INNHOLD

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Om kommunehelsetjenesten har planlagt, organisert og styrt sine helsetjenester slik at:

• barn og unge med psykiske problemer får individuelle undersøkelser og oppfølgning
• samarbeidet om barn og unge med psykiske problemer ivaretas
• det utarbeides individuelle planer for barn og unge med psykiske problemer.

I tillegg til ovennevnte områder er fylkeslegen bedt om å se på om kommunen har et fungerende internkontrollsystem for de områder som tilsynet omfatter.

I stortingsmelding nr. 25 (1997/98), vedlegg 1, vises det til en utbredelse av psykiske lidelser hos barn og unge på ca. 20%, men at forekomst av symptomer og tilstander varierer med alder, kulturelle og sosiale forhold og med kjønn. Det anslås at ca. 5% av barnebefolkningen har slike problemer at det er behov for spesialisthelsetjeneste. Fylkeslegen har under tilsynet ikke vurdert forekomst i kommunen, men hvorvidt kommunen har systemer som fanger opp slike behov i befolkningen.

Fylkeslegen fant under tilsynet at kommunen har elementer av et internkontrollsystem i helsestasjon/skolehelsetjenesten, men at dette ikke er samordnet fra kommunens ledelse. Manglene i forhold til internkontroll er gjennomgående for alle områder som tilsynet omfatter. Fylkeslegen har derfor valgt å påpeke forholdene om internkontroll i eget punkt.

Arbeidet med barn og unge 0-20 år ligger på helsestasjonen/skolehelsetjenesten. Helsestasjonen og skolehelsetjenesten følger veilederens retningslinjer for kontroller og målrettede undersøkelser ved indikasjoner. Kommunehelsetjenesten arbeider systematisk for at elever som har spesielle behov får nødvendig oppfølging. Helsestasjonen ivaretar behovet for nødvendig undersøkelse av lege og har lav terskel for å etablere samarbeid med andre etater. Kommunen har god kompetanse for å dekke arbeidet med barn og unge med psykiske problemer. Helsestasjon og skolehelsetjenesten har god tilgjengelighet.

Kommunen har ikke etablert et strukturert samarbeid mellom helsestasjonen/skolehelsetjenesten og andre instanser. Kommunen har imidlertid et tverrfaglig team for helsestasjon og skolehelsetjeneste hvor leder deltar. Helsestasjon og skolehelsetjeneste har god praksis med hensyn til samarbeid med andre instanser for enkeltbrukere. Dette bekreftes i intervju og verifikasjoner. Helsetjenesten er kjent med og ivaretar meldeplikten til barnevernet.

Kommunen på overordnet plan har ikke fordelt ansvar og myndighet eller igangsatt arbeidet med individuell plan. Helsetjenesten, PPT og barnevern utarbeider likevel i praksis slik plan som ivaretar hovedpunktene for individuell plan. Koordinering og ansvar for den enkelte plan blir ivaretatt. Innholdet i planen blir fulgt opp og evaluert ved jevnlige møter. Tjenesten har en god praksis for å få samtykke og etablere samarbeid med foresatte.

Fylkeslegen fant under tilsynet en helsetjeneste med stor tilgjengelighet, særlig i forhold til helsestasjon og skolehelsetjeneste. Det var stor åpenhet i forhold til å benytte andres kompetanse. Frøya kommune har stabil dekning av helsepersonell med ansvarsfølelse og god praksis, men mangler noe på utarbeidelse og systematisering av rutinene. Risikoen ved manglende internkontrollsystem er bl.a. at faren for feil øker ved f.eks utskifting av medarbeidere, lav kompetanse i noen ledd, plutselig frafall av nøkkelpersonell m.m. Manglende avvikshåndtering medfører at tjenesten ikke får tak i sine forbedringsområder.

