Fylkeslegen i Sør-Trøndelag
Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.
|
Virksomhetens adresse: |
Roan kommune, Helsesøstertjenesten, 7180 Roan. |
|
Tidsrom for tilsynet: |
Tilsynsvarsel: 1. november 2000
Tilsyn 8. februar 2001 |
|
Kontaktperson i virksomheten: |
Ledende helsesøster Kari Soleim |
|
Regelverk: |
- Lov av 3o. mars 1984 nr 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten
- Lov av 19. november 1982 nr 66 om helsetjenesten i kommunene
- Lov av 14. juni 1985 nr 73 om private grunnskular og private skular som gjev vidaregåande opplæring
- Forskrift av 23. november 1983 nr. 1776 om helsetjenester i skoler
|
|
Aktuelle rundskriv og veiledere: |
- Internkontroll og hovedarbeidsområder for skolehelsetjenesten IK-33/95
- Veileder for helsestasjon- og skolehelsetjenesten IK-2617
- Veileder for habilitering av barn og unge IK-2614
- Helsefremmende og forebyggende arbeid for barn og unge 0-20 år IK-2621
|
Tilsynet er utført som systemrevisjon.
INNHOLD
Innhold i rapporten
1.Innledning
2.Spesielle forhold ved virksomheten
3.Dokumentunderlag
4.Gjennomføring
5.Reviderte områder og funn
6.Deltakere på revisjonsbesøket
Innhold i rapporten
Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:
- Alminnelige krav om skolehelsetjeneste.
- Undersøkelser og veiledning.
- Skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper.
- Helseovervåkning.
Sammendrag
Under tilsynet møtte fylkeslegen et fagpersonell som gjør en stor innsats for å gi skoleelevene en best mulig skolehelsetjeneste. Store rekrutteringsvansker og liten stabilitet i en rekke stillinger, med unntak av helsesøster, har medført at tjenesten i liten grad har hatt kontinuitet og systematikk i det tverrfaglige samarbeid i skolehelsetjenesten. Fra nå av ser det ut til at dette kan bli godt ivaretatt fordi sentrale stillinger er besatt.
Det er etablert fast tilbud om skolehelsetjeneste i alle grunnskoler i Roan. Det er ikke videregående skole i Roan kommune.
Internkontrollarbeidet i henhold til lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 3 og Nasjonal strategi for kvalitetsutvikling i helsetjenesten ( IK- 2482), er under etablering i Roan kommune, inklusive skolehelsetjenesten.
Ved tilsynet vurderte fylkeslegen om følgende forhold var tilfredsstillende:
- Alle grunnskoler har skolehelsetjeneste.
- Kommunen har etablert internkontroll i kommunehelsetjenesten, herunder skolehelsetjenesten.
- Skolehelsetjenesten/ kommunen er kjent med lovkrav og faglige standarder for skolehelsetjenesten.
- Det medisinsk faglig ansvar for skolehelsetjenesten ligger hos lege.
- Skolehelsetjenesten tilbyr systematiske, medisinske undersøkelser til alle elever.
- Skolehelsetjenesten tilbyr individuell helseveiledning.
- Skolehelsetjenesten har et system for å identifisere elever med spesielle behov.
- Skolehelsetjenesten har etablert tverretatlig samarbeid for å hjelpe elever som har sammensatte problemer av helsemessige, pedagogisk, psykologisk eller sosial art.
- Skolehelsetjenesten har rådgivning og bistand til skolen vedrørende tilrettelegging for integrering av kronisk syke elever og funksjonshemmede elever.
- Skolehelsetjenesten har iverksatt systematiske tiltak for å få oversikt over helseproblemer blant elevener og risikofaktorer som kan ha sammenheng med skolemiljøet.
- Skolehelsetjenesten har formidlet kunnskap om dette til skolen.
Fylkeslegen fant ett avvik:
Kommunen har viktige delelementer, men mangler et helhetlig etablert internkontrollsystem i helsetjenesten.
Dato: 28.02.2001
|
Revisjonsleder: Eskild Haugum |
Revisor: Jorunn Lervik |
1. Innledning
Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon av skolehelsetjenesten i Roan kommune 08.02.2001. Revisjonen inngår som en del av fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.
