INNHOLD

Tilsynet er utført som systemrevisjon.

• alminnelige krav om skolehelsetjeneste
• undersøkelser og veiledning
• skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper
• helseovervåkning

Gjennomføringen av internkontrollarbeidet i henhold til lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 3 og "Nasjonal strategi for kvalitetsutvikling i helsetjenesten (IK-2482), " er kommet kort i kommunen. Kommunen mangler et helhetlig dokumentert internkontrollsystem for helsetjenesten, herunder skolehelsetjenesten. Ansvars- og myndighetsforhold vedrørende internkontroll er uklare. Representanter for kommunen, herunder skolehelsetjenesten har deltatt i fylkeslegens opplæringstilbud om internkontrollarbeid. Skisser til fremdriftsplan for arbeidet med internkontroll viser at man har intensjoner om å ha et helhetlig system i løpet av år 2000.

Fylkeslegen fant følgende avvik og merknader i Oppdal kommune:

Avvik: Skolehelsetjenesten er ikke en integrert del av et dokumentert internkontrollsystem for helsetjenesten.

Merknader:

• Ansvars og kommunikasjonslinjer mellom skolehelsetjenesten og helseavdelingen er ikke formalisert eller synliggjort.
• Kommunen har mangelfulle lokaler for å foreta helseundersøkelser ved enkelte skoler.
• Skolehelsetjenesten har ikke tilfredsstillende system for å ivareta helseovervåkning blant skoleelevene.

Dato: 02.06.2000

Formålet med systemrevisjonen er todelt: For det første å bidra til kvalitetsutvikling. For det andre å vurdere hvordan virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll.

Revisjonen tar utgangspunkt i om :

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensiale.

Fylkeslegen har revidert følgende områder:

• alminnelige krav om skolehelsetjeneste
• undersøkelser og veiledning
• skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper
• helseovervåkning

Regelverk:

• Lov av 30. mars 1984 nr 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten
• Lov av 19. november 1982 nr 66 om helsetjenesten i kommunene
• Lov av 14. juni 1985 nr 73 om private grunnskular og private skular som gjev vidaregåande opplæring
• Forskrift av 23. november 1983 nr. 1776 om helsetjenester i skoler
  

Aktuelle rundskriv og veiledere mv:

• Internkontroll og hovedarbeidsområder for skolehelsetjenesten IK-33/95
• Veileder for helsestasjon- og skolehelsetjenesten IK-2617
• Veileder for habilitering av barn og unge IK-2614
• Helsefremmende og forebyggende arbeid for barn og unge 0-20 år IK-2621
  

Korrespondanse mellom virksomheten og fylkeslegen:

• Tilsynsvarsel til Oppdal kommune 09.03.2000
• Dokumentasjon fylkeslegen ba om fra Oppdal kommune 07.04.2000
• Program for tilsynet og navn og tidspunkter for åpningsmøtet, intervjupersoner og sluttmøte oversendt fra fylkeslegen 13.04.2000

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Årsmelding 1999 fra oppvekstavdelingen og helseavdelingen
• Årsmelding 1999 fra helse- og omsorgsavdelingen
• Orientering om skolehelsetjenesten i Oppdal kommune av 06.04.2000
• Skisse til plan for utvikling av internkontrollsystem for kommunehelsetjenesten av 06.04.2000
• Redegjørelse for arbeidssituasjonen innen helsesøstertjenesten i Oppdal av 06.04.2000 Organisasjonskart
• Barne- og ungdomsplan for Oppdal kommune
• Plandokumenter 1999, avd. oppvekst (kommuneplan, handlingsplan og tiltaksplan)
• Smittevernplan for Oppdal kommune
• Handlingsprogram – Oppdal kommune 1999-2002
• Ruspolitisk handlingsplan 1999-2003
• Tertialrapport 1 1999, avdeling oppvekst
• Tiltaksplan for utviklingsarbeidet 2000

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Åpningsmøte ble avholdt: 11.05.2000

Sluttmøte ble avholdt: 11.05.2000

5 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• Referat fra møte i Arbeidslag Aune / Barne- og ungdomstjenesten 11.04.2000
• Arbeidsinstruks for Arbeidslag i barnehager og skoler, Oppdal kommune
• Plan for helseundersøkelser i skolehelsetjenesten
• Informasjonsskriv til foreldre
• Informasjonsskriv til elever ved videregående skole
• Saksfremlegg til kommunestyre av sept. –99 vedr. evaluering av barne- og ungdomstjenesten i Oppdal
• Ringperm vedrørende organisering av barne- og ungdomstjenesten
• Fire helsekort på utført førskoleundersøkelser

Revisjonsbesøket ble avsluttet med et sluttmøte der følgende observasjoner ble presentert:

