INNHOLD

1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere på revisjonsbesøket

Tilsynet er utført som systemrevisjon.

Sammendrag

Fylkeslegen møtte en stab som var tydelig motivert for å gjøre arbeidet med forskriften om miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Kommunens godkjenning av virksomheter som omfattes av forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.
• Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i skoler og barnehager

De som har det daglige ansvar for å ivareta forskriften om miljørettet helsevern i barnehager og skoler er kjent med regelverket som gjelder godkjenning og tilsyn, og innholdet i dette relatert til egen virksomhet.

Arbeidet med godkjenning av barnehager og skoler er delegert til kommunelegen. Kommunelegen har sammen med helsesøster gjort de nødvendige undersøkelser i skoler og barnehager. Kommunelegen har behandlet den enkelte søknad og fattet vedtak for disse, jfr. kommunens delegasjonsreglement. Med bakgrunn i kommunelegens enkeltvedtak ble det fremmet en prinsippsak overfor hovedutvalget for helse og sosial, dette med bakgrunn i vedtakenes innhold. Hovedutvalget sluttet seg enstemmig til rådmannens innstilling. Saken ble deretter lagt frem for formannskapet og kommunestyret. Kommunestyret fattet vedtak om at "de enheter som i dag ikke oppfyller forskriftens krav godkjennes midlertidig". På bakgrunn av dette er fylkeslegen i tvil om hvor godt kommunestyrets representanter kjenner regelverket.

Kommunen har ikke tatt stilling til hvem i kommunene som skal utføre tilsyn, men det var en forståelse av at dette også tilligger kommunelegen.

Ansvar, oppgaver og myndighet er klart beskrevet i forhold til godkjenningsprosedyren, men ikke i forhold til tilsyn.

Selbu kommune har 8 skoler og 6 barnehager som er godkjenningspliktige. Etter at kommunelegen har gjennomgått søknadene og vært på befaring, må alle enhetene foreta utbedringer av større eller mindre grad for å bli godkjent. Det er ikke tatt stilling til hva som evt. skal ligge til grunn for dispensasjoner eller godkjenning på vilkår.

Avvik:

• Det er ikke etablert internkontrollsystem eller laget en plan for dette arbeidet.
• Det er gitt dispensasjon for større deler av forskriften og formålsbestemmelsene.

• Mangelfullt samarbeid mellom etatene kan føre til mangelfullt tilsyn og mangler i godkjenningsprosessen

Dato:23.08.99

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Selbu kommune 08.06..99. Revisjonen inngår som en del av fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen tar utgangspunkt i om :

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller de krav myndighetene setter. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensiale.

Fylkeslegen har revidert følgende områder:

• Kommunens godkjenning av virksomheter som omfattes av forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.
• Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i skoler og barnehager

2. Beskrivelse av virksomheten

3. Dokumentunderlag

• Lovgrunnlaget:
  Forvaltningsloven
  Lov om Statlig tilsyn
  Lov om helsetjeneste i kommunene
  Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler
• Annen dokumentasjon:
  Veileder til forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler - Statens helsetilsyn veiledningsserie 3-98
• Korrespondanse mellom fylkeslegen og Selbu kommune:
  Brev av 23.03.99 med varsel om tilsyn
  Brev av 19.05.99 med program for tilsynet
  Brev fra Selbu kommune, datert 06.05.99,
  - Årsmelding 1998
  - Delegasjonsreglement for Selbu kommune
  - Delegasjonsreglement for Selbu kommune - intern delegering av myndighet gitt til rådmannen
  - Saksfremlegg - miljørettet helsevern i barnehager og skoler
  - Organisasjonskart for helse- og sosialetaten for Selbu kommune
  - Kommunelegens vedtak om godkjenning av Innbygda barnehage
  - Kommunelegens vedtak om godkjenning av Mebond skole
  - Kommunelegens vedtak om godkjenning av Selbu videregående skole.
• 'Dokumentasjon mottatt under tilsynet:
  Kopi av vedtak i Selbu kommunestyre 31.05.99 om miljørettet helsevern i skoler og barnehager.

4. Gjennomføring

Åpningsmøte ble avholdt: 08.06..99

Sluttmøte ble avholdt: 08.06.99

Intervjuer

4 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner

Fylkeslegen valgte ikke å besøke noen skoler eller barnehager, men forholde oss til tilsendt dokumentasjon, samt at vi fikk noe dokumentasjon i løpet av tilsynet. Disse dokumentene ble sammenholdt med opplysninger som fremkom i intervjuene.