Formålet med systemrevisjonen er todelt: For det første å bidra til kvalitetsutvikling. For det andre å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll.
Revisjonen tar utgangspunkt i om :
- aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
- virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt
En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.
Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensiale.
Fylkeslegen har revidert følgende områder:
- alminnelige krav om skolehelsetjeneste
- undersøkelser og veiledning
- skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper
- helseovervåkning
2. Spesielle forhold ved virksomheten
Roan kommune har ca. 1120 innbyggere. Det er tre grunnskoler med til sammen 147 elever. Alle skoler har skolehelsetjeneste. Kommunen har ikke videregående skole.
Kommunen har hatt til dels store rekrutteringsvansker og liten stabilitet i en rekke stillinger. Det har imidlertid vært stabilitet i helsesøstertjenesten i mange år. Det har vært lite stabilitet i legedekningen, noe som har medført at den medisinsk faglige delen i skolehelsetjenesten er blitt lite systematisk ivaretatt. Kommunen har hatt en lite stabil fysioterapidekning, noe som har resultert i lite kontinuitet og systematisk tverrfaglig samarbeid. Nå har imidlertid kommunen rekruttert to leger og to fysioterapeuter fra Tyskland.
Under prosjektperioden Aksjonsprogrammet Barn og Helse satte Roan kommune igang mange positive tiltak innen helsefremmende arbeid for barn og unge. Disse områdene er videreført utover prosjektperioden. Av aktiviteter kan nevnes ungdomsklubb, barn i bevegelse og skolefrokosttilbud.
3. Dokumentunderlag
Dokumentunderlaget for systemrevisjonen var:
Regelverk:
- Lov av 3o. mars 1984 nr 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten.
- Lov av 19. november 1982 nr 66 om helsetjenesten i kommunene.
- Lov av 14. juni 1985 nr 73 om private grunnskular og private skular som gjev vidaregåande opplæring.
- Forskrift av 23. november 1983 nr. 1776 om helsetjenester i skoler.
Aktuelle rundskriv og veileder mv:
- Internkontroll og hovedarbeidsområder for skolehelsetjenesten IK-33/95.
- Veileder for helsestasjon- og skolehelsetjenesten IK-2617.
- Veileder for habilitering av barn og unge IK-2614.
- Helsefremmende og forebyggende arbeid for barn og unge 0-20 år IK-2621.
Korrespondanse mellom virksomheten og fylkeslegen:
- Tilsynsvarsel til Roan kommune 01.11.2001.
- Dokumentasjon fylkeslegen ba om fra Roan kommune 05.12.2000 og 25.01.2001.
- Program for tilsynet og navn og tidspunkter for åpningsmøtet, intervjupersoner og sluttmøte oversendt fra fylkeslegen 20.12.2000.
Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:
- Oversikt over skolene i Roan kommune.
- Oversikt over de som arbeider i skolehelsetjenesten.
- Arbeidsplan for helsesøster i Roan kommune, med oversikt over trefftidspunkter ved de enkelte skolene.
- Årsmeldinger for helsesøstertjenesten, innbefattet skolehelsetjenesten for 1998 og 1999.
- Plan for etablering av kvalitetssystem og internkontroll i helsesektoren.
- Innholdsfortegnelse over prosedyrer i skolehelsetjenesten.
- Roan kommunes organisasjonsstruktur.
- Instruks for ledende helsesøster (ikke datert/godkjent).
- 4 helsekort.
- Perm om internkontroll for helsesøstertjenesten.
- Perm om internkontroll generelt.
- Perm om skolehelsetjenesten.
- Perm om Barn og helse.
4. Gjennomføring
Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:
Åpningsmøte ble avholdt: 08.02.2001
Sluttmøte ble avholdt: 08.02.2001
Intervjuer
4 personer ble intervjuet.
Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført:
- 4 helsekort.
- Perm om internkontroll for helsesøstertjenesten
- Perm om internkontroll generelt
- Perm om skolehelsetjenesten.
- Perm om Barn og helse.
Revisjonsbesøket ble avsluttet med et sluttmøte der følgende observasjoner ble presentert:
- Ingen av stillingene hadde gjeldende stillingsbeskrivelser/målavtaler i skolehelsetjenesten.
