INNHOLD

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere ved tilsynet 4

Denne rapporten beskriver gjennomføring av systemrevisjon med Lardal kommune, og de funn som der ble gjort.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Hvordan retten til brukermedvirkning ivaretas.
• Vedtakets form og innhold, det vil si om vedtaket oppfyller forvaltningslovens krav til begrunnelse; herunder henvisning til lovhjemmel, beskrivelse av faktiske forhold og redegjørelse for skjønnsutøvelsen, opplysning om klageadgang, klagefrist, klageinstans og nærmere fremgangsmåte ved klage.
• Omgjøring av vedtak til ugunst for parten uten forutgående klage.

Tilsynet er avgrenset til å gjelde tjenester etter sosialtjenesteloven §§ 4-3 jf 4-2 og de tjenester etter kommunehelsetjenesteloven § 1-3 som gis som enkeltvedtak, jf § 2-1 fjerde ledd.

Det ble avdekket ett avvik i forhold til område 2; vedtakets form og innhold.

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Lardal kommune i perioden 1. juli 2003 (varsel om tilsyn sendt Lardal kommune) – 13. oktober 2003 (tilsynsbesøk ble foretatt i Lardal kommune, kommunehuset). Revisjonen ble gjennomført innenfor kommunens Helse- og omsorgsavdeling, da myndigheten til å fatte vedtak om tjenester innenfor de reviderte områdene ligger innenfor denne enheten. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Fylkesmannen har gjennomgått ca 25 enkeltvedtak om tjenester. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Lardal er en liten kommune med noe over 2 000 innbyggere. Av kommunene i Vestfold har de høyest andel av eldre over 80 år. Bosettingen i kommunen er spredt. Det ble opplyst at det er vanskelig å rekruttere personer med relevant kompetanse på enkelte områder.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Dokumentasjon som ble oversendt til Fylkesmannen i Vestfold ved ekspedisjon av 24. juli 2003, herunder organisasjonskart, funksjonsbeskrivelser, rutinebeskrivelser, kartleggingsskjema for enkelte tjenester og maler for vedtak.
• Gjeldende delegasjonsreglement som ble gitt tilsynsmyndigheten under tilsynsbesøket den 13. oktober 2003.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsynsbesøk datert 1. juli 2003 fra Fylkesmannen i Vestfold.
• Brev fra Fylkesmannen i Vestfold datert 24. september 2003 med bl.a. program for tilsynsbesøket

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 1. juli 2003. Samtidig ble det anmodet om en rekke dokumenter og kopi av enkeltvedtak.

Formøte ble avholdt 24. september 2003. Formøtet ble holdt samlet for kommunene Tønsberg, Re og Lardal.

Dokumentasjon ble mottatt ved ekspedisjon av 24. juli 2003 fra Lardal kommune.

Program for tilsynsbesøket, samt oversikt over hvilke personer som skulle intervjues ble sendt den 24. september 2003.

Åpningsmøte ble avholdt 13. oktober 2003.

Intervjuer

Fem personer ble intervjuet.

Verifikasjoner
Fylkesmannen har gjennomgått ca 25 vedtak om tjenester og tilsendt dokumentasjon omtalt i pkt 3.

Sluttmøte ble avholdt 13. oktober 2003.

Område 1:

Medvirkning, herunder kravet til utredning. Kommunen har plikt til å rådføre seg med klienten og skal legge stor vekt på hva klienten mener. Opplysninger som gis muntlig av klienten skal nedtegnes. Lovhjemmel er lov om sosiale tjenester § 8-4, kvalitetsforskriften § 3 første ledd, pasientrettighetsloven § 3-1 og forvaltningsloven §§ 11 d og 17.

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Område 2:

Vedtakets form og innhold. Et enkeltvedtak skal være skriftlig og inneholde en begrunnelse. Begrunnelsen skal inneholde en henvisning til de regler vedtaket bygger på, beskrivelse av de faktiske forhold og beskrivelse av de hovedhensyn som har vært avgjørende ved utøving av skjønn. I underretning om vedtak skal det opplyses om klageadgang, klagefrist, klageinstans og den nærmere fremgangsmåte ved klage. Lovhjemmel er forvaltningsloven §§ 24, 25 og 27.

Avvik 1

Lardal kommune følger ikke fullt ut forvaltningslovens regler om begrunnelse for vedtak.

Avvik fra: forvaltningsloven §§ 25 og 27.

Etter forvaltningsloven § 27 skal enkeltvedtak begrunnes. § 25 stiller krav om at begrunnelsen som hovedregel skal inneholde en henvisning til de regler vedtaket bygger på, beskrivelse av de faktiske forhold og beskrivelse av de hovedhensyn som har vært avgjørende ved utøving av skjønn. Etter § 27 skal underretning om vedtaket inneholde opplysninger om retten til å se sakens dokumenter.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

¨ Det går frem av tilsendt dokumentasjon (ca 25 enkeltvedtak) at henvisning til inngangsvilkåret; § 4-3 i sosialtjenesteloven og § 2-1 første ledd i kommunehelsetjenesteloven, mangler i de fleste vedtakene (ca 20).

¨ Det er variabelt hvor omfattende faktabeskrivelsen er i selve vedtakene. Ca 2/3 deler av vedtakene inneholder mangelfull faktabeskrivelse. Blant annet mangler en beskrivelse av hva det søkes om av tjenester. Faglig vurdering og anbefaling fremgår av skjema som forelegges søker før endelig vedtak treffes, men vedlegges ikke selve vedtaket. Av intervjuene fremgår at søker sender skriftlig søknad, eller hjelpes til å skrive en søknad. Søkers synspunkter senere i prosessen nedtegnes ikke rutinemessig skriftlig.

¨ Vedtakene mangler som hovedregel en redegjørelse for momenter i skjønnsutøvelsen.

¨ Det går frem av vedtakene at underretningen om vedtak ikke inneholder opplysninger om retten til å se sakens dokumenter.

Område 3:

Omgjøring uten klage. Kommunen har kun adgang til å omgjøre sitt eget vedtak uten at det er påklaget dersom vedtaket må anses ugyldig, eller at adgangen følger direkte av lov, av vedtaket selv, eller av alminnelige forvaltningsrettslige regler. Det foreligger en varslingsplikt i slike tilfeller. Lovhjemmel er forvaltningsloven §§ 16 og 35 første og siste ledd.

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkesmannen i Vestfold deltok:

• Rådgiver Torunn Haug (revisjonsleder)
• rådgiver Lise Jebsen (revisor)
• konsulent Inger H. Henriksen (tilsynssekretær).