Revisjonsbesøket ble avsluttet med et sluttmøte der følgende observasjoner ble presentert:

• Det er ikke etablert internkontrollsystem eller laget en plan for dette arbeidet
• Det er gitt dispensasjon for større deler av forskriften og formålsbestemmelsene
• Mangelfullt samarbeid mellom etatene kan føre til mangelfullt tilsyn og mangler i godkjenningsprosessen
• Forvaltningslovens regler er ikke fulgt i forbindelse med kommunestyrets vedtak om midlertidig godkjenning av skoler og barnehager.

5. Reviderte områder og funn

• Kommunens godkjenning av virksomheter som omfattes av forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.
• Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i skoler og barnehager

AVVIK

Det er ikke etablert internkontrollsystem eller laget en plan for dette arbeidet.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Lov om statlig tilsyn § 3, som lyder: " Enhver som yter helsetjeneste skal etablere internkontrollsystemer for virksomheten og sørge for at virksomhet og tjenester planlegges, utføres og vedlikeholdes i samsvar med allment aksepterte faglige normer og krav fastsatt i medhold av lov eller forskrift".

Forskrift for miljørettet helsevern § 4, som lyder "Leder av virksomheten har ansvar for å påse at bestemmelsene i eller i medhold av denne forskrift overholdes, og skal rette seg etter de pålegg som kommunestyret til enhver tid gir. Virksomhetens eier skal påse at det er etablert et internkontrollsystem."

• Ingen dokumentasjon på at internkontrollsystem er etablert
• Det fremkom under intervjuene at flere har rutiner for hvordan ting skal gjøres, men at det ikke er etablert et system for en samlet oversikt over dette
• Det er mangelfull oversikt over hvor en finner regelverk som angår området miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Det er gitt dispensasjon for større deler av forskriften og formålsbestemmelsene.

Forskrift for miljørettet helsevern i skoler og barnehager § 6, 1. og 6.ledd, som lyder:

Forskriftens § 25, som lyder: "Kommunestyret fører tilsyn med at disse forskriftene overholdes"

Forvaltningsloven § 24, 1 ledd 1. og 2. setning som lyder: "Enkeltvedtak skal begrunnes. Forvaltningsorganet skal gi begrunnelsen samtidig med at vedtaket treffes."

Forvaltningsloven § 25, 1.ledd, 1. setning, som lyder: "I begrunnelsen skal vises til de regler vedtaket bygger på, med mindre parten kjenner reglene".

Forvaltningsloven § 27 3.ledd, som lyder: I underretningen skal videre gis opplysninger om klageadgang, klageinstans og den nærmere fremgangsmåte ved klage, samt retten etter § 18, jfr. § 19 til å se sakens dokumenter".

• Fylkeslegen fikk seg forelagt et vedtak fra Selbu kommunestyre 31.05.99, hvor det i vedtakets punkt 1 heter : "Kommunestyret forstår alvoret i rapporten og er innstilt på sikt å etterkomme kravene i forskriften. De enhetene som i dag ikke oppfyller forskriftenes krav godkjennes midlertidig."
• Det er i vedtaket ikke gjort rede for at særlige grunner tilsier dette
• Det er ikke fattet vedtak for den enkelte virksomhet
• I forhold til de påpekninger som er gjort av kommunelegen er det gitt dispensasjon fra absolutte krav i forskriften
• Vedtaket er ikke begrunnet
• Vedtaket mangler opplysninger om klageadgang.

Mangelfullt samarbeid mellom etatene kan føre til mangelfullt tilsyn og mangler i godkjenningsprosessen.

Merknad er basert på følgende observasjoner:

• Flere gir uttrykk for at de ulike etatene ikke koordinerer sin virksomhet i forhold til gjennomgangen av skoler og barnehager med tanke på godkjenning etter forskriften
• Dette medfører at kompetanse i kommunen ikke er tilstrekkelig blir benyttet.

6. Deltakere på revisjonsbesøket

• Ass.fylkeslege Ragnar Hermstad - revisor
• Kontorsjef/jurist Liv M. Marum - revisor
• Fylkessykepleier Jorunn Lervik - revisor
• Fylkessykepleier Ingrid K. Hegvold - revisjonsleder
• Konsulent Runar Gladsø - observatør fra Fylkesmannen i Sør-Trøndelag, sosial- og familieavdelingen.