- Kommunen mangler opplæringsplaner.
- Kommunen har ikke etablert internkontrollsystem innen utgangen av år 2000, men har vedtatt en skriftlig detaljert fremdriftsplan innen september 2001.
- Helsetjenesten mangler system for å avvikshåndtering.
- Det er lite skriftlige rutiner for samhandling og rapportering.
- Kommunen har vansker med rekruttering og stabilitet i enkelte fagstillinger.
5. Reviderte områder og funn
Område 1: Alminnelige krav
Følgende ble vurdert:
- Om alle grunnskoler har skolehelsetjeneste.
- Om kommunen har etablert internkontroll i kommunehelsetjenesten, herunder skolehelsetjenesten.
- Om skolehelsetjenesten/ kommunen er kjent med lovkrav og faglige standarder for skolehelsetjenesten.
- Om det medisinsk faglig ansvar for skolehelsetjenesten ligger hos lege.
Det ble funnet følgende avvik på dette området:
Avvik:
Kommunen har viktige delelementer, men mangler et helhetlig etablert internkontrollsystem i helsetjenesten.
Avviket er basert på lov om statlig tilsyn med helsetjenesten §3, første ledd:
"Enhver som yter helsetjeneste skal etablere internkontrollsystem for virksomheten og sørge for at virksomhet og tjenester planlegges, utføres og vedlikeholdes i samsvar med allment aksepterte faglige normer og krav fastsatt i medhold av lov eller forskrift"
Avviket er basert på følgende observasjoner:
- Kommunen har ikke etablert internkontrollsystem innen utgangen av år 2000, men har vedtatt en skriftlig detaljert fremdriftsplan for gjennomføring innen september 2001.
- Ingen av stillingene hadde gjeldende stillingsbeskrivelser/målavtaler i skolehelsetjenesten.
- Kommunen mangler opplæringsplaner.
- Helsetjenesten mangler system for å avvikshåndtering.
- Det er lite skriftlige rutiner for samhandling og rapportering.
Område 2: Undersøkelser og veiledning
Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.
Følgende ble vurdert og funnet tilfredsstillende:
- Skolehelsetjenesten tilbyr systematiske, medisinske undersøkelser til alle elever.
- Skolehelsetjenesten tilbyr individuell helseveiledning.
- Skolehelsetjenesten har et system for å identifisere elever med spesielle behov.
Område 3: Skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper
Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.
Følgende ble vurdert og funnet tilfredsstillende:
- Skolehelsetjenesten har etablert tverretatlig samarbeid for å hjelpe elever som har sammensatte problemer av helsemessige, pedagogisk, psykologisk eller sosial art.
- Skolehelsetjenesten har rådgivning og bistand til skolen vedrørende tilrettelegging for integrering av kronisk syke elever og funksjonshemmede elever.
Kommentar:
Dette er i liten grad skriftliggjort, men pga særskilte forhold vedrørende kommunestørrelse, antall elever osv anses dette som tilfredsstillende.
Område 4: Helseovervåking
Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.
Følgende ble vurdert og funnet tilfredsstillende:
- Skolehelsetjenesten har iverksatt systematiske tiltak for å få oversikt over helseproblemer blant elevener og risikofaktorer som kan ha sammenheng med skolemiljøet.
- Skolehelsetjenesten har formidlet kunnskap om dette til skolen.
6. Deltakere på revisjonsbesøket
Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.
I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.
|
Navn |
Funksjon |
Åpningsmøte |
Intervju |
Sluttmøte |
|
Kari Soleim |
Ledende helsesøster |
X |
X |
X |
|
Birke Schauseil Band |
Kommunefysioterapeut |
X |
X |
X |
|
Kari Kvemo |
Sektorleder HSO |
X |
X |
X |
|
Kristian Flenstad |
Rådmann |
X |
X |
X |
|
Antje Jäger |
Kommunelege I |
X |
|
|
|
Eileen Boroske |
KommunelegeII |
X |
|
X |
|
Albert Larsen |
Politisk leder HSO |
X |
|
X |
Fra fylkeslegen deltok:
Forebyggingsrådgiver Jorunn Lervik.
Assisterende fylkeslege Ragnar Hermstad.
Rådgiver Eskild Haugum (revisjonsleder).