INNHOLD

1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere på revisjonsbesøket

Tilsynet er utført som systemrevisjon.

Sammendrag

Fylkeslegen møtte en stab som var tydelig motivert i forhold til arbeidet med miljørettet helsevern i barnehager og skoler. På denne måten blir forskriften godt implementert i enhetene. Arbeidet med implementeringen er best i gang i forhold til grunnskoler og kommunale barnehager. Kommunen er også opptatt av å gjennomføre forskriftens krav i videregående skole, og etter hvert også i familiebarnehager.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Kommunens godkjenning av virksomheter som omfattes av forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.
• Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i skoler og barnehager

Miljøavdelingen er godt kjent med regelverket som gjelder godkjenninger og tilsyn av barnehager og skoler, og hvordan kravene i forskriften innvirker på egen virksomhet.

Ansvaret for godkjenninger og tilsyn i forhold til miljørettet helsevern i barnehager og skoler er i Trondheim delegert til Miljøavdelingen. Kommunen har foreløpig ikke gjennomført noen godkjenninger, men har en tidsplan for dette.

Miljøavdelingen har i flere år vært aktivt med å informere barnehager og skoler om forskriftens krav, og hvilke konsekvenser dette har for den enkelte enhet. Særlig langt fremme har kommunen vært i arbeidet med inneklima i barnehager og skoler. Miljøavdelingen ga uttrykk for at de ønsket et nærmere samarbeid med helsesøstertjenesten hva angår tilsyn med barnehager og skoler.

Ansvarsforhold, oppgaver og myndighet er beskrevet i avdelingens virksomhetsplan, og alle ga uttrykk for å kjenne sine ansvars- og myndighetsområder.

Fylkeslegen fant følgende avvik og merknader:

Avvik:

• Det er ikke etablert internkontrollsystem for området miljørettet helsevern i barnehager og skoler, eller laget en plan for dette arbeidet
• Trondheim kommune har ikke innen 31.12.98 gjennomført godkjenninger av barnehager og skoler.

Merknader:

• Det bør på systemnivå arbeides mer med de sider i forskriftens krav som går ut over de rent tekniske forhold.

Dato: 21.06.99

1. Innledning

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen tar utgangspunkt i om :

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredstiller de krav myndighetene setter. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Fylkeslegen har revidert følgende områder:

• Kommunens godkjenning av virksomheter som omfattes av forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.
• Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i skoler og barnehager

2. Beskrivelse av virksomheten

3. Dokumentunderlag

• Lovgrunnlaget:
  Forvaltningsloven
  Lov om Statlig tilsyn
  Lov om helsetjeneste i kommunene
  Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler
• Annen dokumentasjon:
  Veileder til forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler - Statens helsetilsyn veiledningsserie 3-98
• Korrespondanse mellom fylkeslegen og Trondheim kommune:
  Brev av 23.03.99 med varsel om tilsyn
  Brev av 27.05.99 med program for tilsynet
  Brev av 31.05.99 fra Trondheim kommune, inneholdende:
  - Brev til grunnskoler og barnehager, datert 02.02.96 vedr. forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler
  - Rapport, datert 31.05.96, om inneklima i grunnskolene i Trondheim kommune
  - Rapport, datert 09.04.97, om inneklima i kommunale barnehager i Trondheim kommune
  - Delegasjonsreglement for Trondheim kommune, med saksdokumenter
  - Organisasjonskart for Trondheim kommune
  - Brev datert 03.03.99 til enhetene om informasjonsmøte vedr. godkjenning etter forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler.
• Dokumentasjon mottatt under tilsynet:
  Skjema for systematisk arbeid med miljørettet helsevern i barnehager og skoler
  Dokumentasjon vedr. nybygg av en skole.

4. Gjennomføring

Åpningsmøte ble avholdt: 10.06..99

Sluttmøte ble avholdt: 10.06.99

Intervjuer
6 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner
Fylkeslegen valgte ikke å besøke noen skoler eller barnehager, men forholde oss til tilsendt dokumentasjon, samt at vi fikk noe dokumentasjon i løpet av tilsynet. Disse dokumentene ble sammenholdt med opplysninger som fremkom i intervjuene.

Revisjonsbesøket ble avsluttet med et sluttmøte der følgende observasjoner ble presentert:

• Det er ikke etablert internkontrollsystem for området miljørettet helsevern i barnehager og skoler, eller laget en plan for dette arbeidet.
• Trondheim kommune har ikke innen 31.12.98 gjennomført godkjenninger av barnehager og skoler
• Det bør på systemnivå arbeides mer med de sider i forskriftens krav som går ut over de rent tekniske forhold.

5. Reviderte områder og funn

• Kommunens godkjenning av virksomheter som omfattes av forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.
• Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i skoler og barnehager

AVVIK

Det er ikke etablert internkontrollsystem for området miljørettet helsevern i barnehager og skoler, eller laget en plan for dette arbeidet.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Forskrift for miljørettet helsevern § 4, som lyder:

Lov om statlig tilsyn § 3, som lyder: "Enhver som yter helsetjeneste skal etablere internkontrollsystemer for virksomheten og sørge for at virksomhet og tjenester planlegges, utføres og vedlikeholdes i samsvar med allment aksepterte faglige normer og krav fastsatt i medhold av lov eller forskrift".

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Ingen dokumentasjon på at internkontrollsystem er etablert
• Det fremkom under intervjuene at flere har rutiner for hvordan ting skal gjøres, men at det ikke er etablert et system for en samlet oversikt over dette.

Avvik 2

Trondheim kommune har ikke innen 31.12.98 gjennomført godkjenninger av barnehager og skoler

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Forskrift for miljøretttet helsevern i skoler og barnehager § 6 1. og 6. ledd

Avvik er basert på følgende observasjoner:

• Det er ikke gjennomført godkjenninger av barnehager og skoler. Trondheim kommune har imidlertid en grundig og god prosess i forhold til grunnskolen og de kommunale barnehagene i kommunen, og med et tidsperspektiv som gjør at dette er i god gjenge. Kommunene er ikke kommet like langt med denne prosessen i forhold til familiebarnehager og videregående skoler. Fylkeslegen mener at den måten kommunen har lagt opp denne prosessen på, gjør at hele tenkningen omkring prinsippene i forskriften blir godt ivaretatt og implementert ut i alle ledd.

Det bør på systemnivå arbeides mer med de sider i forskriftens krav som går ut over de rent tekniske forhold.

Merknad

Avviket er basert på følgende observasjoner:

Miljøavdelingen i Trondheim kommune ligger langt fremme i arbeidet med forskriften om miljørettet helsevern i barnehager og skoler. Fylkeslegens inntrykk etter tilsynet er at virksomhetene har arbeidet mer med de psykososiale forholdene enn miljøavdelingen, som forholder seg mer til de tekniske forholdene. Under intervjuene fremkom at det nå er nedsatt en gruppe innenfor rådmannens fagstab, som skal arbeide mer med sosiale og helsemessige forhold.

6. Deltakere på revisjonsbesøket

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Ass.fylkeslege Ragnar Hermstad - revisor
Kontorsjef/jurist Liv M. Marum - revisor
Fylkessykepleier Jorunn Lervik - revisor
Fylkessykepleier Ingrid K. Hegvold - revisjonsleder
Rådgiver Viljar Johannesen - observatør fra Statens utdanningskontor