Under tilsynet fant fylkeslegen følgende avvik og merknader:

Avvik

• Frøya kommune har ikke et fungerende internkontrollsystem for de tilsette områdene

Merknader

• Det fremkommer i liten grad samarbeidsrelasjoner mellom psykiatritjenesten og øvrige deltjenester, når det gjelder arbeidet med barn og unge.
• Kommunen har ikke formalisert arbeidet med individuell plan

Dato: 05.06.2002

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Frøya kommune i perioden 27.mars 2002 – 5.juni 2002. Tilsyn med helsetjenesten til barn og unge med psykiske problemer er et felles tilsyn for Statens helsetilsyn og fylkeslegene, og inngår som en del av fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Frøya kommune har 4113 innbyggere. Aldersgruppen 0-18 år har økt fra 927 i 1996 til 974 i 2001. Ut fra anslagene i st.meld. 25 (1997-98) vil da ca. 49 barn/unge (2001-tall) i Frøya ha behov for spesialisthelsetjeneste.

Helsetjenesten har stabil bemanning. Fylkeslegen har ikke funnet spesielle forhold vedr. helsetjenesten til barn og unge med psykiske problemer.

3. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Psykiatriplan for Frøya kommune1998-2006
• Handlingsplan og økonomiplan for helse- og sosialetaten 2002-2005

Korrespondanse mellom virksomheten og fylkeslegen:

• Brev fra fylkeslegen av 27.mars 2002, varsel om tilsyn
• Brev fra fylkeslegen av 18.april 2002, om formøte
• Brev fra Frøya kommune, datert 7.mai 2002, vedlagt div. etterspurt dokumentasjon
• Brev fra fylkeslegen av 2.mai, med forespørsel om opplysninger fra pedagogisk psykologisk tjeneste (PPT) og barneverntjenesten (BVT) – vedlagt brev til PPT og BVT samt skjema for utfylling av opplysninger
• Brev fra fylkeslegen av 10.mai 2002, program for tilsynsdagen
• Ettersendt dokumentasjon fra Frøya kommune, datert 14.mai 2002
• Svar på skjema fra PPT og barnevern i Frøya kommune

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 27.mars 2002

Formøte ble avholdt 6.mai 2002

Åpningsmøte ble avholdt 5.juni 2002

Intervjuer

4 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført.

• Gjennomgang av 10 journaler inkl. henvisninger til BUPP og referat fra ansvarsgrupper og individuelle planer
• Mandat og fremdriftsplan for tverrfaglig team, samt referat fra møter.
• Helsestasjonens internkontrollsystem

Sluttmøte ble avholdt 5.juni 2002

5. Reviderte områder og funn

Internkontroll

Avvik

Frøya kommune har ikke et fungerende internkontrollsystem for de tilsette områdene

Avviket er basert på følgende myndighetskrav:

Tilsynslovens § 3, kommunehelsetjenesteloven § 1-3a, helsepersonelloven § 16

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Frøya kommune har en beskrivelse av organisasjonen. Det fremkom under tilsynet at denne er under revisjon. Dette skyldes at kommunen har et behov for mer samordnet ansvarsforhold innen helsetjenesten.
• Kommunen har dokumentert målsetting for tjenesten.
• Helsestasjon har oversikt over og kunnskap om gjeldende myndighetskrav
• Tjenesten har bare delvis utviklet prosedyrer for å sikre arbeidsprosesser
• Kommunens tjenesteutøvere har god kompetanse for å sikre området
• Kommunen mangler avvikssystem
• Kommunen mangler system for vedlikehold av eksisterende internkontrollelementer

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Område 2:

Merknad 1

Det fremkommer i liten grad samarbeidsrelasjoner mellom psykiatritjenesten og øvrige deltjenester, når det gjelder arbeidet med barn og unge.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Under tilsynet fremkom at det var uklarheter i samarbeidet mellom de ulike deltjenestene. Kommunen har sett at dette ikke har fungert, og har derfor etablert et tverrfaglig team. Tverrfaglig team fungerer som et godt virkemiddel for å videreutvikle/strukturere samarbeidsrelasjoner

• PPT og barneverntjenesten melder om godt samarbeid med helsetjenesten, men at dette arbeidet mangler struktur.

Område 3:

Merknad 1

Kommunen har ikke formalisert arbeidet med individuell plan.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Kommunen utarbeider i praksis individuell plan, hvor hovedpunktene til individuell plan er ivaretatt. Kommunen har imidlertid ikke tatt et overordnet ansvar for arbeidet, og formalisert dette.

6. Deltakere ved tilsynet

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Mona Parow, rådgiver/jurist
Ragnar Hermstad, ass.fylkeslege
Ingrid K. Hegvold, seniorrådgiver – revisjonsleder