtjenesteloven og § 2-1 første ledd i kommunehelse-tjenesteloven, mangler i flere av vedtakene, avhengig av tjenesteområde. Det er fortrinnsvis saker om omsorgslønn som mangler korrekt lovhenvisning.

¨ Det er variabelt hvor omfattende faktabeskrivelsen er i selve vedtakene. Ca 2/3 deler av vedtakene inneholder mangelfull faktabeskrivelse. Blant annet mangler en beskrivelse av hva det søkes om av tjenester; art og omfang, og hvilke behov kommunen legger til grunn at tjenestemottaker har.

¨ Vedtakene mangler som hovedregel en redegjørelse for momenter i skjønnsutøvelsen. Dette gjelder fortrinnsvis momenter av betydning for tjenestens omfang.

¨ Gjennomgang av vedtak og intervjuene viser at det i enkelte tilfeller blir fattet vedtak om en annen tjeneste enn omsøkt, uten at avslag på omsøkt tjeneste begrunnes. I disse sakene fremgår det heller ikke av faktabeskrivelsen og skjønnsutøvelsen i vedtak om tildeling hvorfor tildelt tjeneste anses å dekke det spesifikke behovet.

¨ Det går frem av tilsendt dokumentasjon at underretningen om vedtak ikke inneholder opplysninger om retten til å se sakens dokumenter.

Område 3:

Omgjøring uten klage. Kommunen har kun adgang til å omgjøre sitt eget vedtak uten at det er påklaget dersom vedtaket må anses ugyldig, eller at adgangen følger direkte av lov, av vedtaket selv, eller av alminnelige forvaltningsrettslige regler. Det foreligger en varslingsplikt i slike tilfeller. Lovhjemmel er forvaltningsloven §§ 16 og 35 første og siste ledd.

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

6. Deltakere ved tilsynet

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Navn	Funksjon	Formøte	Åpnings-møte	Intervju	Sluttmøte
Lise Tanum Aulie	Virksomhetsleder	X	X	X	X
Lisa Trolleshei	Sosialkonsulent		X	X
Aud Jorunn Etnestad	Koordinator	X	X	X	X
Trond Frøyen	Spesialkonsulent	X
Gunn Alfredsen	Sykepleiekonsulent	X	X	X	X
Marit Stafseng	Sykepleiekonsulent	X	X		X
Randi A. Hansen	Leder seksjon for psykisk helse	X
Trond Sørum	Psykisk helse	X
Eli Larsen	Sosialkonsulent	X	X	X	X
Rita Halvorsen	Sosialkonsulent	X	X
Farshad Mohseni	Sosialkonsulent	X	X
Cecilia Haglind	Kommunaldirektør	X			X
Torunn Mjøen	Soneleder	X
Elisabeth Theodor	Soneleder	X
Anne Louise H. Johansen	Konsulent	X	X		X
Kirsten Bente Kjøsen	Soneleder	X
Ingerd Saasen Backe	Soneleder	X
Helle C. Skaug	Sosialkonsulent		X		X

Fra Fylkesmannen i Vestfold deltok:

• Rådgiver Torunn Haug (revisjonsleder)
• rådgiver Lise Jebsen (revisor)
• konsulent Inger H. Henriksen (tilsynssekretær)
• Kvalitetsrådgiver Eli Anne Stenhaug og rådgiver Anne Mette Aralt var med som observatører.