• Det er ikke utarbeidet et helhetlig internkontrollsystem for helsetjenesten generelt og skolehelsetjenesten spesielt.
• Ansvaret for arbeidet med internkontroll er ikke tydeliggjort ned i organisasjonen.
• Det foreligger ingen spesifikk delegasjon fra kommuneledelsen for å ivareta arbeidet med internkontroll i skolehelsetjenesten.
• De administrative ledd i oppvekstavdelingen er lite kjent med internkontrollplikten som helselovgivningen hjemler.
• Kommunen har mangelfull framdriftsplan for arbeidet med å etablere internkontrollsystem for skolehelsetjenesten.
• For skolehelsetjenesten og kommunehelsetjenesten er det laget skisser til fremdriftsplan hvor det fremgår at arbeidet skal gjennomføres i løpet av år 2000 .
• System for avvikshåndtering er mangelfullt.
• Kommunen har ikke system for opplæring i faglige standarder, samt lover og forskrifter som gjelder for skolehelsetjenesten.
• Skolehelsetjenesten er lite synlig i kommunens ulike plan- og rapporteringsdokumenter på barne og ungdomstjenestenivå. (fremkommet i verifikasjoner)
• Skolehelsetjenesten har ikke egen årsrapport, og i årsrapport for oppvekstavdelingen er skolehelsetjenesten lite tydelig.
• Medisinsk faglig rådgivende leges ansvarsforhold er ikke tydeliggjort i organiseringen av skolehelsetjenesten.
• Oppgave- og ansvarsfordelingen mellom miljørettet helsevern og skolehelsetjenesten er uklar.
• Det foreligger ikke noe formalisert samarbeidsforum mellom skolehelsetjenesten og helseavdelingen.
• Under intervju fremkom at noen skoler hadde lokaler som var lite egnet til bruk for skolehelsetjenesten.
• Skolehelsetjenesten har mangelfullt målrettet og koordinert arbeid for helseovervåkning.

Avvik 1:

Skolehelsetjenesten er ikke en integrert del av et dokumentert internkontrollsystem for helsetjenesten.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 3:

og sørge for at virksomhet og tjenester planlegges, utføres og vedlikeholdes i samsvar med allment aksepterte faglige normer og krav fastsatt i medhold av lov eller forskrift."

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det er ikke utarbeidet et helhetlig internkontrollsystem for helsetjenesten generelt og skolehelsetjenesten spesielt.
• Ansvaret for arbeidet med internkontroll er ikke tydeliggjort ned i organisasjonen.
• Det foreligger ingen spesifikk delegasjon fra kommuneledelsen for å ivareta arbeidet med internkontroll i skolehelsetjenesten.
• De administrative ledd i oppvekstavdelingen er lite kjent med internkontrollplikten som helselovgivningen hjemler.
• Kommunen har mangelfull framdriftsplan for arbeidet med å etablere internkontrollsystem for skolehelsetjenesten.
• For skolehelsetjenesten og kommunehelsetjenesten har fylkeslegen fått tilsendt skisser til fremdriftsplan hvor det fremgår at arbeidet skal gjennomføres i løpet av år 2000.
• System for avvikshåndtering er mangelfullt.
• Kommunen har ikke system for opplæring i faglige standarder, samt lover og forskrifter som gjelder for skolehelsetjenesten.
• Skolehelsetjenesten er lite synlig i kommunens ulike plan- og rapporteringsdokumenter på barne og ungdomstjenestenivå. (fremkommet i verifikasjoner)
• Skolehelsetjenesten har ikke egen årsrapport, og i årsrapport for oppvekstsavdelingen er skolehelsetjenesten lite tydelig.

Merknad 1:

Ansvars- og kommunikasjonslinjer mellom skolehelsetjenesten og helseavdelingen er ikke formalisert eller synliggjort

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Medisinsk faglig rådgivende leges ansvarsforhold er ikke tydeliggjort i organiseringen av skolehelsetjenesten.
• Oppgave- og ansvarsfordelingen mellom miljørettet helsevern og skolehelsetjenesten er uklar.
• Det foreligger ikke noe formalisert samarbeidsforum mellom skolehelsetjenesten og helseavdelingen.

Område 2: Undersøkelser og veiledning

Det ble ikke funnet avvik på dette området.

Merknad 2:

Kommunen har mangelfulle lokaler for å foreta helseundersøkelser ved enkelte skoler.

Merknaden er basert på forskrift om skolehelsetjeneste § 6: " ..kommunen skal påse at skolen stiller tilfredsstillende lokaler og utstyr til disposisjon for skolehelsetjenesten"

Merknaden er basert på følgende observasjon:

• Under intervju fremkom at noen skoler hadde lokaler som var lite egnet til bruk for skolehelsetjenesten.

Område 3: Skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Område 4: Helseovervåking

Det ble ikke funnet avvik på dette området.

Merknad 3:

Skolehelsetjenesten har ikke tilfredsstillende system for å ivareta helseovervåkning blant skoleelevene.

Merknaden er basert på kommunehelsetjenesteloven § 1-4 annet ledd.

Merknaden er basert på følgende observasjon:

• Skolehelsetjenesten har mangelfullt målrettet og koordinert arbeid for helseovervåkning.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Fylkessykepleier Jorunn Lervik
Førstekonsulent/jurist Hilde Bøgseth
Assisterende fylkeslege Ragnar Hermstad
Rådgiver Eskild Haugum (revisjonsleder)